Was wäre ein James Bond-Film ohne Moneypenny? Die Vorzimmerdame vom 007-Boss „M“ gehört genauso zu den Movie-Klassikern wie Bösewicht und Bond-Girl. Wer im britischen Geheimdienst unverzichtbar ist, darf auch im wahren Leben nicht fehlen. Ohne Sekretärin/Assistentin geht gar nichts …
Fröhliche Sekräterin arbeitet an der Schreibmaschine im Büro
In den frühen James Bond-Streifen erfüllte Miss Moneypenny noch das Bild der typischen, telefonierenden, tippenden Vorzimmerdame. Heute ist dieses Klischee längst überholt. Sekretärinnen sind viel mehr als Tippsen: die guten Seelen des Büros, Managerinnen, Alleskönner. Multi-Talente! Unterschätzen sollte man die Assistentinnen ganz bestimmt nicht. Denn sie haben so einiges auf dem Kasten.

Wunderwaffe „Sekretärin“

Keine andere Person im Büro weiß so gut über Geschehnisse und Mitarbeiter Bescheid wie die Sekretärin. Sie ist das Scharnier, die Schnittstelle, kennt beide Seiten der Medaille. Der Boss fragt sie um Rat, das Team bittet sie um Hilfe. Eine gute Sekretärin hält die Fäden in der Hand. Und das zu Recht: Sie verfügt über jede Menge Qualifikationen. Neben den allgemeinen Sekretärinnen-Aufgaben wie Reiseplanung, Korrespondenz, Terminkoordination und Telefondienst muss eine Sekretärin noch viele andere Aufgaben erfüllen.

Vor allem hält sie ihrem Chef den Rücken frei: Damit er seinen Manager-Aufgaben nachgehen kann, organisiert die Assistentin das Drumherum. Dafür sind unterschiedlichste Fähigkeiten gefragt. Eine gute Sekretärin kennt sich bestens in der Branche aus. Immerhin muss sie Probleme bemerken, verstehen und die passenden Fachbegriffe anwenden können. Sie soll selbstständig arbeiten. Mitdenken! Und ganz nebenbei natürlich freundlich und verlässlich sein. Wenn im alltäglichen Büro-Wahnsinn dann auch noch der Chef reinkommt und will, dass sie ihm vor dem Wochenende einen Friseurtermin organisiert und die Tischreservierung im Restaurant absagt, sind starke Nerven nötig. Zu jeder Zeit ruhig und gelassen zu bleiben und alles im Griff zu behalten – das verdient Respekt! Wer seinen Job liebt und mit Herzblut dabei ist, verwandelt sich ruck-zuck zur wahren Heldin des Büros. Ohne die der eigene Chef manchmal sogar ziemlich alt aussehen würde.

Tipps: So werden Sie zur perfekten Sekretärin

Wie Sie für Ihren Chef als Sekretärin unverzichtbar werden? Wir haben die passenden Tipps und Tricks für Sie – von A wie „Absprachen“ bis Z wie „Zeitmanagement“:

  • Absprachen
    Fordern Sie regelmäßig Infos von Ihrem Vorgesetzten ein. Im Alltagstrubel vergessen mache Chefs, dass Sie bestimmte Informationen zwingend brauchen, um Ihren Job zu erledigen. Fragen Sie nach und stellen Sie gemeinsame Termine ein. So geht Ihnen nichts durch die Lappen.
  • Auftreten
    Wer stets souverän und selbstsicher auftritt, zeigt, dass er den Anforderungen und stressigen Aufgaben gewachsen ist.
  • Drachen-Zähmen
    Eine ältere Dame mit strengem Dutt sitzt an ihrem Schreibtisch. Jeder, der es wagt ihr Zimmer zu betreten, wird mit einem bösen Blick über den Rand ihrer Brille bestraft. Wer es ins Chef-Büro schaffen will, muss erst an ihm vorbei: dem Vorzimmer-Drachen. Das feuerspuckende Wesen zu spielen, verschafft Ihnen keinen Vorteil. Ein guter Draht zum Rest des Teams ist für jede Sekretärin wichtig. Wenn Sie das Vertrauen der Kollegen genießen, wissen Sie über alle Vorgänge Bescheid und behalten im Büro den Überblick.
  • Informationen
    Sie sollten stets wissen, wo Ihr Chef gerade ist und was er macht. Klingelt das Telefon haben Sie so schon die passende Antwort parat. Welche Anrufe sind wichtig? Wen stellen Sie direkt durch? Wer kommt in die Warteschleife und wer kriegt einen Rückruf? Sie sollten die Geschäftspartner, Kunden, Kinder und Ehepartner kennen. Darüberhinaus gilt natürlich: Eloquent sein.
  • Kompetenz
    Wer mit fachlicher und sozialer Kompetenz punkten kann, gehört zu den Top-Sekretärinnen. Dieser Mix ist das Erfolgsgeheimnis einer guten Assistentin.
  • Kühler Kopf
    Im Büro-Alltag kann es ganz schön stressig werden. Steht der Chef unter Druck geht das meist auch an seiner Sekretärin nicht spurlos vorbei. Lernen Sie Ihren Chef, seine Verhaltensweisen und seinen Ton richtig einzuschätzen und behalten Sie selbst einen kühlen Kopf. Bleiben Sie ruhig und lassen Sie sich nicht einschüchtern oder verunsichern.
  • Lästern
    „Wie macht sich der neue Mitarbeiter?“ – stellt Ihnen Ihr Chef diese Frage, können Sie sich sicher sein, dass er Ihnen wirklich vertraut. Sie kennen die Probleme der Abteilung, besser als er selbst. Antworten Sie also stets souverän und professionell und lästern Sie nicht. Diese Regel gilt natürlich auch wenn Ihr Chef selbst das Gesprächsthema beim Kollegen-Klatsch in der Kantine ist. Als Sekretärin sind Sie loyal. Wer sich bei seiner vertrauten Kollegin ab und zu über den Ton des Chefs beschwert, darf das natürlich tun. Dauerhaftes Lästern, die Gerüchteküche anheizen oder sogar Geheimnisse aus dem Kalender des Vorgesetzten ausplaudern – all das ist tabu!
  • Ordnung
    „Ordnung ist das halbe Leben“ – in Ihrem Fall trifft das tatsächlich zu. Denn: Kommt ihr Chef rein und will schnell die Akte XY sehen, tun Sie sich selbst einen großen Gefallen, wenn Sie sofort wissen, wo genau diese steckt.
  • Outfit
    Kleiden Sie sich den Standards Ihres Unternehmens entsprechend. Denken Sie daran: Sie sind die Visitenkarte Ihres Chefs. Ihr Eindruck zählt also auch.
  • Selbstständigkeit
    Erkennen Sie Aufgaben und erledigen Sie diese selbstständig. Warten Sie nicht immer nur auf Anweisungen.
  • Small-Talk
    Machen Sie sich zur Small-Talk-Expertin. Kommt ihr Chef einmal zu spät, können Sie seine Gäste prima unterhalten und hinterlassen einen bleibenden Eindruck. Ihr Chef wird es Ihnen danken.
  • Zeitmanagement
    Ein perfektes Zeitmanagement ist als Sekretärin besonders wichtig. Schließlich müssen Sie immer noch für jemanden mitdenken – nämlich für Ihren Chef. Sie behalten nicht nur Ihre eignen To-dos im Blick, sondern organisieren auch noch die reibungslosen Abläufe für Ihren Chef: Bloß kein Meeting-Marathon entstehen lassen, unnötige Wartezeiten ja vermeiden und am besten an Jahrestag und Kindergeburtstag erinnern.

Eine gute Sekretärin ist nicht selbstverständlich. Dennoch vergisst mancher Chef im Tagesgeschäft, wie wichtig seine Vorzimmerdame eigentlich für ihn ist. Lob und Anerkennung können da schon einmal auf der Strecke bleiben. Wer das Gefühl hat, er müsse deshalb immer noch mehr arbeiten, um den Boss zufrieden zu stellen, sollte früh genug „Stopp“ sagen. Als rechte Hand vom Chef stehen Sie wahrscheinlich immer unter Strom und erledigen ohnehin schon viel mehr als ursprünglich einmal in Ihrer Stellenbeschreibung stand. Auch wenn Sie das ehrt und auszeichnet – denken Sie trotzdem an sich. Ziehen Sie rechtzeitig die Reißleine, wenn es zu viel wird. Ein „Nein“ ist dann durchaus erlaubt.

3 Kommentare

  1. Sehr geehrte Frau Booth!

    Bezüglich “Auftreten” reicht ein souveränes Verhalten nicht aus. Man muss es auch sein. Dies ergibt sich aber aus Ihren weiteren Erläuterungen selbsterklärend.

    Kompliment! Ausgezeichnete Tipps!

    Schöne Grüße
    Gabriele Ammann

  2. Viola Booth

    Liebe Frau Ammann,

    herzlichen Dank für Ihre nette Anregung und das schöne Kompliment. Wenn Sie noch mehr Tipps haben, gerne her damit 🙂

    Schöne Grüße
    Viola Booth

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