Was wäre ein James Bond-Film ohne Moneypenny? Die Vorzimmerdame vom 007-Boss „M“ gehört genauso zu den Movie-Klassikern wie Bösewicht und Bond-Girl. Wer im britischen Geheimdienst unverzichtbar ist, darf auch im wahren Leben nicht fehlen. Ohne Bürokraft geht gar nichts.
In den frühen James Bond-Streifen erfüllte Miss Moneypenny noch das Bild der typischen, telefonierenden, tippenden Vorzimmerdame. Heute ist dieses Klischee längst überholt. Sekretär*innen sind viel mehr als „Tippsen“: die guten Seelen des Büros, Manager*innen, Alleskönner. Multi-Talente! Unterschätzen sollte man die Bürokräfte ganz bestimmt nicht. Denn sie haben so einiges auf dem Kasten.
Wunderwaffe „Sekretär*in“
Keine andere Person im Büro weiß so gut über Geschehnisse und Mitarbeiter Bescheid wie die Bürokraft. Sie ist das Scharnier, die Schnittstelle, kennt beide Seiten der Medaille. Der Boss fragt sie um Rat, das Team bittet sie um Hilfe. Eine gute Bürokraft hält die Fäden in der Hand. Und das zu Recht: Sie verfügt über jede Menge Qualifikationen. Neben den allgemeinen Aufgaben wie Reiseplanung, Korrespondenz, Terminkoordination und Telefondienst muss eine Bürokraft noch viele andere Aufgaben erfüllen.
Vor allem hält die Bürokraft ihrer Leitungsperson den Rücken frei: Damit diese seinen Manager-Aufgaben nachgehen kann, organisiert die Bürokraft das Drumherum. Dafür sind unterschiedlichste Fähigkeiten gefragt. Eine gute Bürokraft kennt sich bestens in der Branche aus. Immerhin muss sie Probleme bemerken, verstehen und die passenden Fachbegriffe anwenden können. Sie soll selbstständig arbeiten. Mitdenken! Und ganz nebenbei natürlich freundlich und verlässlich sein. Wenn im alltäglichen Büro-Wahnsinn dann auch noch die Leitungsperson reinkommt und will, dass sie ihm vor dem Wochenende einen Friseurtermin organisiert und die Tischreservierung im Restaurant absagt, sind starke Nerven nötig. Zu jeder Zeit ruhig und gelassen zu bleiben und alles im Griff zu behalten – das verdient Respekt! Wer seinen Job liebt und mit Herzblut dabei ist, verwandelt sich ruck-zuck zur wahren Held*in des Büros. Ohne die der eigene Chef*in manchmal sogar ziemlich alt aussehen würde.
Tipps: So wirst du zur perfekten Sekretär*in
Wie du für deine*n Chef*in als Sekretär*in unverzichtbar wirst? Wir haben die passenden Tipps und Tricks für dich – von A wie „Absprachen“ bis Z wie „Zeit Management“:
- Absprachen
Fordere regelmäßig Infos von deinem Vorgesetzten ein. Im Alltagstrubel vergessen mache Chefs, dass du bestimmte Informationen zwingend brauchst, um deinen Job zu erledigen. Frage nach und stelle gemeinsame Termine ein. So geht dir nichts durch die Lappen. - Auftreten
Wer stets souverän und selbstsicher auftritt, zeigt, dass er den Anforderungen und stressigen Aufgaben gewachsen ist. - Drachen-Zähmen
Eine ältere Dame mit strengem Dutt sitzt an ihrem Schreibtisch. Jeder, der es wagt ihr Zimmer zu betreten, wird mit einem bösen Blick über den Rand ihrer Brille bestraft. Wer es ins Chef-Büro schaffen will, muss erst an ihm vorbei: dem Vorzimmer-Drachen. Das feuerspuckende Wesen zu spielen, verschafft dir keinen Vorteil. Ein guter Draht zum Rest des Teams ist für jede Bürokraft wichtig. Wenn du das Vertrauen der Kollegen genießt, weißt du über alle Vorgänge Bescheid und behältst im Büro den Überblick. - Informationen
Du solltest stets wissen, wo die Leitungsperson gerade ist und was sie macht. Klingelt das Telefon hast du so schon die passende Antwort parat. Welche Anrufe sind wichtig? Wen stellst du direkt durch? Wer kommt in die Warteschleife und wer kriegt einen Rückruf? Du solltest die Geschäftspartner, Kunden, Kinder und Ehepartner kennen. Darüber hinaus gilt natürlich: Eloquent sein. - Kompetenz
Wer mit fachlicher und sozialer Kompetenz punkten kann, gehört zu den Top-Sekretär*innen. Dieser Mix ist das Erfolgsgeheimnis einer guten Bürokraft. - Kühler Kopf
Im Büro-Alltag kann es ganz schön stressig werden. Steht die vorgesetzte Person unter Druck geht das meist auch an seine Bürokraft nicht spurlos vorbei. Lernen deine vorgesetzte Person, ihre Verhaltensweisen und ihren Ton richtig einzuschätzen und behalte selbst einen kühlen Kopf. Bleibe ruhig und lasse dich nicht einschüchtern oder verunsichern. - Lästern
„Wie macht sich der neue Mitarbeiter?“ – stellt deine Leitungsperson diese Frage, kannst du dir sicher sein, dass sie dir wirklich vertraut. Du kennst die Probleme der Abteilung, besser als sie selbst. Antworte also stets souverän und professionell und lästere nicht. Diese Regel gilt natürlich auch wenn deine Führungskraft selbst das Gesprächsthema beim Kollegen-Klatsch in der Kantine ist. Als Sekretär*in bist du loyal. Wer sich bei seiner vertrauten Bürokraft ab und zu über den Ton der Leitungsperson beschwert, darf das natürlich tun. Dauerhaftes Lästern, die Gerüchteküche anheizen oder sogar Geheimnisse aus dem Kalender der Leitungsperson ausplaudern – all das ist tabu! - Ordnung
„Ordnung ist das halbe Leben“ – in deinem Fall trifft das tatsächlich zu. Denn: Kommt die Leitungsperson rein und will schnell die Akte XY sehen, tust du dir selbst einen großen Gefallen, wenn du sofort weißt, wo genau diese steckt. - Outfit
Kleide dich den Standards deines Unternehmens entsprechend. Denke daran: Du bist die Visitenkarte deiner Führungskraft. Dein Eindruck zählt also auch. - Selbstständigkeit
Erkenne Aufgaben und erledige diese selbstständig. Warte nicht immer nur auf Anweisungen. - Small-Talk
Mache dich zur Small-Talk-Expert*in. Kommt ihre Leitungsperson einmal zu spät, kannst du die Gäste prima unterhalten und hinterlässt einen bleibenden Eindruck. Deine Leitungsperson wird es dir danken. - Zeit Management
Ein perfektes Zeit Management ist als Bürokraft besonders wichtig. Schließlich musst du immer noch für jemanden mitdenken – nämlich für deine Leitungsperson. Du behältst nicht nur deine eignen To-dos im Blick, sondern organisierst auch noch die reibungslosen Abläufe für deine Leitungsperson: Bloß kein Meeting-Marathon entstehen lassen, unnötige Wartezeiten ja vermeiden und am besten an Jahrestag und Kindergeburtstag erinnern.
Eine gute Bürokraft ist nicht selbstverständlich. Dennoch vergisst manche Leitungsperson im Tagesgeschäft, wie wichtig seine Bürokraft eigentlich für ihn ist. Lob und Anerkennung können da schon einmal auf der Strecke bleiben. Wer das Gefühl hat, er müsse deshalb immer noch mehr arbeiten, um den Boss zufrieden zu stellen, sollte früh genug „Stopp“ sagen. Als rechte Hand stehst du wahrscheinlich immer unter Strom und erledigst ohnehin schon viel mehr als ursprünglich einmal in deiner Stellenbeschreibung stand. Auch wenn dich das ehrt und auszeichnet – denke trotzdem an dich. Ziehe rechtzeitig die Reißleine, wenn es zu viel wird. Ein „Nein“ ist dann durchaus erlaubt.
Bildnachweis: iStock.com/maselkoo99
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