Langeweile, wildes Durcheinander oder Kaffeeklatsch? Schluss mit ineffizienten Meetings – mit diesen Tipps.
Eine gute Meetingkultur stellt eines der wichtigsten Instrumente für die erfolgreiche Zusammenarbeit von Teams dar. Funktionieren die Meetings, gehen firmenrelevante Entscheidungen leichter von der Hand und es werden konstruktive Diskussionen gefördert.
Das Problem mit Meetings, wenn kein durchdachtes Konzept dahintersteckt: Häufig sind sie alles – langweilig, hitzig, überflüssig, zu lang. Nur nicht effizient. Ob persönliche Treffen oder virtuelle Calls, hier kommen die wichtigsten Tipps für eure nächsten Meetings.
Maßnahme #1: Teilnehmerzahl begrenzen
Hast du gewusst, dass wir jedes Jahr – nach den Berechnungen des TimeInvest-Meeting Reports 2020 – etwa sechs Wochen unserer Arbeitszeit in Meetings investieren? Das Tragische ist, dass wir mehr als zwei Wochen an für uns unerheblichen Treffen teilnehmen, heißt es im Report weiter.
Für wen ist das nächste Meeting wirklich relevant? Empfohlen wird, die Teilnehmerzahl auf kleinere Gruppen einzuschränken, wobei die Zahl auch von der individuellen Unternehmensgröße abhängig ist.
Meetings mit mehr als 15 Teilnehmern können bereits an den Nerven zerren sowie für unnötigen Diskussionsstoff sorgen, indem Themen und Fragen wiederholt werden, weil nicht jeder alles versteht. Wenn es möglich ist, sollten Versammlungen deshalb in kleineren Team stattfinden, um die Effizienz zu steigern.
Maßnahme #2: Informationen per E-Mail, Diskussionen im Meeting
Die Zeit wird mit Formalitäten verbracht und die wirklich relevanten Punkte gehen unter? Input, welcher aus rein informativen Punkten besteht, sollte immer vorab an die Teilnehmer des Meetings verschickt werden. So spart ihr Zeit, die andernfalls für eine lange Präsentation der Informationen während des Treffens draufgeht. Die Zeit in einem Meeting sollte sinnvoller genutzt werden, etwa, um persönlich diskutieren zu können. So erspart ihr euch auch lange E-Mail-Ketten mit Diskussionsrunden ohne Endpunkt.
Maßnahme #3: Agenda erstellen
Eure Meetings erinnern eher an ein wildes Durcheinander in einem Klassenzimmer? Ohne Agenda läuft nichts. Erstellt eine konkrete Liste mit Gesprächs- und Verhandlungspunkten für das Meeting. Verschickt sie rechtzeitig, mindestens zwei Tage vor dem Treffen, an alle Teilnehmer. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder sich auf das Meeting vorbereiten können und Fragen, Formalitäten sowie Unklarheiten, die sich vor dem Treffen ergeben, bereits im Vorfeld geklärt werden.
Maßnahme #4: „Sonstiges“ von der Liste radieren
„Sonstiges“: Dieser Punkt ist auf vielen Listen zu lesen, sollte im Meeting aber eigentlich nicht stattfinden. Denn er lädt dazu ein, abzuschweifen, das Treffen in die Länge zu ziehen für Themen, die nicht alle Teilnehmer betreffen, und sich so in kleinen Details zu verlieren. Um die Zeitplanung einzuhalten und keine Ineffizienz zu riskieren, sollte der Punkt deshalb strikt gestrichen werden – ohne Ausreden.
Maßnahme #5: Akkurat moderieren
Es wird ein Witz gerissen und schon sind die Teilnehmer mit den Gedanken ganz woanders, die Stimmung lockert sich – und aus dem Arbeitsmeeting wird ein Kaffeeklatsch?
Die Moderation eines Meetings kann die Qualität und Effizienz einer Versammlung beeinflussen. Sie entscheidet darüber, ob der Zeitplan und die Agenda eingehalten werden – quasi der „rote Faden“ jeden Treffens. Wer abschweift, wird von der Moderation wieder zum Thema gelenkt. Es muss übrigens nicht immer der Chef sein, der moderiert, sondern durchaus auch Mitarbeiter, die außerhalb des Meetings andere Aufgaben übernehmen und sich so in eine neue Rolle mit einer anderen Verantwortung herantrauen dürfen.
Maßnahme #6: Pünktlich loslegen
Es wird immer Teilnehmer geben, die chronisch unpünktlich sind. Die Herausforderung für das Team besteht darin, geduldig zu bleiben. Aber auch darin, es mit dem Warten nicht zu übertreiben und die Unzuverlässigkeit fälschlicherweise zu unterstützen. Deshalb gilt: Beginnt pünktlich mit euren Meetings, unabhängig davon, wer fehlt. Andernfalls gewöhnen sich diejenigen, die unpünktlich erscheinen, an den Luxus, nicht zum abgemachten Zeitpunkt erscheinen zu müssen – und das zieht alles in die Länge.
Maßnahme #7: Entscheidungen stets notieren
Nach einigen Tagen oder Wochen werden sich die meisten Meetingteilnehmer nicht mehr an Details, sondern an die groben Entscheidungen erinnern. Konsequenz: Es kommt zu Diskussionen. Wer war für Aufgabe X verantwortlich? Wer sollte sich um Projekt Y kümmern?
Um Missverständnisse und Unklarheiten zu verhindern, sollten Entscheidungen direkt nach dem Fällen festgehalten werden. Wenn ein virtuelles Meeting aufgezeichnet wird, gibt es natürlich die Möglichkeit, sich die Informationen im Nachgang bei Bedarf gezielt herauszusuchen. Zeit sparen könnt ihr aber, indem wichtige Entscheidungen schon während des Treffens protokolliert und im Anschluss an alle Teilnehmer verschickt werden.
Maßnahme #8: Spezifische Bestimmungen für das Verhalten im Meeting festlegen
Bleiben Tablets und Smartphones in der Tasche? Sollen Fragen mitten im Meeting oder am Ende des Meetings besprochen werden? Finden Pausen statt?
Diese und weitere Fragen sollten durch spezielle Regeln für das Meeting, die im Vorfeld festgelegt werden, beantwortet werden. Eine Liste mit Bestimmungen hilft allen Teilnehmern dabei, sich besser zu orientieren. Diese sollte, zusammen mit der Agenda, an die Teammitglieder verschickt werden.
Maßnahme #9: Notwendigkeit eines Meetings abwägen
Ist das kommende Meeting wirklich notwendig – oder gibt es effizientere Wege, um die bisherigen Ergebnisse des Projekts zu kommunizieren? Überlegt euch gut, in welchen Abständen eure Versammlungen stattfinden sollen, um unnötige Treffen zu vermeiden. Sie werden andernfalls zu einem Pflichtmeeting, welches nur noch „routineartig“ wahrgenommen wird.
Klar: Je häufiger kommuniziert wird, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlverläufen und Missverständnissen. Dennoch kommt es manchmal zu inhaltsleeren, sich wiederholenden Meetings, die alles andere als effizient sind.
Maßnahme #10: Monologe und lange Vorträge vermeiden
Ob im Rahmen eines Workshops oder als Entscheidungstreffen: Meetings sind immer dafür da, das Miteinander und die aktive Teilnahme aller zu ermöglichen. Deshalb sollte eine Versammlung nie ausschließlich aus einseitigen Vorträgen bestehen. Das schließt nicht nur Mitglieder aus, sondern führt oft auch zu gähnenden Gesichtern und Langeweile.
Und falls es doch viel zu sagen gibt? Wenn einzelne Meetingteilnehmer untergehen, weil jemand viel zu erzählen hat, gilt es, die leisen Teilnehmer zu aktivieren.
Ein einfaches Beispiel, das hier hilft: „Frau XY, was halten Sie vom letzten Punkt? Welche Gedanken haben sie dazu?“
Maßnahme #11: Zeit begrenzen
Es ist wieder spät geworden? Für viele Teilnehmer ist das ärgerlich: Weil Zeit und auch Arbeitszeit besonders kostbar ist, sollte sie keinesfalls durch ein zu langes Meeting verschwendet werden. Erinnert euch daran, dass Versammlungen nicht nur Effizienz bedeuten können. Sondern auch, dass andere Aufgaben und die eigentliche Arbeit während des Treffens oder Calls wartet. Deshalb hilft es, zeitliche Limits zu setzen – und sich unbedingt an diese, im Interesse aller, zu halten.
Maßnahme #12: Rückmeldungen vom Team einholen
Wie werden Meetings von anderen Teilnehmern wahrgenommen? Wo gibt es Verbesserungspotenzial?
Kritik in Bezug auf die Effizienz eurer Meetings kann dabei helfen, die Bedürfnisse des Teams zu berücksichtigen und neue Lösungen zu finden. Möglich ist es zum Beispiel, virtuelle Meetings, die heute zum Standard geworden sind, gelegentlich durch persönliche Treffen – oder umgekehrt – zu ersetzen. Zudem hilft das Feedback dabei, euch innerhalb des Teams in konstruktiver Kritik zu üben und Meetings künftig so noch produktiver zu gestalten.
Bildnachweis: gorodenkoff/istockphoto.com
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