E-Mails sind neben dem Telefon nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel im Beruf. Zwar werden immer mehr der elektronischen Nachrichten nicht mehr klassisch mit dem Computer oder Laptop versendet sowie abgerufen, sondern mehr und mehr mobil via Tablet und Smartphone, doch wird die E-Mail auch in Zukunft eher an Wichtigkeit zunehmen als verlieren.

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Ein Wort am Ende der E-Mail erhöht Antwortrate um 18,2 Prozent

Mit dieser Frage hat sich auch das Unternehmen „Boomerang“ beschäftigt und im Zuge der Nutzung seines Plugins 350.000 E-Mail-Verläufe analysiert. Es kam dabei zu einem erstaunlichen Ergebnis: Viele Menschen legen großen Wert auf die Formulierung der Grußformeln.

Lese-Tipp:Geschäftliche E-Mails: Wie kreativ dürfen Grußformeln sein?

Das ist keineswegs ein Fehler, wie du gleich sehen wirst. Denn für seine Auswertung nahm „Boomerang“ acht verschiedene Grußformeln sowie deren Auswirkungen auf die Antwortrate und -Schnelligkeit genauer unter die Lupe. Das Unternehmen orientiert sich dabei an den acht gängigsten Formulierungen, welche dementsprechend am häufigsten in den 350.000 E-Mail-Verläufen aufzufinden waren. Zu erwähnen sei an dieser Stelle, dass die Analyse vom Englischen ins Deutsche übersetzt wurde. Es handelt sich demnach um folgende vergleichbare Floskeln:

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  1. Danke
  2. Grüße
  3. „Cheers“ (in Deutschland als „Prost“ oder „zum Wohl“ unüblich)
  4. Freundliche Grüße
  5. Danke im Voraus
  6. Vielen Dank
  7. Beste Grüße
  8. Mit freundlichen Grüßen

Die Ergebnisse der Auswertung sind durchaus überraschend:

Grußformel Antwortrate in Prozent
Durchschnitt aller analysierten E-Mail-Verläufe   47,5
Beste Grüße 51,2
Freundliche Grüße   52,9
Grüße 53,5
Mit freundlichen Grüßen   53,9
„Cheers“   54,4
Vielen Dank   57,9
Danke   63,0
Danke im Voraus 65,7

Die Antwortrate der Grußformel „Danke im Voraus“ liegt demnach 18,2 Prozentpunkte über dem Gesamtdurchschnitt. Bei 204 Millionen weltweit versendeten E-Mail pro Minute machen diese gut 18 Prozent einen merklichen Unterschied.

Auswertung wird durch Studienergebnisse gestützt

Wer sich nun beschweren möchte, dass es sich bei der Analyse durch „Boomerang“ nicht um reliable Ergebnisse handelt, sollte einen Blick in die im Jahr 2010 veröffentlichte Studie „A Little Thanks Goes a Long Way: Explaining Why Gratitude Expressions Motivate Prosocial Behavior“ werfen. Adam M. Grant der University of Pennsylvania und Francesca Gino der University of North Carolina at Chapel Hill teilten für ihre Untersuchung 69 Studenten in zwei Gruppen ein.

Diesen ließen sie jeweils eine E-Mail mit der Bitte, ihnen mit einem Anschreiben zu helfen, zukommen. In der Testgruppe beendeten sie ihre E-Mail mit einer Dankesfloskel, in der Kontrollgruppe nicht. Auch hier lautete das überraschende Ergebnis: Die Empfänger der E-Mail mit Dankesfloskel boten doppelt so häufig ihre Hilfe an als jene aus der Kontrollgruppe.

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Fazit: Ein kleines „Danke“ hat noch nie geschadet

Es ist also an der Zeit, Ihre Grußformel durch ein simples „Danke im Voraus“ zu ergänzen oder ersetzen. Ob du den Empfänger damit nicht unter Druck setzt? Vielleicht – doch auf eine ebenso subtile wie wirksame Art und Weise. Und da die Empfänger der Dankesfloskel in der Studie „A Little Thanks Goes a Long Way“ zweimal häufiger ihre Hilfe angeboten haben als die Kontrollgruppe, haben sie das „Danke“ offensichtlich positiv statt negativ aufgefasst. Es ist doch unglaublich spannend, welche Mechanismen im Internet greifen. Höflichkeit hat eben noch nie geschadet.

Bildnachweis: pixelfit/istockphoto.com