Vorstellungsgespräch absagen oder verschieben? So geht’s

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In meinem Artikel „Die Bewerbung zurückziehen – aber wie?“ habe ich Ihnen bereits erklärt, weshalb Sie Ihre Bewerbung lieber offiziell wieder zurücknehmen als sich einfach nicht mehr zu melden oder bei einer Zusage plötzlich abzulehnen. Doch manchmal geht alles noch viel schneller als gedacht: Während Sie von dem einen Unternehmen zum Vorstellungsgespräch eingeladen wurden, erhalten Sie von einem anderen Arbeitgeber bereits die Zusage. Endlich haben Sie Ihren Traumjob gefunden und brauchen daher ja die anderen Termine gar nicht mehr wahrnehmen. Doch können Sie ein zugesagtes Vorstellungsgespräch überhaupt wieder absagen?

1. Weshalb Sie Bewerbungsgespräche unbedingt absagen sollten
2. Die richtigen Gründe nennen
3. So sagen Sie das Vorstellungsgespräch richtig ab
4. Lieber eine Notlüge als falsche Gründe
5. Beispiele für die Formulierung der Absage
6. Grundregeln, wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben möchten

Weshalb Sie Bewerbungsgespräche unbedingt absagen sollten

Wenn Ihnen noch ausreichend Zeit bleibt, wissen Sie ja bereits, wie Sie eine Bewerbung offiziell zurückziehen können. Doch haben Sie schon für ein Vorstellungsgespräch zugesagt, sollten Sie es so früh wie möglich wieder absagen. Manchmal jedoch, bleiben dafür nicht mehr als ein oder zwei Tage. Vielleicht, weil Sie kurzfristig erkrankt sind oder die Jobzusage des anderen Unternehmens erst am Tag zuvor bei Ihnen eingeht. Viele Bewerber scheuen sich davor, ein Vorstellungsgespräch zu kurzfristig abzusagen und sitzen es lieber aus – trotz des Wissens, dass sie die Stelle sowieso nicht annehmen würden. Dies ist aber die falsche Vorgehensweise. Sagen Sie ein Bewerbungsgespräch immer ab, wenn Sie nicht kommen können oder wollen. Weshalb?

  • Zeigen Sie Respekt vor der wertvollen Zeit des Personalers, der Abteilungsleiter oder Mitarbeiter, die das Vorstellungsgespräch führen.
  • Verschwenden Sie diese Zeit nicht, indem Sie das Bewerbungsgespräch lediglich aussitzen.
  • Lassen Sie den Termin nicht einfach verstreichen und die Personaler vergebens auf Sie warten.
  • Sie schaden sonst Ihrem guten Ruf, brauchen sich in Zukunft nicht wieder bei dem Arbeitgeber zu bewerben und riskieren, dass sich Ihr unhöfliches Verhalten in Unternehmenskreisen herumspricht.

Prinzipiell ist es also einfach eine Frage der Etikette, von Höflichkeit und Respekt, dass Sie ein Vorstellungsgespräch so früh wie möglich absagen sobald absehbar ist, dass Sie keine Zeit oder kein Interesse mehr haben werden. Mal ehrlich: Würden Sie das umgekehrt nicht auch erwarten und wären sehr verärgert, wenn man Ihre Zeit verschwendet?

So sagen Sie das Vorstellungsgespräch richtig ab

Doch nicht nur das „Ob“ ist entscheidend, sondern auch das „Wie“. Wie bereits erwähnt, sollten Sie das Bewerbungsgespräch auf jeden Fall so früh wie möglich absagen. Haben Sie noch einige Tage Zeit, so können Sie dies schriftlich oder per E-Mail tun. Vergewissern Sie sich aber unbedingt, dass die Nachricht den Empfänger erreicht hat. Bitten Sie um eine kurze Bestätigung der Absage und sollte diese ein bis zwei Tage vor dem Termin für das Vorstellungsgespräch noch nicht eingetroffen sein, rufen Sie an und fragen nach. Haben Sie nicht mehr ausreichend Zeit für eine schriftliche Absage, greifen Sie ebenso persönlich zum Telefon und erklären kurz, dass und weshalb Sie nicht zum Vorstellungsgespräch erscheinen werden.

Die richtigen Gründe nennen

Ja, Sie haben richtig gelesen: Sie sollten bei Ihrer Absage unbedingt auch den Grund nennen. Ansonsten könnte der Eindruck entstehen, Sie haben schlichtweg keine Lust. In der Regel gilt: Ehrlich währt am längsten. Dennoch sollten Sie die Gründe für die Absage eines Vorstellungsgespräches sorgfältig formulieren. Grundsätzlich verhält es sich wie folgt: Eine Absage am Tag des Vorstellungsgespräches wird in der Regel nur aufgrund einer Krankheit toleriert. Allerdings fragt sich dann der Arbeitgeber gewiss, weshalb Sie das Gespräch nicht verschieben, sondern ganz absagen möchten und durchschaut die Notlüge. Bedenken Sie zudem, dass dem Personaler durchaus bewusst ist, dass Sie sich auf mehrere Stellen gleichzeitig beworben haben. Haben Sie also eine Zusage von einem anderen Unternehmen erhalten, so können Sie dies auch ehrlich zugeben. Eine durchaus gute Begründung ist es zudem, wenn Sie zum Beispiel plötzlich befördert wurden oder Ihnen intern eine neue Stelle angeboten wurde, sodass Sie an einem Wechsel des Arbeitgebers momentan nicht mehr interessiert sind.

Lieber eine Notlüge als falsche Gründe

Wir wollen Sie keinesfalls zur Lüge ermutigen, dennoch sollten Sie manche Gründe lieber ein wenig beschönigen als mit der skrupellosen Wahrheit herauszurücken. Dies könnte nämlich Ihren Ruf als Arbeitnehmer nachhaltig beschädigen. Absolute No-Gos als Begründung für die Absage eines Vorstellungsgespräches sind zum Beispiel:

  • Der Arbeitgeber ist für Sie plötzlich uninteressant geworden, weil Sie beispielsweise viel Negatives gehört haben.
  • Sie haben zur gleichen Zeit ein anderes Bewerbungsgespräch für eine Stelle, die Sie mehr interessiert.
  • Sie sagen schlichtweg ohne Nennung eines Grundes ab.

Beispiele für die Formulierung der Absage

Sollten Sie telefonisch absagen, so legen Sie sich den Grund sowie die richtige Formulierung im Voraus zurecht. Wichtig ist auch, dass Sie stets höflich und diplomatisch sind, sich für die Einladung bedanken und eventuell mit einem Verweis verbleiben, dass Sie sich vielleicht zu einem anderen Zeitpunkt wieder bewerben möchten. Wir haben Ihnen als kleine Hilfestellung einige Beispiele zusammengetragen, wie Sie Ihre schriftliche Absage des Vorstellungsgespräches gestalten könnten:

Beispiel 1: Absage wegen Jobzusage

Sehr geehrte Frau XXX,
ich bedanke mich vielmals für die Einladung zum Vorstellungsgespräch in Ihrem Haus. Ich habe mich allerdings mittlerweile für eine andere Stelle entschieden und möchte Ihnen daher mitteilen, dass ich den Termin nicht wahrnehmen werde. Ich entschuldige mich für eventuelle, damit einhergehende Umstände und verbleibe

mit freundlichen Grüßen

Beispiel 2: Termin verschieben wegen Verhinderung

Sehr geehrter Herr XXX,

herzlichen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Ich habe großes Interesse an der Stelle und freue mich bereits sehr darauf, mich persönlich vorstellen zu dürfen. Allerdings muss ich Sie um die Verlegung des Termins bitten, da ich kurzfristig einen wichtigen Geschäftstermin wahrzunehmen habe. Für die Absprache bezüglich eines Alternativtermins bin ich täglich zwischen 10 und 18 Uhr unter der Telefonnummer XXX zu erreichen.

Ich bedanke mich vielmals für Ihr Verständnis und freue mich auf einen zeitnahen Ersatztermin für das Bewerbungsgespräch.

Mit freundlichen Grüßen

Beispiel 3: Termin verschieben wegen Krankheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

vorab ein herzliches Dankeschön für die Einladung zum Vorstellungsgespräch in Ihrem Haus. Leider bin ich kurzfristig erkrankt und kann den Termin deshalb nicht wahrnehmen. Da ich aber immer noch sehr an der Stelle interessiert bin, freue ich mich darauf, mich Ihnen an einem Ersatztermin vorstellen zu können. Laut ärztlicher Bescheinigung sollte ich ab Montag, dem XXX, wieder verfügbar sein. Bitte rufen Sie mich doch unter der Telefonnummer XXX bezüglich eines Ersatztermins an.

Ich bedanke mich für Ihr Verständnis und verbleibe mit freundlichen Grüßen

Grundregeln, wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben möchten

Wie Sie in den Beispielen sehen konnten, gibt es auch viele Gründe, weshalb Sie ein Vorstellungsgespräch zwar nicht ganz absagen, dafür aber verschieben möchten. Wichtig ist auch hier die richtige Formulierung Ihrer Begründung.

Akzeptiert werden in der Regel:No-Gos hingegen sind:
  • eine kurzfristige Erkrankung
  • wichtige private Termine, die nicht verschoben
    werden können
  • Geschäftstermine
  • andere Vorstellungsgespräche
  • Arzttermine
  • Vereinssitzungen oder sonstige Hobbys

 

Verdeutlichen Sie bei der Verschiebung des Termins unbedingt, dass Sie immer noch an der Stelle interessiert sind und schlagen Sie konkret zwei bis drei neue Termine vor. Beachten Sie aber: Ein Vorstellungsgespräch sollten Sie höchstens einmal verschieben. Gehen Sie daher sicher, dass Sie bei Ihren neuen Terminvorschlägen auf keinen Fall verhindert werden.

Beitrag von

Mirijam Franke

Mirijam Franke ist freiberufliche Texterin und Autorin. Die studierte Medienwirtschaftlerin aus Friedrichshafen am schönen Bodensee stieg nach ihrem Abitur bereits im zarten Alter von 18 Jahren als Lektorin in der Industrie ein. Seit Oktober 2014 unterstützt sie unser Team von Arbeits ABC mit Textbeiträgen und Ratgebern rund um die Arbeitswelt.

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