Eine E-Mail bringt dich zum Platzen? Umgehe jetzt unbedingt dieses Fettnäpfchen beim Verfassen deiner Antwort-E-Mail an Kollegen, Chefs und Geschäftspartner.
E-Mail-Kommunikation und Triggergefahr: Das solltest du wissen
Wenn wir eine Nachricht erhalten, die uns aufwühlt, reagieren wir oft sofort. In vielen Fällen so, dass unsere Emotionen uns anzumerken sind. Wir schreiben uns in Rage. Es kommt zu provokanten, spitzzüngigen Bemerkungen.
Digitale Kommunikation ist Alltag. Aber auch ein Problem in puncto Emotionskontrolle in Situationen, in denen wir uns getriggert fühlen. Denn manchmal endet ein E-Mail-Austausch bitterböse. Wer wütend oder enttäuscht auf die Nachricht eines Kollegen oder Geschäftspartners reagiert, muss damit rechnen, dass die digitale Botschaft im Ernstfall zu einem Nachteil für uns selbst werden kann.
E-Mails können zu deinem Nachteil ausgelegt werden
Eine emotionale E-Mail kann sich manchmal als grober Fehler entpuppen. Erst hinterher merken wir, dass wir voreilig reagiert haben. Ob privat oder im beruflichen Alltag: Im schlimmsten Fall können unsere Nachrichten gegen uns verwendet werden. Vor allem im Beruf droht der Vorwurf der mangelnden Professionalität und Emotionskontrolle. Geht es um rechtliche Angelegenheiten, wiegt eine solche E-Mail oft noch schwerer, wenn sie in einem Streit herangezogen wird.
Dabei kann eine Ungerechtigkeit durchaus Anlass geben, wütend, enttäuscht oder empört auf eine Nachricht zu reagieren. Die menschliche Reaktion ist allzu verständlich. Dennoch wird davon abgeraten, sofort auf eine Nachricht zu reagieren, wenn sie uns aufwühlt.
Aufwühlende Nachricht: Was kann ich jetzt tun?
Der wichtigste Schritt, wenn eine aufwühlende E-Mail aufploppt: Halte deine Finger von der Tastatur fern. Du solltest nicht unbedacht reagieren. So kannst du vorgehen, um ruhig, mit ausreichend emotionalem Abstand und professionell zu reagieren:
1. Die Nachricht in Ruhe durchlesen
Wer schon bei den ersten Worten wütend aufsteht oder das E-Mail-Fenster schließt, ohne sich die ganze Nachricht durchgelesen zu haben, sollte dies schleunigst nachholen. Bevor wir antworten, ist es wichtig, sich weitere zwei oder drei Minuten Zeit zu nehmen – um sich die E-Mail ganz in Ruhe durchzulesen
2. Nicht sofort antworten
Geht es um eine wichtige berufliche Angelegenheit, ist es legitim, sich etwas Zeit zu lassen, bevor man reagiert. Bittet der Verfasser der Nachricht um eine zeitnahe Rückmeldung, kannst du mit dem Hinweis reagieren, dass du dich der Sache annimmst und dich am Folgetag – oder bis zu einem bestimmten Datum – in Ruhe zurückmelden wirst.
Auf diese Weise entschleunigst du die Angelegenheit etwas und lässt auch deinen E-Mail-Partner (so aufgewühlt du auch sein magst) nicht im Dunkeln tappen. Zudem zeugt es von beruflicher Professionalität, den E-Mail-Empfang zu bestätigen und zu zeigen, dass du die Nachricht zur Kenntnis nimmst, wenn es sich um eine wichtige Angelegenheit handelt, du aber nicht sofort reagieren kannst (oder es zumindest nicht solltest) und noch etwas Zeit benötigst.
3. Frage dich: Was soll deine Antwort bezwecken?
Willst du dich bei Geschäftspartnern, Kollegen oder Vorgesetzten rächen? Oder geht es dir darum, ein Missverständnis zu beseitigen und die Situation so schnell wie möglich zu klären?
Wer eine Antwort-E-Mail formuliert, sollte seine Intention hinterfragen. Wichtig ist, dass du weißt, was du mit deiner Reaktion bezwecken möchtest – denn andernfalls wirst du dazu beitragen, eine ohnehin angespannte Situation zu verschlimmern.
4. Formuliere deine Antwort mit Bedacht
Bleibe bei deinen Formulierungen so objektiv wie möglich. Schnell lassen wir uns von unseren Emotionen leiten und bereuen hinterher, dass wir eine bereits versendete Nachricht dann nicht mehr zurückziehen können. Fokussiere dich auf die Fakten, die dir vorliegen. Bleibt etwas ungeklärt im Raum, bietet es sich an, ein persönliches Gespräch zu vereinbaren.
Besser: Bei Kommunikationsproblemen Offline-Gespräch anfragen
Generell empfiehlt es sich, Angelegenheiten, die für Unruhe sorgen, von Angesicht zu Angesicht zu klären. Fühlst du dich von Chef oder Kollegen provoziert oder ärgerst du dich über das Verhalten deines Geschäftspartners, ist ein E-Mail-Austausch der falsche Weg, um die Situation zu klären. Suche deshalb ein Offline-Gespräch – denn die digitale Kommunikation ist nicht nur ein Segen, sondern manchmal schlichtweg ungeeignet, um Missverständnisse aufzuklären.
Manchmal hilft ein Telefonat
Auch ein Telefongespräch eignet sich besser als eine emotionale E-Mail, um sich digital über einen Inhalt auszutauschen, der dich triggert. Nicht immer ist die Botschaft hinter einer Nachricht sofort verständlich. Greife im Zweifelsfall deshalb zum Hörer, bleibe freundlich und höre dir an, was dein Gesprächspartner dir mitteilen möchte. Oft lassen sich emotional aufgeladene Sachverhalte so besser klären.
Bild: Liubomyr Vorona/istockphoto.com
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