New-Work-Experte und Erfolgsautor Cal Newport weiß, wie wir eine Deep-Work-Phase erreichen – und so erfolgreicher und fokussierter arbeiten; in einer Welt, die voller Ablenkungen steckt.

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Reizüberflutung: Eine abgelenkte, unaufmerksame Welt

Unsere Konzentrationsfähigkeit ist begrenzt. Neurowissenschaftlerin Sabine Kastner (Princeton University) erklärt, warum: Für den menschlichen Organismus, so die Professorin und Forscherin, sei das dauerhafte Aufrechterhalten der Aufmerksamkeit schlichtweg zu beschwerlich. Wenn wir uns konzentrieren, nutzen wir kognitive Ressourcen, die nach einer langen Phase der Konzentration aufgebraucht sind. Schlaf, Ruhe und Erholung sind notwendig, um diese Ressourcen wiederherzustellen.

Man könnte meinen, dass die Herausforderung „Konzentration“ in unserer heutigen Welt voller vibrierender, lauter Smartphones, bunter Displays und den vielen Computerbildschirmen größer geworden ist. Die visuelle und akustische Reizüberflutung sowie die digitale Verfügbarkeit hat den Nachteil, dass wir schneller abgelenkt sind und außerdem nicht richtig abschalten können, um unsere Ressourcen für Konzentrationsphasen aufzuladen. Immer wieder ist auch die Rede davon, dass wir die Fähigkeit der Konzentration langsam verlieren.

Hier kommt Deep Work ins Spiel. Cal Newport, New-Work-Experte und Informatik-Professor, erklärt in seinem US-Bestseller „Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“, wie es gelingen kann, mit den aktuellen Herausforderungen in Sachen Konzentrationsfähigkeit umzugehen – und wie wir mit der Methode Deep Work fokussiert arbeiten.

Definition Deep Work: Tiefgang statt Oberflächlichkeit

Um die Idee des Deep Works zu verstehen, differenziert Newport zwei Modi, in denen wir uns während des Arbeitens befinden können. Ob vor Ort im Büro oder im heimischen Office – vor allem der erste Modus ist den meisten von uns bekannt.

Modus #1: Shallow Work

Wir betreiben Multitasking und befinden uns an fast allen Arbeitstagen im sogenannten Shallow-Work-Modus. Shallow lässt sich mit „oberflächlich“ übersetzen. Das bedeutet, dass wir viele Aufgaben nebenbei erledigen, uns häufiger ablenken lassen durch Anrufe, Nachrichten und E-Mails, die ununterbrochen hereinkommen. In diesem Modus ist es üblich, zwischen mehreren Tätigkeiten zu switchen – und das in kurzen Abständen. Nicht immer gibt es einen Anlass hierfür. Vielmehr handelt es sich um die Art und Routine der Arbeit, wie wir sie heute kennen.

Die Krux: Zwar können wir physisch schnell agieren und switchen deshalb zwischen unterschiedlichen Aufgaben. Aber aus rein kognitiver Sicht sind wir zumindest auf „geistiger Ebene“ nicht in der Lage, allen Aufgaben mit der gleichen hohen Konzentration zu begegnen. Auf diese Weise haben wir auch nicht die Möglichkeit, wirklich in die Tiefe zu gehen und beispielsweise spezielle Fähigkeiten, die wir für eine Aufgabe benötigen, ausreichend zu trainieren oder zu stärken. Wir entwickeln uns nicht weiter; so lautet die Theorie.

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Modus #2: Deep Work

Eine Deep-Work-Phase zu erreichen, ist das oberste Ziel des Konzepts der „tiefen Arbeit“. Tiefgang statt Oberflächlichkeit – auch so könnte man die Idee des Autors beschreiben. Denn Deep Work beschreibt eben jenen erstrebenswerten Zustand, der sich durch eine hohe Konzentration auszeichnet. In diesem Modus beschäftigen wir uns nicht mit mehreren Aufgaben, sondern fokussieren uns nur auf eine. Diese ist entsprechend komplex, weshalb wir unsere ganze Aufmerksamkeit und kognitiven Ressourcen einer Sache widmen und in die Tiefe gehen.

4 goldene Regeln, um eine Deep-Work-Phase zu erreichen

Newport hat ein Set aus mehreren Regeln zusammengestellt, die dabei helfen sollen, mit Tiefgang arbeiten zu können. Damit auch du es schaffst, einen Zustand der höchsten Konzentration zu genießen, solltest du Folgendes verinnerlichen.

Regel #1: Eliminiere Konzentrationsfresser und organisiere dich

Simple Aufgaben sind vor allem eines: einfach. Sie sind schnell erledigt. Deshalb unterschätzen wir sie im Grunde aber auch. Wenn wir andauernd zwischendurch Nachrichten beantworten, weil das „schnell“ erledigt ist, können wir nicht in eine Deep-Work-Phase gelangen; denn diese wird ständig unterbrochen, weshalb wir an der Oberfläche bleiben.

Wenn du eine wichtige Arbeitsphase vor dir hast, solltest du simple Alltagsaufgaben deshalb eliminieren oder sie anders timen. Die richtige Organisation solcher To-dos kann helfen. Nimm dir zum Beispiel 30 Minuten am Morgen oder Nachmittag und nutze sie, um kleinere Aufgaben abzuhaken. Schaltest du den Deep-Work-Modus ein, ist es wichtig, dass du dich wirklich fokussierst. Ob Anrufe, E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten: Die vermeintlichen kleinen Konzentrationsfresser sind jetzt ein Tabu.

Regel #2: Halte dich an Rituale und Routinen

Wir gewöhnen uns schnell an häufiger vorkommende Abläufe, weil unser Gehirn Routinen mag. Rituale und Routinen sind deshalb essenziell, um unsere Konzentration zu stärken. Lege einen bestimmten Ort – ohne Ablenkungen – fest, an den du dich begibst, wenn du dich fokussieren willst. Plane deine Pausen. Und finde heraus, wie lange du dich konzentrieren kannst, um deine Leistungsfähigkeit realistisch einzuschätzen und es mit der Arbeit nicht zu übertreiben. So schaffst du dir eine feste Struktur und Rituale, die helfen, eine Deep-Work-Phase zu erreichen.

Beachte: Bis du eine für dich passende Routine gefunden hast, kann es eine Weile dauern. Denn oft müssen wir etwas forschen, herumprobieren und auch scheitern, bis wir zufrieden sind.

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Regel #3: Lerne deine Langeweile besser kennen – und widersetze dich dem Drang der Ablenkung

Schaffst du es, dich einfach mal zu langweilen, ohne direkt zum Smartphone zu greifen? Newport geht davon aus, dass wir mit schweren, komplexen oder „nervigen“ Aufgaben, die erledigt werden müssen, auch Langeweile verbinden. Wir müssen uns anstrengen. Und wir müssen uns konzentrieren. Weil wir lieber etwas Einfaches machen wollen, lenken wir uns deshalb lieber schnell mit Social Media, Musik, TV oder Internet ab.

Der Autor empfiehlt, dass wir mit dem Gefühl der Langeweile – oder sagen wir, mit dem Gefühl der Anstrengung – einen anderen Umgang finden sollten. Wann immer der Drang aufkommt, zum Handy zu greifen, können wir versuchen, dem zu widerstehen und uns stattdessen mal bewusst zu langweilen. Ohne Ablenkung. Haben wir eine schwierige Aufgabe vor uns, fällt es uns mit der Zeit leichter, uns nicht so schnell von den Ablenkungen verführen zu lassen, um Erleichterung zu verspüren, nur weil wir der Aufgabe entfliehen wollen.

Regel #4: Finde einen bewussten Umgang mit Social Media

Ob LinkedIn, TikTok oder WhatsApp: Die meisten von uns sind tagtäglich mit Social Media beschäftigt. Die Informationen und Beiträge können uns in Sachen Arbeit und Privatleben bereichern, aber manchmal auch ablenken. Deshalb lautet die Regel: Nutze die sozialen Medien bewusst. Vielleicht gibt es Accounts, die du hin und wieder benutzt und auch brauchst, aber auch welche, die du löschen kannst.

Tipp: Du musst nicht alles radikal aus deinem Leben entfernen. Es kann aber durchaus hilfreich sein, dir beispielsweise ein (kostengünstiges) zweites Smartphone zuzulegen, welches du nur für Freizeit, Social Media und „Ablenkungen“ benutzt, während du dein eigentliches Telefon für die Arbeit, E-Mails und Recherche nutzt – und auch das in ausgewählten Zeitfenstern.

Deep Work hat Zukunft

Autor Newport geht davon aus, dass die Fähigkeit, Deep-Work-Methoden anzuwenden, in der Arbeitswelt künftig gefragt sein wird. Als Praxisbeispiel für den Erfolg dieses Konzepts führt er berühmte Vorbilder an, die mit Deep Work in Verbindung gebracht werden, etwa Einstein, J. K. Rowling oder C. G. Jung. Aber auch wissenschaftliche Quellen untermauern seine Arbeit. So gingen demnach beispielsweise 60 Prozent der Arbeitszeit von Wissensarbeitern – also von Beschäftigten, die zum Beispiel im Bereich Forschung, Beratung, Planung oder Wissenschaft arbeiten – auf Shallow Work drauf.

Das ist nicht überraschend, weil viele Unternehmen diese Art des Arbeitens (vielleicht auch unwillentlich) fördern. Schuld daran können beispielsweise offene Büroräume/Großraumbüros sein, die im Grunde die Kommunikation unterstützen sollen. Obwohl gute Absichten das Leitmotiv sind, damit wir beispielsweise die Teamfähigkeit sowie das soziale Miteinander fördern, bringt die Umsetzung Nachteile mit sich. Vor allem die Ablenkung.

Sind solche Konzepte vorhanden, sollte gleichzeitig sichergestellt werden, dass Mitarbeiter immer einen Rückzugsort haben, wenn sie konzentriert an einer Aufgabe arbeiten. Weil wir jedoch in einer Welt voller Ablenkungen leben, wird eben diese Fähigkeit, auch unter diesen doch belastenden Umständen hochkonzentriert seinen Job erledigen zu können, in Zukunft gefragt sein.

Bildnachweis: PeopleImages/istockphoto.com

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