„Sonnige Grüße vom Bodensee“ oder „köstliche Grüße aus der Lebkuchenstadt Nürnberg“ – Solche oder ähnliche Grußformeln sind im Berufsleben immer häufiger anzutreffen. Es scheint, als hätten die klassischen „freundlichen Grüße“ oder das „Sehr geehrter Herr Dr. Prof.“ mittlerweile ausgedient. Doch was hat es mit dem neuen Trend auf sich? Sollten Sie ihn mitgehen und wenn ja, wo liegen die Grenzen der Kreativität? Hier kommen die wichtigsten Dos und Don’ts für die Grußformeln in geschäftlichen E-Mails.

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E-Mails am Tablet empfangen und lesen
Bildnachweis: iStock.com/juststock

Inhalt
1. Wieso werden Grußformeln immer kreativer?
2. Wie die Grußformel zum Alleinstellungsmerkmal wurde
3. Die Grußformel muss zum Unternehmen passen
4. Je vertrauter, umso persönlicher – Die Rolle der persönlichen Beziehung
5. Der „Ranghöhere“ hat das Sagen
6. Und was, wenn Sie trotzdem unsicher sind?
7. Anrede: Welche Wahl ist die richtige?
8. Grußformel: So sagen Sie richtig „Tschüss“!
9. Abwechslung ist das A und O

Wieso werden Grußformeln immer kreativer?

Allein in Deutschland werden im Jahr 2017 voraussichtlich rund 732,2 Milliarden E-Mails versandt und empfangen. Bei dieser Anzahl wird die Bearbeitung von E-Mails schnell zum Massengeschäft. Bei vielen Menschen trudeln jeden Tag so viele Nachrichten in ihrem beruflichen Account ein, dass deren Beantwortung einer Fließbandarbeit gleicht. Die Folge: E-Mails werden möglichst kurz gehalten und dadurch auch immer unpersönlicher. Manche E-Mails werden überhaupt nicht mehr geöffnet beziehungsweise vollständig gelesen, landen in einer endlosen Warteschlange oder direkt im Spam-Ordner.

Statistik: Anzahl der jährlich versendeten E-Mails (ohne Spam) in Deutschland in den Jahren 2000 bis 2016 sowie eine Prognose für 2017 (in Milliarden) | Statista
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

Das Gute an dieser Entwicklung ist aber, dass Sie diese für sich nutzen können. Wenn Sie Ihre E-Mails nämlich persönlicher gestalten als all die anderen Mitarbeiter, Kunden oder Unternehmen, werden Sie dem Empfänger im Gedächtnis bleiben. Er wird Ihre E-Mails wiedererkennen, schneller öffnen und Sie müssen weniger lange auf eine Antwort warten. Das bedeutet aber nicht, dass Sie ab sofort 20 Minuten in jede E-Mail investieren müssen, um Ihre Familiengeschichte oder eine Anekdote aus dem letzten Urlaub zu erzählen. Eine persönliche Anrede und eine kreative Grußformel können hierfür bereits völlig ausreichend sein.

Wie die Grußformel zum Alleinstellungsmerkmal wurde

Wenn Sie einmal darauf achten, wird Ihnen auffallen, dass sich viele Unternehmen mittlerweile mehr Mühe mit dem „Look“ ihrer E-Mails geben als noch vor wenigen Jahren. Die Inhalte werden HTML-formatiert, ein Foto unten angefügt oder auch ein Logo. Wieso? Weil es die E-Mail persönlicher macht und damit zu einem Alleinstellungsmerkmal gegenüber der Konkurrenz. Auch Sie freuen sich gewiss darüber, dass Sie in Zeiten der digitalen Kommunikation ein Gesicht zu dem Namen des Absenders haben und vielleicht ein wenig Persönlichkeit aus dem ein oder anderen Satz durchscheint. Es nimmt dem kurzen Text seinen roboterhaften Charakter. Schließlich möchten Sie ja nicht nur namensloses Ziel einer Massen-E-Mail sein, sondern vom Absender persönlich angesprochen und „betreut“ werden. Eine maßgeschneiderte E-Mail strahlt Individualität und Authentizität aus.

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Vielleicht hängt es aber auch damit zusammen, dass digitale Kommunikationsmittel ebenso wie Webseiten, Blogs oder soziale Netzwerke im Berufsleben immer mehr an Bedeutung gewinnen – und die Unternehmen demnach immer geübter in der Nutzung von E-Mails & Co werden. Welche auch immer die Gründe sein mögen, Fakt ist einfach: E-Mails werden persönlicher und die Grußformeln nehmen dabei eine wichtige Rolle ein. Ab sofort sollten Sie deshalb mehr darauf achten, wie Sie den Empfänger ansprechen und verabschieden.

Die Grußformel muss zum Unternehmen passen

Wenn Sie eine persönlichere Anrede oder Grußformel in Ihre E-Mail einbauen möchten, sollte diese unbedingt einen Bezug zu Ihnen beziehungsweise Ihrem Unternehmen erkennen lassen. Sie können als Werbeagentur zum Beispiel „kreative Grüße“ senden oder als Altenheim „fröhliche Grüße“. Als IT-Unternehmen könnten Sie „01100110 01110010 01100101 01110101 01101110 01100100 01101100 01101001 01100011 01101000 01100101 00001101 00001010 Grüße“ senden oder als Konditor „köstliche Grüße aus der Lebkuchenstadt Nürnberg“. Prinzipiell sind Ihrer Kreativität hierbei keine Grenzen gesetzt. Doch wenn Sie als IT-Unternehmen die „köstlichen“ oder als Bäcker die Grüße im Binärcode senden, wird es dann doch eher verwirrend für den Empfänger. Eine Aufgabe, die mit etwas gesundem Menschenverstand eigentlich kein Hexenwerk ist.

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Je vertrauter, umso persönlicher – Die Rolle der persönlichen Beziehung

Eine Grußformel kann sogar noch persönlicher gestaltet werden, indem Sie dem Empfänger einen schönen Urlaub wünschen, wenn Sie auf eine Anekdote bei Ihrem letzten Zusammentreffen anspielen oder sich als Fußballfans über die Ergebnisse des vergangenen Spieltags austauschen. Doch Sie sehen schon: Das ist nur möglich – und natürlich auch nur angebracht – wenn Sie zu dem Empfänger in einer entsprechend vertrauten Beziehung stehen. Wägen Sie deshalb stets ab, welches das richtige Maß aus Professionalität und Individualität ist.

Der „Ranghöhere“ hat das Sagen

Wenn Sie sich unsicher sind, welche Grußformel die richtige ist beziehungsweise welcher Grad an Individualität, lassen Sie sich doch einfach von Ihrem „Gesprächspartner“ inspirieren. Hat er Sie bei der Kontaktaufnahme mit „Sehr geehrter Herr“ angesprochen oder mit „Hallo“? Und wie kreativ war seine Verabschiedung? Sind Sie der „Ranghöhere“, können Sie aber dennoch eine legerere Ausdrucksweise wählen, wenn Sie das für angemessen halten. „Ranghöher“ sind Sie beispielsweise bei höherer hierarchischer Position oder als Kunde gegenüber einem Dienstleister.

Und was, wenn Sie trotzdem unsicher sind?

Sollten Sie unschlüssig sein, ob Sie „ranghöher“ sind, oder nehmen Sie Erstkontakt zu einer ranghöheren Person auf, gilt wie so häufig im Leben: Weniger ist mehr!

„Nur ein großer Geist wagt es, einfach im Stil zu sein.“
(Henri Stendhal)

Mit Professionalität liegen Sie nie falsch. Dennoch können Sie sich ein wenig an der Branche orientieren. In eher konservativen Branchen und Unternehmen wählen Sie gerne das korrekte „Sehr geehrte Dame“ oder „Sehr geehrter Herr“. In der Kreativbranche oder bei einem hippen Startup wirkt das vermutlich viel zu steif. Da reichen auch ein „Guten Tag“ oder „Ein freundliches Hallo aus Hamburg“.

Anrede: Welche Wahl ist die richtige?

Welche Anrede Sie wählen, ist schlussendlich Ihre eigene Entscheidung und von den bereits genannten Faktoren abhängig. Dennoch haben wir einige Beispiele für Sie zusammengetragen:

  • „Sehr geehrte/r“: Die wohl förmlichste aller Anreden wird in der Regel bei Bewerbungen verwendet, bei hoch offiziellen Konversationen oder in sehr konservativen Branchen, zum Beispiel unter Juristen oder Steuerberatern.
  • „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“: Die immer noch sehr höfliche und weniger steife, dafür aber unpersönliche Variante ist eine gute Alternative, wenn Sie sich hinsichtlich der Anrede etwas unsicher sind.
  • „Hallo“: Ein simples „Hallo“ kann etwas kurz angebunden und sehr umgangssprachlich wirken. Sie sollten es daher nur bei Kontakten verwenden, die Sie bereits kennen oder wo branchenüblich leger miteinander umgegangen und in den meisten Fällen geduzt wird, wie häufig in Kreativbranchen üblich.
  • „Liebe/r“: Diese Anrede ist nur bei sehr engen geschäftlichen Kontakten angemessen – wenn überhaupt.
  • „Ein freundliches guten Morgen aus Berlin“: Wenn Sie Ihre Anrede etwas persönlicher gestalten möchten, fügen Sie lieber eine Ortsangabe o.ä. hinzu – wie in diesem Beispiel.

Grußformel: So sagen Sie richtig „Tschüss“!

Noch mehr Auswahl als bei der Anrede haben Sie bei den Grußformeln. Hier sind Ihrer Kreativität kaum Grenzen gesetzt. Verabschieden Sie sich beispielsweise

  • „mit freundlichen Grüßen“: Klassisch, höflich und formell können Sie diese Formel eigentlich an jede E-Mail anhängen. Sie stellt eine wenig kreative Lösung dar, mit der Sie gewiss nicht negativ im Gedächtnis bleiben – aber vermutlich auch nicht positiv.
  • „mit herzlichen Grüßen“: Die etwas herzlichere Grußformel klingt nicht ganz so steif und verleiht Ihrer E-Mail bereits eine etwas persönlichere Note. Noch besser ist es allerdings, wenn Sie diese mit einem Zusatz wie der Ortsangabe kombinieren, also „Herzliche Grüße aus München“.
  • „mit lieben Grüßen“: Wie bei der Anrede auch, hat die „Liebe“ in einer geschäftlichen E-Mail nichts verloren. Grüßen Sie daher nur „lieb“, wenn Sie den Empfänger wirklich gut kennen. Auf der sicheren Seite sind Sie hingegen mit einer anderen Wahl.
  • „mit Sonnenschein aus Köln“: Orts- und Wetterangaben sind eine klassische Personalisierung Ihrer Grußformel. Sie lockern die Floskel auf, ohne dabei zu viele private Informationen preiszugeben. Kein Höchstmaß an Kreativität – aber ein guter Anfang!
  • „mit einem schönen Urlaub“: Wenn Sie beispielsweise wissen, dass der Empfänger in Kürze im Urlaub ist, wenn ein langes Wochenende ansteht oder die neue Woche gerade erst gestartet hat, können Sie die Situation aufgreifen. Wünschen Sie beispielsweise frohe Weihnachten, einen entspannten Urlaub, ein sonniges verlängertes Wochenende oder einen guten Start in die neue Woche.
  • „mit einem großen Dankeschön“: Sich am Ende der E-Mail bereits im Voraus für eine Antwort zu bedanken, erhöht nachweislich Ihre Chancen, dass die Nachricht tatsächlich beantwortet wird – und zwar schnell. Schreiben Sie also beispielsweise „Herzliche Grüße und vielen Dank für Ihre Antwort“ oder „Für Ihre Antwort bedanke ich mich im Voraus und verbleibe mit sonnigen Grüßen“.
  • „mit Vorfreude auf unser Treffen“: Haben Sie und der Empfänger sich schon einmal getroffen oder wird ein solches Zusammentreffen in Kürze stattfinden, können Sie dieses gerne in die Grußformel aufnehmen. Mögliche Formulierungen wären „Ich freue mich auf unser baldiges Wiedersehen“ oder „Ich grüße herzlich und freue mich auf unser persönliches Kennenlernen im Rahmen der Messe“.
  • „mit guter Laune“: Last but not least können Sie auch Ihre konkrete Stimmung mit in die Grußformel packen – vorausgesetzt, diese ist gut. Über „fröhliche Grüße“ oder „gut gelaunte Grüße“ freut sich Ihr Gegenüber bestimmt. Über „müde Grüße“ oder „gestresste Grüße“ wohl eher nicht…

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Abwechslung ist das A und O

Schlussendlich müssen Sie Ihren eigenen Stil finden, wenn es um Anrede und Grußformel in einer geschäftlichen E-Mail geht. Doch Sie sollten sich nicht für eine „Standardfloskel“ entscheiden, denn unabhängig davon, wie kreativ sie ist: Wenn Sie dem Empfänger stets dieselbe Anrede beziehungsweise dieselben Grüße senden, wirkt das irgendwann wie eine automatisierte Signatur und sie verlieren dadurch ihre persönliche Note. Wechseln Sie daher ab und passen Sie Ihre Grußformel stets an die aktuelle Jahreszeit, das Wetter, ein Ereignis oder die persönliche Beziehung zum Empfänger an. Wünschen Sie also einmal „sonnige Grüße“, ein anderes Mal „weihnachtliche Grüße nach Berlin“ und ein drittes Mal „siegessichere Grüße vom FC-Fan“, wenn Sie sich mit dem Empfänger gerne über Fußballergebnisse austauschen.

Welche weiteren Grußformeln nutzen Sie? Oder haben Sie schon einmal eine besonders gute oder auch schlechte Anrede beziehungsweise Grußformel in einer geschäftlichen E-Mail entdeckt? Wo liegen Ihrer Meinung nach die Grenzen der Kreativität? Wir bedanken uns für Ihren Austausch in den Kommentaren – „mit gespannten Grüßen“…

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