Remote-Work: Die 9 besten Tools

Die Corona-Pandemie hat uns alle gut durchgeschüttelt und die ersten Monate im Homeoffice waren für uns alle sehr aufregend. Nun haben wir uns an die Arbeit in den eigenen vier Wänden gewöhnt und die Aufregung, die uns anfänglich einen Motivationsschub verpasst hat, liegt gemütlich auf der weichen Couch neben dem Schreibtisch. Um die Motivation wieder aufleben zu lassen und eine effiziente Arbeitsweise zu erreichen, sind eine gute Planung der anstehenden Aufgaben und regelmäßiger Kontakt zu Kollegen enorm wichtig. Es gibt eine Reihe von unterschiedlichen Anwendungen und Tools, die eine strukturierte Arbeitsweise, einfache Kommunikation und durchdachte Planung ermöglichen. Wir haben für Dich die besten Tools zusammengestellt, die Deine Motivation auf ein höheres Level bringen werden.

1. Microsoft Teams

Der Fokus von Microsoft Teams liegt auf der täglichen Kommunikation von Teams. Vor allem die Microsoft Fans lieben und schätzen das vertraute Design. Die Software-Lösung bietet viele Funktionen, die alltägliche Arbeit enorm erleichtern.

Funktionen:

• Dokumentenablage
• Newsfeeds
• Kalenderfunktion
• Überblick der Aktivitäten
• Meetings und Videokonferenzen
• Erstellung von Dokumenten
• Anruffunktion und -verlauf
• Gründung verschiedener Teams
• Chatfunktion bis 300 Mitglieder
• Umfragen
• Projekt- und Aufgabenplanung

Vorteile:

• perfekte Integration in die Welt von Microsoft-Office
• viele Erweiterungsmöglichkeiten und Funktionen
• GIF-Button zum direkten Einfügen von Grafiken
• Verschicken der Dateien bis zu einer Größe von 15 GB
• Geleichzeitige Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten
• Einbindung von anderen Tools möglich

Nachteile:

• ein Microsoft-Konto ist Pflicht
• kostenlose Version ausschließlich als Web-Anwendung
• für Microsoft-Office Anfänger sehr umfangreich und schwierig

2. Zoom

Zoom gehört zur beliebtesten Software für Videokonferenzen. Nutzerfreundliche Bedingung und ein einfaches Design sind für den Erfolg der Software verantwortlich.

Funktionen:

• HD Audio und HD Video
• Erstellung von Konferenz- und Webinar-Räumen
• Kalenderintegration
• Chatfunktion
• Bildschirmfreigabe
• Aufzeichnung von Meetings
• Rechtefreigabe

Vorteile:

• benutzerfreundlich dank einer einfachen Bedienung
• Nutzung auch ohne Konto möglich (bis 100 Teilnehmer)
• sehr hoher Bekanntheitsgrad

Nachteile:

• anfängliche Datenschutzpannen
• kostenlose Version beinhaltet nicht alle Funktionen
• schnelle Internetverbindung nötig

3. Trello

Trello ist ein beliebtes Tool für Projekt- und Aufgabenmanagement. Besonders in kleineren Unternehmen hat sich das Tool bewährt. Auch im Social Media Bereich ist die Anwendung sehr beliebt, da ein übersichtlicher Redaktionsplan für Posts erstellt werden kann.

Funktionen:

• Sortierung der Aufgaben und Projekten nach Priorität
• übersichtliche To-Do-Listen
• Erstellung von Boards und Karten
• Verteilung der Aufgaben an andere Mitglieder
• gleichzeitige Arbeit von mehreren Mitgliedern
• Einfügen von Bildern und Dateien

Vorteile:

• keine starren Vorgaben für die Nutzung
• webbasierte Umgebung, ermöglicht einen einfachen Zugriff auch im Mobile Office
• Hochladen von unterschiedlichen Inhalten und somit ein Datenaustausch möglich

Nachteile:

• für sehr große Projekte eher nicht geeignet
• zu viele Listen und Karten machen die Oberfläche unübersichtlich
• komplexe Inhalte können nur schwer abgebildet werden

4. Canva

Canva ist eine australische Anwendung für Erstellung von Grafiken, Sprachsymbolen, Vorlagen, Animationen und vieles mehr.

Funktionen:

• Erstellen von Animationen und Grafiken
• Fotoeffekte, Sticker, Wireframe, Überblendungen
• Ausrichten und Zuschneiden von Fotos
• Einfügen von Text und Textur
• Sprechblasenfunktion
• automatische Verbesserung der Fotos
• Einfügen von Copyright möglich
• Erstellung von Flyer, Logos und Visitenkarten

Vorteile:

• viele Vorlagen
• einfache Bedienung
• viele Gestaltungsmöglichkeiten
• sehr gut geeignet für Social Media

Nachteile:

• in der kostenlosen Version nicht alle Funktionen vorhanden
• sehr viele Nutzer, so ist die Einzigartigkeit des erstellen Logos nicht gewährleistet

5. Slack

Slack ist eine Software für Instant-Messaging, die speziell für Verwendung am Arbeitsplatz konzipiert wurde und eine einfache Kommunikation zwischen Kollegen ermöglicht.

Funktionen:

• Erstellung von Kommunikationskanälen nach Kunden, Team oder Projekt
• Einzelgespräche und Gruppendiskussionen
• gemeinsame Bildschirmnutzung
• Austausch von Dateien
• Telefongespräche
• Videochats

Vorteile:

• flexibles Layout
• schnelle Kommunikation
• Integration von anderen Anwendungen
• einfaches Erstellen von öffentlichen und privaten Kanälen
• Einbeziehung externer Kunden in die Kommunikation möglich

Nachteile:

• bei vielen Nachrichten unübersichtlich
• aufgrund von Emoticons und Push-Benachrichtigen unseriöse Wirkung

6. Asana

Asana ist ein Cloud-basiertes Tool für das Projektmanagement und Planung der anfallenden Arbeiten, die für die Zusammenarbeit im Arbeitsalltag programmiert wurde. Asana hilft Teams bei Koordination der Aufgaben und erleichtert die Kommunikation.

Funktionen:

• einfache Bedienung
• Koordination der Projektteilnehmer
• Messenger
• Zeitstrahl
• unterschiedlichen Ansichten möglich
• leichte Aufgabenverteilung und -bearbeitung

Vorteile:

• effiziente Steuerung der Projekte
• zentralisierter Informationsfluss
• Verfolgung des Projektvorschritts
• Synchronisierung aller Funktionen
• Flexibilität in der Gestaltung
• agiles Projektmanagement durch Kanban Boards

Nachteile:

• für komplexes Projektmanagement nicht geeignet
• nicht alle Funktionen in der kostenlosen Version möglich
• Asana-Server befindet sich in den USA

7. Factro

Factro ist hervorragend für ein erfolgreiches Projektmanagement geeignet und zeigt den Nutzern auf einen Blick, wer und bis wann welche Aufgaben zu erledigen hat.

Funktionen:

• Vergabe von Prioritäten
• Erstellung von Checklisten
• klare Einteilung von Zuständigkeiten
• schneller Überblick über alle Informationen und Zahlen

Vorteile:

• alle Informationen sind zentral verfügbar
• intuitive Anwendung
• nach europäischen und deutschen Datenschutzrichtlinien zertifiziert
• hohe Datensicherheit

Nachteile:

• wenig Individualisierungsmöglichkeiten
• private Nutzung ist ausgeschlossen

8. Google Workspace – G Suite

G Suite ist den meisten von uns als Google Docs bekannt. Die Anwendung ermöglicht über Google Cloud eine gemeinsame Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten.

Funktionen:

• zentrale Steuerung von Dokumenten
• Arbeiten an Dokumenten und Präsentationen in Echtzeit
• Kommentarfunktion
• Cloudspeicher (Google Drive)
• Kalender
• E-Mail-Programm (Gmail)

Vorteile:

• Änderungen sofort sichtbar
• keine lokale Installation nötig (Cloud)
• perfekt geeignet für ein standortübergreifendes Arbeiten
• Daten sind auch offline verfügbar

Nachteile:

• vollständig webbasiert
• wenig Möglichkeiten der Formatierung
• schnelle Internetverbindung erforderlich
• Daten liegen in Googles Händen

9. Skype

Das im Jahr 2003 veröffentlichte Software Skype könnte man als „Oldie“ unter den Kommunikationsprogrammen bezeichnen. Durch die Corona-Krise hat die Software eine Auffrischungsspritze erhalten und erlebt nun wieder einen neunen Aufschwung.

Funktionen:

• Audio- und Videoanrufe in HD
• Intelligentes Messaging
• Desktop-Sharing
• Anrufaufzeichnung

Vorteile:

• Zuverlässige Video- und Audioqualität
• hoher Bekanntheitsgrad und vertrautes Design

Nachteile:

• Eröffnung eines Kontos ist erforderlich
• für gewerbliche Nutzung eher ungeeignet

Kosten – es lohnt sich!

Die meisten Anwendungen und Tools können als kostenlose Version heruntergeladen werden. Wir empfehlen jedoch immer eine Vollversion zu kaufen. Warum? Dafür gibt es einige gute Gründe:

1. Dir stehen viel mehr Funktionen zur Verfügung.
2. Du bist in Deinem Handeln weniger eingeschränkt. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Deine Nerven.
3. Kosten fallen auch für Vollversionen nicht hoch aus. Die Preisspanne bewegt sich zwischen 5 und 15 Euro pro Monat.

Extra-Tipp: Ab 2021 hat der Gesetzgeber die Abschreibungsmöglichkeiten für digitale Wirtschaftsgüter deutlich verbessert. Nun können Computer, Drucker, Hardware, Software etc. im Jahr ihrer Anschaffung komplett von der Steuer abgesetzt werden, unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten.

Fazit: Wie Du sehen kannst, gibt es eine Reihe an guten Anwendungen und Tools, die eine entspannte und effiziente Arbeitsweise ermöglichen. Um auch in den eigenen vier Wänden effizient arbeiten zu können, ist eine gute technische Ausstattung wie Laptop, Videokamera und Mikrophone leider nicht ausreichend. Die effiziente Arbeitsweise wird vor allem durch richtige Tools unterstützt. Dank hoher Funktionalität, geringer Kosten und steuerlicher Absetzbarkeit können die nützlichen Tools zu Deinen treuen Begleitern werden und Deinen Arbeitsalltag enorm erleichtern. Du hast die Wahl!

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