Besonders in Zeiten der Corona-Pandemie erleben Videokonferenzen einen echten Boom im Arbeitsalltag. Doch auch bereits davor sind die unverzichtbar gewesen, besonders für Mitarbeiter im Homeoffice oder für Meetings mit ausländischen Geschäftspartnern. Der Einsatz von Videokonferenzen ist also so oder so essenziell für den beruflichen Alltag. Doch welche Möglichkeiten bieten sie und vor allem, welches Tool ist am besten für wen geeignet?
Was Videokonferenzen alles ermöglichen
Mittlerweile gibt der Markt einiges an Auswahl her, was Tools für Videokonferenzen betrifft. Das hat den Vorteil, dass Nutzer sich frei entscheiden und das Tool wählen können, dass für sie die besten Optionen bietet. Grundlegend sind die meisten Tools sogar kostenlos. Viele Tools bieten zudem unterschiedliche Zusatzfunktionen wie extra separierte Räume für Besprechungen, spezielle Hintergründe für den Schutz der Privatsphäre oder auch Chat- und Meldefunktionen.
Die Vorteile von Videokonferenzen liegen auf der Hand. Egal wo man sich gerade befindet, solange es eine stabile Internetverbindung gibt, kann man von fast überall aus an jedem wichtigen Geschäftsmeeting teilnehmen. Vor allem aber entfallen lange Fahrtwege. Manche Mitarbeiter müssen sich beispielsweise morgens durch den anstrengenden Berufsverkehr quälen und sind oft über eine Stunde unterwegs. Oft kommt es zudem vor, dass nur ein oder zwei wichtige Meetings anstehen und man deshalb eine viel zu lange Fahrt auf sich nehmen muss. Durch eine Videokonferenz kann man ganz bequem von zu Hause aus an dem Meeting teilnehmen und muss sich dafür nicht durch den morgendlichen Berufsverkehr quälen. Auch weniger spannenden Passagen eines Meetings zu lauschen, fällt doch in einer gewohnten Umgebung wesentlich leichter.
Welche Tools gibt es und welche Vor- und Nachteile besitzen sie?
Videokonferenzen bieten also besonders im Arbeitsalltag eine Menge neuer Chancen. Nun wird es jedoch Zeit, sich einige dieser Tools näher anzuschauen und deren einzelne Vor- und Nachteile zu erläutern.
Zoom – der Newcomer unter den Videokonferenztools
Ein Tool, welches für viele Nutzer wie aus dem Nichts gekommen ist und trotz allem von fast jedem genutzt wird, ist Zoom. Obwohl es die Plattform bereits seit 2011 gibt, hat sie dennoch erst durch die Corona-Pandemie einen regelrechten Boom erlebt. Seitdem wird für die unterschiedlichsten Zwecke eingesetzt. Zoom deckt aufgrund seines breiten Funktionsumfangs einen großen Nutzerbedarf ab.
Vorteile
Der größte Vorteil an der Plattform Zoom ist die benutzerfreundliche Oberfläche sowie die leichte Bedienung. Selbst ohne großes technisches Know-how finden sich die meisten Nutzer in dem Tool sofort zurecht. Zudem bietet Zoom sehr viele praktische Funktionen wie beispielsweise eine Bildschirmübertragung, Break-Out-Sessions, Whiteboards und individuell anpassbare Hintergründe. Wer Zoom nur für 40 Minuten nutzen möchte, der wird problemlos mit der kostenlosen Version zufriedengestellt. Für eine unbegrenzte Meetingdauer und einige Zusatzfunktionen zahlt man derzeit für verschiedene Abo-Modelle, welche bei 13,99 Euro starten.
Nachteile
Wer Zoom nur für 40 Minuten nutzen möchte, der wird problemlos mit der kostenlosen Version zufriedengestellt. Für eine unbegrenzte Meetingdauer und einige Zusatzfunktionen zahlt man derzeit für verschiedene Abo-Modelle. Auch im Hinblick auf die Sicherheitsvorkehrungen stand das Unternehmen in der Vergangenheit oft in der Kritik. Zum einen ging es um die persönlichen Nutzerdaten, welche nicht ausreichend verschlüsselt wurden, und zum anderen ist es problemlos möglich, in fremde Meetings einzusteigen. Hier besteht definitiv noch Verbesserungsbedarf, besonders wenn es um den beruflichen Alltag geht.
Skype – der Klassiker
Skype zählt zu den Urgesteinen der Videokonferenztools. Bereits seit 2003 erfreut sich das Tool größter Beliebtheit bei den unterschiedlichsten Nutzergruppen. Im Jahr 2011 wurde Skype von Microsoft übernommen. Angeblich soll es ab diesem Zeitpunkt bergab für den Messaging-Dienst gegangen sein. Trotz allem bietet Skype noch einige Vorteile.
Vorteile
Einer der größten Vorteile an Skype ist, dass es komplett kostenlos ist, vorausgesetzt, jeder Teilnehmer besitzt ein Microsoft-Konto. An Konferenzen können bis zu 50 Personen teilnehmen. Auch der übersichtliche Aufbau der Plattform ist ein klarer Pluspunkt. Zudem finden sich hier ebenfalls einige nützliche Funktionen wie Desktop-Sharing und eine Weichzeichner-Funktion für den Hintergrund, damit die Privatsphäre geschützt bleibt.
Nachteile
Für private Zwecke mag die Plattform noch ausreichen, für Unternehmen und den beruflichen Alltag ist jedoch leider nicht geeignet. Die Plattform hatte zwar mit Skype for Business versucht, einen Anschluss in die Welt der virtuellen Geschäftsmeetings zu bekommen, dieser Versuch blieb jedoch erfolglos. Mittlerweile werden Unternehmenskunden von Skype zu Microsoft-Teams übergesiedelt. Auch der zwingend notwendige Microsoft-Account hätte für die unternehmerische Nutzung eine kleine Hürde dargestellt.
Teams – Microsofts neue Qualitätsoffensive in puncto Videokonferenzen
Mit Teams hat Microsoft seine komplett eigene Videokonferenzlösung auf den Markt gebracht. Der Erfolg spricht für sich. Nach etwa drei Jahren zählt die Plattform bereits ca. 44 Millionen aktive Nutzer. Der Fokus liegt klar auf Unternehmen und Bildungseinrichtungen. Das zeigt vor allem die enge Vernetzung zu anderen Microsoft-Tools.
Vorteile
Ganz klar für den Einsatz in Unternehmen spricht die Vernetzung zu diversen MS-Office-Programmen, welche in den meisten Firmen eingesetzt werden dürften. Auch ein riesiger Funktionsumfang, welcher beispielsweise eine Übersetzungs- sowie eine Transkriptionsfunktion enthält, wissen zu überzeugen.
Nachteile
Doch genau bei dem riesigen Funktionsumfang beginnen wiederum die Nachteile der Plattform. Denn diese machen Teams äußerst unübersichtlich und können für Einsteiger erst mal überfordernd sein. Eine leichte und intuitive Bedienbarkeit bietet die Plattform also nicht. Auch bei Teams ist wieder ein Microsoft-Konto zwingend nötig, wenn man die Plattform nutzen möchte.
Webex – unkompliziert und einfach
Wer eine unkomplizierte Alternative zu Teams sucht, der wird definitiv bei der Plattform Webex fündig. Auch hier gibt es wieder kostenlose sowie kostenpflichtige Versionen. Jedoch können Nutzer bereits in der kostenlosen Version die wichtigsten Funktionen nutzen.
Vorteile
Webex bietet bereits in der Gratisversion jede Menge nützliche Features. Für die meisten Unternehmen stehen hier alle nötigen Funktionen zur Verfügung. Wer beispielsweise das Gesagte transkribieren möchte, der muss dann wiederum auf die kostenpflichtige Version zurückgreifen. Auch die Verschlüsselung der Videoübertragung wurde bei diesem Anbieter bereits mehrfach gelobt und gilt als besonders sicher.
Nachteile
Leider kommt es bei Webex oft zu Problemen hinsichtlich der Bild- und Tonqualität. Erweiterte Einstellungen im Hinblick auf den Ton sucht man in der kostenlosen Version ebenfalls vergeblich. Hier müssen Nutzer erst ein Zusatzpaket namens Webex Teams erwerben.
Messengerdienste für Videokonferenzen – WhatsApp, FaceTime und Facebook Messenger
Eine weitere Möglichkeit für Videokonferenzen stellen die gängigen Messengerdienste mittlerweile zur Verfügung. Für Privatpersonen ist das wahrscheinlich eine gute Lösung, für Unternehmen jedoch eher ungeeignet. Der Vollständigkeit halber sollten diese Optionen jedoch auch kurz erwähnt werden.
Jedoch bringt vor allem der Facebook-Messenger einige praktische Funktionen wie beispielsweise die Watch Party mit, bei der sich die verschiedenen Teilnehmer zusammen kleinere Clips und Videos anschauen können.
Apple-Nutzer können zudem auch mittlerweile mit FaceTime Videokonferenzen starten. Jedoch können hier nur Apple-Nutzer teilnehmen, weswegen diese Plattform beispielsweise für Unternehmen gänzlich ungeeignet ist.
Zu guter Letzt ist auch möglich, einen sogenannten Gruppenanruf im Messengerdienst WhatsApp zu starten. Das ist gut für die Kommunikation, jedoch bietet der Messenger wenig bis gar keine notwendigen Zusatzfunktionen für den beruflichen Alltag.
Videokonferenzen – eine gute Chance für viele Unternehmen
Videokonferenzen bieten eine praktische Lösung für viele Unternehmen. Sie sorgen für die problemlose Umsetzung von Homeofficetätigkeiten und erlauben es den Mitarbeitern, eine ortsunabhängige Firmenkommunikation durchzuführen. Viele unterschiedliche Anwendungen sorgen dafür, dass für jeden das entsprechende Tool zur Verfügung steht.
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