„Sonnige Grüße vom Bodensee“ oder „köstliche Grüße aus der Lebkuchenstadt Nürnberg“ – Solche oder ähnliche Grußformeln sind im Berufsleben immer häufiger anzutreffen. Es scheint, als hätten die klassischen „freundlichen Grüße“ oder das „Sehr geehrter Herr Dr. Prof.“ mittlerweile ausgedient. Doch was hat es mit dem neuen Trend auf sich? Solltest du ihn mitgehen und wenn ja, wo liegen die Grenzen der Kreativität? Hier kommen die wichtigsten Dos und Don’ts für die Grußformeln in geschäftlichen E-Mails.

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Wieso werden Grußformeln immer kreativer?

Bei vielen Menschen trudeln jeden Tag so viele Nachrichten in ihrem beruflichen Account ein, dass deren Beantwortung einer Fließbandarbeit gleicht. Die Folge: E-Mails werden möglichst kurz gehalten und dadurch auch immer unpersönlicher. Manche E-Mails werden überhaupt nicht mehr geöffnet beziehungsweise vollständig gelesen, landen in einer endlosen Warteschlange oder direkt im Spam-Ordner.

Das Gute an dieser Entwicklung ist aber, dass du diese für dich nutzen kannst. Wenn du deine E-Mails nämlich persönlicher gestaltest als all die anderen Mitarbeiter, Kunden oder Unternehmen, wirst du dem Empfänger im Gedächtnis bleiben. Er wird deine E-Mails wiedererkennen, schneller öffnen und du musst weniger lange auf eine Antwort warten. Das bedeutet aber nicht, dass du ab sofort 20 Minuten in jede E-Mail investieren musst, um deine Familiengeschichte oder eine Anekdote aus dem letzten Urlaub zu erzählen. Eine persönliche Anrede und eine kreative Grußformel können hierfür bereits völlig ausreichend sein.

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Wie die Grußformel zum Alleinstellungsmerkmal wurde

Wenn du einmal darauf achtest, wird dir auffallen, dass sich viele Unternehmen mittlerweile mehr Mühe mit dem „Look“ ihrer E-Mails geben als noch vor wenigen Jahren. Die Inhalte werden HTML-formatiert, ein Foto unten angefügt oder auch ein Logo. Wieso? Weil es die E-Mail persönlicher macht und damit zu einem Alleinstellungsmerkmal gegenüber der Konkurrenz. Auch du freust dich gewiss darüber, dass du in Zeiten der digitalen Kommunikation ein Gesicht zu dem Namen des Absenders hast und vielleicht ein wenig Persönlichkeit aus dem ein oder anderen Satz durchscheint. Es nimmt dem kurzen Text seinen roboterhaften Charakter. Schließlich möchtest du ja nicht nur namensloses Ziel einer Massen-E-Mail sein, sondern vom Absender persönlich angesprochen und „betreut“ werden. Eine maßgeschneiderte E-Mail strahlt Individualität und Authentizität aus.

Vielleicht hängt es aber auch damit zusammen, dass digitale Kommunikationsmittel ebenso wie Webseiten, Blogs oder soziale Netzwerke im Berufsleben immer mehr an Bedeutung gewinnen – und die Unternehmen demnach immer geübter in der Nutzung von E-Mails & Co werden. Welche auch immer die Gründe sein mögen, Fakt ist einfach: E-Mails werden persönlicher und die Grußformeln nehmen dabei eine wichtige Rolle ein. Ab sofort solltest du deshalb mehr darauf achten, wie du den Empfänger ansprechen und verabschieden.

Die Grußformel muss zum Unternehmen passen

Wenn du eine persönlichere Anrede oder Grußformel in deine E-Mail einbauen möchtest, sollte diese unbedingt einen Bezug zu deinen beziehungsweise deinem Unternehmen erkennen lassen. Du kannst als Werbeagentur zum Beispiel „kreative Grüße“ senden oder als Altenheim „fröhliche Grüße“. Als IT-Unternehmen könnten Sie „01100110 01110010 01100101 01110101 01101110 01100100 01101100 01101001 01100011 01101000 01100101 00001101 00001010 Grüße“ senden oder als Konditor „köstliche Grüße aus der Lebkuchenstadt Nürnberg“. Prinzipiell sind Ihrer Kreativität hierbei keine Grenzen gesetzt. Doch wenn du als IT-Unternehmen die „köstlichen“ oder als Bäcker die Grüße im Binärcode senden, wird es dann doch eher verwirrend für den Empfänger. Eine Aufgabe, die mit etwas gesundem Menschenverstand eigentlich kein Hexenwerk ist.

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Lese-Tipp:Schritt für Schritt zur perfekten E-Mail

Je vertrauter, umso persönlicher – Die Rolle der persönlichen Beziehung

Eine Grußformel kann sogar noch persönlicher gestaltet werden, indem du dem Empfänger einen schönen Urlaub wünscht, wenn du auf eine Anekdote bei deinem letzten Zusammentreffen anspielst oder dich als Fußballfans über die Ergebnisse des vergangenen Spieltags austauschst. Doch du siehst schon: Das ist nur möglich – und natürlich auch nur angebracht – wenn du zu dem Empfänger in einer entsprechend vertrauten Beziehung stehst. Wäge deshalb stets ab, welches das richtige Maß aus Professionalität und Individualität ist.

Der „Ranghöhere“ hat das Sagen

Wenn du dir unsicher bist, welche Grußformel die richtige ist beziehungsweise welcher Grad an Individualität, lasse dich doch einfach von deinem „Gesprächspartner“ inspirieren. Hat er dich bei der Kontaktaufnahme mit „Sehr geehrter Herr“ angesprochen oder mit „Hallo“? Und wie kreativ war seine Verabschiedung? Bist du der „Ranghöhere“, kannst du aber dennoch eine legerere Ausdrucksweise wählen, wenn du das für angemessen hältst. „Ranghöher“ bist du beispielsweise bei höherer hierarchischer Position oder als Kunde gegenüber einem Dienstleister.

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Und was, wenn du trotzdem unsicher bist?

Solltest du unschlüssig sein, ob du „ranghöher“ bist, oder nimmst du Erstkontakt zu einer ranghöheren Person auf, gilt wie so häufig im Leben: Weniger ist mehr!

„Nur ein großer Geist wagt es, einfach im Stil zu sein.“
(Henri Stendhal)

Mit Professionalität liegst du nie falsch. Dennoch kannst du dich ein wenig an der Branche orientieren. In eher konservativen Branchen und Unternehmen wählst du gerne das korrekte „Sehr geehrte Dame“ oder „Sehr geehrter Herr“. In der Kreativbranche oder bei einem hippen Startup wirkt das vermutlich viel zu steif. Da reichen auch ein „Guten Tag“ oder „Ein freundliches Hallo aus Hamburg“.

Anrede: Welche Wahl ist die richtige?

Welche Anrede du wählst, ist schlussendlich deine eigene Entscheidung und von den bereits genannten Faktoren abhängig. Dennoch haben wir einige Beispiele für dich zusammengetragen:

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  • „Sehr geehrte/r“: Die wohl förmlichste aller Anreden wird in der Regel bei Bewerbungen verwendet, bei hoch offiziellen Konversationen oder in sehr konservativen Branchen, zum Beispiel unter Juristen oder Steuerberatern.
  • „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“: Die immer noch sehr höfliche und weniger steife, dafür aber unpersönliche Variante ist eine gute Alternative, wenn du dir hinsichtlich der Anrede etwas unsicher sind.
  • „Hallo“: Ein simples „Hallo“ kann etwas kurz angebunden und sehr umgangssprachlich wirken. Du solltest es daher nur bei Kontakten verwenden, die du bereits kennst oder wo branchenüblich leger miteinander umgegangen und in den meisten Fällen geduzt wird, wie häufig in Kreativbranchen üblich.
  • „Liebe/r“: Diese Anrede ist nur bei sehr engen geschäftlichen Kontakten angemessen – wenn überhaupt.
  • „Ein freundliches guten Morgen aus Berlin“: Wenn du deine Anrede etwas persönlicher gestalten möchtest, füge lieber eine Ortsangabe o.ä. hinzu – wie in diesem Beispiel.

Grußformel: So sagst du richtig „Tschüss“!

Noch mehr Auswahl als bei der Anrede hast du bei den Grußformeln. Hier sind deiner Kreativität kaum Grenzen gesetzt. Verabschiede dich beispielsweise

  • „mit freundlichen Grüßen“: Klassisch, höflich und formell kannst du diese Formel eigentlich an jede E-Mail anhängen. Sie stellt eine wenig kreative Lösung dar, mit der du gewiss nicht negativ im Gedächtnis bleibst – aber vermutlich auch nicht positiv.
  • „mit herzlichen Grüßen“: Die etwas herzlichere Grußformel klingt nicht ganz so steif und verleiht deiner E-Mail bereits eine etwas persönlichere Note. Noch besser ist es allerdings, wenn du diese mit einem Zusatz wie der Ortsangabe kombinierst, also „Herzliche Grüße aus München“.
  • „mit lieben Grüßen“: Wie bei der Anrede auch, hat die „Liebe“ in einer geschäftlichen E-Mail nichts verloren. Grüße daher nur „lieb“, wenn du den Empfänger wirklich gut kennst. Auf der sicheren Seite bist du hingegen mit einer anderen Wahl.
  • „mit Sonnenschein aus Köln“: Orts- und Wetterangaben sind eine klassische Personalisierung deiner Grußformel. Du lockerst die Floskel auf, ohne dabei zu viele private Informationen preiszugeben. Kein Höchstmaß an Kreativität – aber ein guter Anfang!
  • „mit einem schönen Urlaub“: Wenn du beispielsweise weißt, dass der Empfänger in Kürze im Urlaub ist, wenn ein langes Wochenende ansteht oder die neue Woche gerade erst gestartet hat, kannst du die Situation aufgreifen. Wünsche beispielsweise frohe Weihnachten, einen entspannten Urlaub, ein sonniges verlängertes Wochenende oder einen guten Start in die neue Woche.
  • „mit einem großen Dankeschön“: Sich am Ende der E-Mail bereits im Voraus für eine Antwort zu bedanken, erhöht nachweislich deiner Chancen, dass die Nachricht tatsächlich beantwortet wird – und zwar schnell. Schreibe also beispielsweise „Herzliche Grüße und vielen Dank für Ihre Antwort“ oder „Für Ihre Antwort bedanke ich mich im Voraus und verbleibe mit sonnigen Grüßen“.
  • „mit Vorfreude auf unser Treffen“: Hast du und der Empfänger sich schon einmal getroffen oder wird ein solches Zusammentreffen in Kürze stattfinden, kannst du dieses gerne in die Grußformel aufnehmen. Mögliche Formulierungen wären „Ich freue mich auf unser baldiges Wiedersehen“ oder „Ich grüße herzlich und freue mich auf unser persönliches Kennenlernen im Rahmen der Messe“.
  • „mit guter Laune“: Last but not least kannst du auch deine konkrete Stimmung mit in die Grußformel packen – vorausgesetzt, diese ist gut. Über „fröhliche Grüße“ oder „gut gelaunte Grüße“ freut sich Ihr Gegenüber bestimmt. Über „müde Grüße“ oder „gestresste Grüße“ wohl eher nicht…

Abwechslung ist das A und O

Schlussendlich musst du deinen eigenen Stil finden, wenn es um Anrede und Grußformel in einer geschäftlichen E-Mail geht. Doch du solltest dich nicht für eine „Standardfloskel“ entscheiden, denn unabhängig davon, wie kreativ sie ist: Wenn du dem Empfänger stets dieselbe Anrede beziehungsweise dieselben Grüße sendest, wirkt das irgendwann wie eine automatisierte Signatur und sie verlieren dadurch ihre persönliche Note. Wechsele daher ab und passe deine Grußformel stets an die aktuelle Jahreszeit, das Wetter, ein Ereignis oder die persönliche Beziehung zum Empfänger an. Wünsche also einmal „sonnige Grüße“, ein anderes Mal „weihnachtliche Grüße nach Berlin“ und ein drittes Mal „siegessichere Grüße vom FC-Fan“, wenn du dich mit dem Empfänger gerne über Fußballergebnisse austauschen.

Welche weiteren Grußformeln nutzt du? Oder hast du schon einmal eine besonders gute oder auch schlechte Anrede beziehungsweise Grußformel in einer geschäftlichen E-Mail entdeckt? Wo liegen deiner Meinung nach die Grenzen der Kreativität? Wir bedanken uns für deinen Austausch in den Kommentaren – „mit gespannten Grüßen“…

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Foto von Andrea Piacquadio von Pexels