Was wäre ein James Bond-Film ohne Moneypenny? Die Vorzimmerdame vom 007-Boss „M“ gehört genauso zu den Movie-Klassikern wie Bösewicht und Bond-Girl. Wer im britischen Geheimdienst unverzichtbar ist, darf auch im wahren Leben nicht fehlen. Ohne Bürokraft geht gar nichts.

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In den frühen James Bond-Streifen erfüllte Miss Moneypenny noch das Bild der typischen, telefonierenden, tippenden Vorzimmerdame. Heute ist dieses Klischee längst überholt. Sekretär*innen sind viel mehr als “Tippsen”: die guten Seelen des Büros, Manager*innen, Alleskönner. Multi-Talente! Unterschätzen sollte man die Bürokräfte ganz bestimmt nicht. Denn sie haben so einiges auf dem Kasten.

Wunderwaffe „Sekretär*in“

Keine andere Person im Büro weiß so gut über Geschehnisse und Mitarbeiter Bescheid wie die Bürokraft. Sie ist das Scharnier, die Schnittstelle, kennt beide Seiten der Medaille. Der Boss fragt sie um Rat, das Team bittet sie um Hilfe. Eine gute Bürokraft hält die Fäden in der Hand. Und das zu Recht: Sie verfügt über jede Menge Qualifikationen. Neben den allgemeinen Aufgaben wie Reiseplanung, Korrespondenz, Terminkoordination und Telefondienst muss eine Bürokraft noch viele andere Aufgaben erfüllen.

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Vor allem hält die Bürokraft ihrer Leitungsperson den Rücken frei: Damit diese seinen Manager-Aufgaben nachgehen kann, organisiert die Bürokraft das Drumherum. Dafür sind unterschiedlichste Fähigkeiten gefragt. Eine gute Bürokraft kennt sich bestens in der Branche aus. Immerhin muss sie Probleme bemerken, verstehen und die passenden Fachbegriffe anwenden können. Sie soll selbstständig arbeiten. Mitdenken! Und ganz nebenbei natürlich freundlich und verlässlich sein. Wenn im alltäglichen Büro-Wahnsinn dann auch noch die Leitungsperson reinkommt und will, dass sie ihm vor dem Wochenende einen Friseurtermin organisiert und die Tischreservierung im Restaurant absagt, sind starke Nerven nötig. Zu jeder Zeit ruhig und gelassen zu bleiben und alles im Griff zu behalten – das verdient Respekt! Wer seinen Job liebt und mit Herzblut dabei ist, verwandelt sich ruck-zuck zur wahren Held*in des Büros. Ohne die der eigene Chef*in manchmal sogar ziemlich alt aussehen würde.

Tipps: So werden Sie zur perfekten Sekretär*in

Wie Sie für Ihren Chef*in als Sekretär*in unverzichtbar werden? Wir haben die passenden Tipps und Tricks für Sie – von A wie „Absprachen“ bis Z wie „Zeit Management“:

  • Absprachen
    Fordern Sie regelmäßig Infos von Ihrem Vorgesetzten ein. Im Alltagstrubel vergessen mache Chefs, dass Sie bestimmte Informationen zwingend brauchen, um Ihren Job zu erledigen. Fragen Sie nach und stellen Sie gemeinsame Termine ein. So geht Ihnen nichts durch die Lappen.
  • Auftreten
    Wer stets souverän und selbstsicher auftritt, zeigt, dass er den Anforderungen und stressigen Aufgaben gewachsen ist.
  • Drachen-Zähmen
    Eine ältere Dame mit strengem Dutt sitzt an ihrem Schreibtisch. Jeder, der es wagt ihr Zimmer zu betreten, wird mit einem bösen Blick über den Rand ihrer Brille bestraft. Wer es ins Chef-Büro schaffen will, muss erst an ihm vorbei: dem Vorzimmer-Drachen. Das feuerspuckende Wesen zu spielen, verschafft Ihnen keinen Vorteil. Ein guter Draht zum Rest des Teams ist für jede Bürokraft wichtig. Wenn Sie das Vertrauen der Kollegen genießen, wissen Sie über alle Vorgänge Bescheid und behalten im Büro den Überblick.
  • Informationen
    Sie sollten stets wissen, wo die Leitungsperson gerade ist und was sie macht. Klingelt das Telefon haben Sie so schon die passende Antwort parat. Welche Anrufe sind wichtig? Wen stellen Sie direkt durch? Wer kommt in die Warteschleife und wer kriegt einen Rückruf? Sie sollten die Geschäftspartner, Kunden, Kinder und Ehepartner kennen. Darüber hinaus gilt natürlich: Eloquent sein.
  • Kompetenz
    Wer mit fachlicher und sozialer Kompetenz punkten kann, gehört zu den Top-Sekretär*innen. Dieser Mix ist das Erfolgsgeheimnis einer guten Bürokraft.
  • Kühler Kopf
    Im Büro-Alltag kann es ganz schön stressig werden. Steht die vorgesetzte Person unter Druck geht das meist auch an seine Bürokraft nicht spurlos vorbei. Lernen Sie Ihre vorgesetzte Person, ihre Verhaltensweisen und ihren Ton richtig einzuschätzen und behalten Sie selbst einen kühlen Kopf. Bleiben Sie ruhig und lassen Sie sich nicht einschüchtern oder verunsichern.
  • Lästern
    „Wie macht sich der neue Mitarbeiter?“ – stellt Ihnen Ihre Leitungsperson diese Frage, können Sie sich sicher sein, dass sie Ihnen wirklich vertraut. Sie kennen die Probleme der Abteilung, besser als sie selbst. Antworten Sie also stets souverän und professionell und lästern Sie nicht. Diese Regel gilt natürlich auch wenn Ihre Führungskraft selbst das Gesprächsthema beim Kollegen-Klatsch in der Kantine ist. Als Sekretär*in sind Sie loyal. Wer sich bei seiner vertrauten Bürokraft ab und zu über den Ton der Leitungsperson beschwert, darf das natürlich tun. Dauerhaftes Lästern, die Gerüchteküche anheizen oder sogar Geheimnisse aus dem Kalender der Leitungsperson ausplaudern – all das ist tabu!
  • Ordnung
    „Ordnung ist das halbe Leben“ – in Ihrem Fall trifft das tatsächlich zu. Denn: Kommt die Leitungsperson rein und will schnell die Akte XY sehen, tun Sie sich selbst einen großen Gefallen, wenn Sie sofort wissen, wo genau diese steckt.
  • Outfit
    Kleiden Sie sich den Standards Ihres Unternehmens entsprechend. Denken Sie daran: Sie sind die Visitenkarte Ihrer Führungskraft. Ihr Eindruck zählt also auch.
  • Selbstständigkeit
    Erkennen Sie Aufgaben und erledigen Sie diese selbstständig. Warten Sie nicht immer nur auf Anweisungen.
  • Small-Talk
    Machen Sie sich zur Small-Talk-Expert*in. Kommt ihre Leitungsperson einmal zu spät, können Sie die Gäste prima unterhalten und hinterlassen einen bleibenden Eindruck. Ihre Leitungsperson wird es Ihnen danken.
  • Zeit Management
    Ein perfektes Zeit Management ist als Bürokraft besonders wichtig. Schließlich müssen Sie immer noch für jemanden mitdenken – nämlich für Ihre Leitungsperson. Sie behalten nicht nur Ihre eignen To-dos im Blick, sondern organisieren auch noch die reibungslosen Abläufe für Ihre Leitungsperson: Bloß kein Meeting-Marathon entstehen lassen, unnötige Wartezeiten ja vermeiden und am besten an Jahrestag und Kindergeburtstag erinnern.

Eine gute Bürokraft ist nicht selbstverständlich. Dennoch vergisst manche Leitungsperson im Tagesgeschäft, wie wichtig seine Bürokraft eigentlich für ihn ist. Lob und Anerkennung können da schon einmal auf der Strecke bleiben. Wer das Gefühl hat, er müsse deshalb immer noch mehr arbeiten, um den Boss zufrieden zu stellen, sollte früh genug „Stopp“ sagen. Als rechte Hand stehen Sie wahrscheinlich immer unter Strom und erledigen ohnehin schon viel mehr als ursprünglich einmal in Ihrer Stellenbeschreibung stand. Auch wenn Sie das ehrt und auszeichnet – denken Sie trotzdem an sich. Ziehen Sie rechtzeitig die Reißleine, wenn es zu viel wird. Ein „Nein“ ist dann durchaus erlaubt.

Bildnachweis: Foto von Icons8 Team auf Unsplash

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