Wenn Unternehmen wachsen und immer neue Aufgabenfelder entstehen, haben Führungskräfte zwei Möglichkeiten: Entweder sie stellen entsprechendes Personal ein oder sie lagern die Arbeit aus. Letztere Option wird im Fachjargon als Outsourcing bezeichnet und erfreut sich im Zeitalter der Digitalisierung zunehmender Beliebtheit. Outsourcing bedeutet für Unternehmen in erster Linie eines: Das Einsparen von Kosten und Zeit. Welche Vorteile das Auslagern von Personal und Aufgaben noch mit sich bringt, welche Schattenseiten es gibt, welche Bedeutung Outsourcing für Freelancer hat und noch mehr möchten wir Ihnen in diesem Beitrag näherbringen.

Inhalt
1. Definition: Was ist Outsourcing?
2. Verschiedene Formen von Outsourcing
3. Ein Segen für Freelancer
4. Welche Vor- und Nachteile bringt Outsourcing mit sich?
5. Typische Unternehmens-Bereiche, die ausgelagert werden
6. Fehler beim Outsourcing: Was Sie vermeiden sollten
7. Outsourcing ins Ausland: Das müssen Sie wissen

Definition: Was ist Outsourcing?

Im Grunde genommen ist die Unternehmensstrategie Outsourcing sehr schnell erklärt. Es handelt sich hierbei um die Auslagerung von Aufgaben und ganzen Projekten, die zuvor innerhalb des Unternehmens realisiert wurden. Das nun extern beauftragte Unternehmen beziehungsweise die Einzelperson ist Experte auf dem ausgelagerten Gebiet und kann eine dementsprechend hochwertige Arbeit anbieten.

Info: Der Begriff Outsourcing setzt sich aus drei Wort-Komponenten zusammen: outside, resource und using – sprich: Die Nutzung externer Ressourcen.

Wichtig ist, dass im Zuge von Outsourcing immer nur sekundäre Aufgabenfelder ausgelagert werden. Sogenannte Sekundärfunktionen werden benötigt, um das Hauptbusiness eines Unternehmens ausführen zu können beziehungsweise am Laufen zu halten. Was alles zu den klassischen Sekundärfunktionen gehört, soll weiter unten im Text noch einmal genauer beleuchtet werden.

Outsourcing eignet sich nicht nur für große Konzerne, sondern auch KMU. Weiterhin können sich auch Einzelunternehmer, Freelancer und Freiberufler das Auslagern von Aufgabenbereichen zu Nutze machen, um sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können.

Verschiedene Formen von Outsourcing

Was Outsourcing im Allgemeinen bedeutet, wissen wir jetzt. Gehen wir nun noch einen Schritt weiter und in die Tiefe. Die Unternehmensstrategie kann nämlich in verschiedene Formen unterteilt werden.

  • Unternehmensinternes Outsourcing: Vielleicht stutzen Sie beim Lesen dieser beiden Worte. Hatten wir nicht weiter oben geschrieben, dass Outsourcing eine Auslagerung von Aufgaben an externe Unternehmen bedeutet? Ganz recht. Unternehmensinternes Outsourcing bedeutet, dass ein Aufgabenbereich beispielsweise an ein Tochterunternehmen übertragen wird. Weiterhin besteht die Möglichkeit, extra ein neues Unternehmen zu gründen, um das Feld auszulagern. Es ist klar, dass eine solche Praxis vorrangig in großen Betrieben stattfindet.
  • Business Process Outsourcing: Ins Deutsche übersetzt bedeutet diese Form so viel wie Geschäftsprozess-Auslagerung. Das bedeutet, dass ein kompletter Geschäftszweig an Dritte abgegeben wird. Wichtig: Nicht nur die Aufgaben, sondern auch die Kontrolle wird ausgelagert.
  • Knowledge Process Outsourcing: Diese Form des Outsourcings ist besonders kompliziert, wenn sich Unternehmen plötzlich komplexen Aufgaben gegenüber sehen, die überhaupt nichts mit ihrem Kerngeschäft zu tun haben. Bereiche mit einer extrem hohen Komplexität werden dann an entsprechende Spezialisten abgegeben. Handelt es sich hierbei um scharf abgegrenzte Aufgabengebiete, wird das Outsourcing auch als Outtasking bezeichnet.
  • Offshore-Outsourcing: Günstigere Stundensätze bei gleicher (und manchmal sogar besserer Leistung) sorgen dafür, dass viele Unternehmen ihre Aufgaben ins Ausland verlagern. Diese Form von Outsourcing wird Offshore-Outsourcing oder kurz Offshoring genannt.
  • Out-Servicing: Diese sehr spezielle Form der Auslagerung bezieht sich ausschließlich auf den Kundendienst eines Unternehmens. Dieser kann beispielsweise von Callcentern übernommen werden.

Ein Segen für Freelancer

Outsourcing ist ein Verfahren, von dem bestenfalls beide Seiten profitieren: Unternehmen Nummer 1 kann Aufgaben an ein kompetentes Expertenteam abgeben und dabei auch noch Zeit und Geld sparen und Unternehmen Nummer 2 erhält einen (gut bezahlten) Auftrag. Doch nicht nur große Agenturen, sondern auch Einzelunternehmer und Freiberufler – sogenannte Freelancer – profitieren von der Entwicklung des Outsourcings. Sie beziehen darüber nämlich den Großteil ihrer Aufträge und damit auch ihres Einkommens.

Lese-Tipp: Was genau ein Freelancer ist, wie dessen Berufsalltag aussieht und viele weitere Infos zu diesem Thema lesen Sie im Artikel Guide: Arbeiten als Freelancer – Das müssen Sie alles wissen.

Ein weiterer Vorteil für Freelancer ist, dass Sie dank der fortschreitenden Digitalisierung mittlerweile weltweit ortsunabhängig arbeiten und sich als Outsourcing-Dienstleister anbieten können. Jedoch: So schön das auch klingen mag, dieser Vorteil birgt gleichzeitig auch einen Nachteil in sich. Die Digitalisierung treibt nämlich auch den globalen Wettbewerb voran. Das Problem haben wir bereits angesprochen, als es um das Offshore-Outsourcing ging: Die internationale Konkurrenz drückt die Preise nach unten und sorgt dafür, dass Freelancer teilweise für wirklich geringe Löhne arbeiten.

Welche Vor- und Nachteile bringt Outsourcing mit sich?

Sie sehen: Es ist nicht alles Gold, was glänzt. Auch wenn Outsourcing auf den ersten Blick eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten darstellt, ist die Unternehmensstrategie stets auch mit Vorsicht zu genießen. Nachfolgend finden Sie eine ganze Reihe von Vorteilen und Nachteilen, die Ihnen dabei helfen, Outsourcing noch besser einordnen und einschätzen zu können.

Vorteile von OutsourcingNachteile von Outsourcing
Kostensenkung: Experten, die auf ein Gebiet spezialisiert sind, kommen meist billiger an Ware und erarbeiten schneller das gewünschte Ergebnis. Außerdem bedeuten externe Kräfte für Unternehmen Ersparnisse im Hinblick auf Sozialversicherungsausgaben. Unterm Strich kann gesagt werden, dass Outsourcing immer mit einer Kostensenkung einhergeht (oder einhergehen sollte).
Tipp: Ganz allgemein sollte ein Outsourcing-Vorhaben mindestens 20% Kostensenkung bedeuten. Alles andere gilt nicht als lohnenswert.
erhöhter Kommunikationsbedarf: Eine erfolgreiche Auslagerung von Aufgaben lebt von einer einwandfreien Kommunikation. Nur wenn alle Wünsche, Anforderungen und Besonderheiten bis ins kleinste Detail besprochen werden, kann davon ausgegangen werden, dass letztendlich alle Beteiligten zufrieden sind. Das große Problem hierbei ist, dass eine detaillierte und permanente Absprache mit externen Anbietern sehr viel Zeit frisst – Zeit, die eventuell an anderer Stelle fehlen wird.
Steigerung der Qualität: Es liegt auf der Hand, dass die Inanspruchnahme eines Experten immer auch eine Steigerung der Qualität einer Arbeit bedeutet.Abgabe von Kontrolle: Auch wenn es zwischen den Parteien anders kommuniziert wird, bedeutet Outsourcing immer, Kontrolle abzugeben (in unterschiedlichen Maßen).
Zeitersparnis: Während sich interne Mitarbeiter immer noch in die Materie einarbeiten müssten, kann der externe Experte schon (hochwertige) Ergebnisse liefern.Abhängigkeit: Wer Aufgaben in die Hände anderer übergibt, ist zwangsläufig von diesen abhängig. Besonders ärgerlich ist das, wenn die Verträge über mehrere Jahre abgeschlossen wurden und nicht kurzfristig gekündigt werden können.
Steigerung der Effektivität: Indem die Sekundärfunktionen ausgelagert werden, haben Unternehmen die Möglichkeit, sich wieder vermehrt auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Das wiederum geht in der Regel auch mit einer Steigerung der Effektivität und Produktivität einher.mangelhafte Weiterbildungsmöglichkeiten für feste Mitarbeiter: Wenn jede halbwegs komplexe Aufgabe ausgelagert wird, bedeutet dass, dass Mitarbeiter den Kürzeren ziehen. Anstatt diese zu fördern und weiterzubilden, wird dank Outsourcing der „Weg des geringsten Wiederstandes“ gewählt.
Flexibilität: Es gibt Phasen, in denen es sehr gut läuft und Phasen, die als „Saure Gurken-Zeit“ bezeichnet werden können. In letzteren ist es wichtig für Unternehmen, flexibel reagieren zu können. Das funktioniert mit externen Kräften meist besser.Einschrumpfen des Belegschaft: Mangelnde Weiterbildungsmöglichkeiten sind eine Sache, mögliche Kündigungen eine andere. Wenn ein Unternehmen erst einmal Gefallen am Outsourcing gefunden hat, kann das unter Umständen bedeuten, dass Streichungen im internen Team vorgenommen werden.
Verringerung von Risiken: Man kann vor diesem Hintergrund auch sagen, dass Outsourcing ein Stückweit risikosenkend ist. Das macht sich besonders in Krisensituationen bemerkbar.Konkurrenzdenken: Je mehr die Mitarbeiter unter dem Outsourcing leiden, desto größer ist die Gefahr, dass das allgemeine Betriebsklima Schaden nimmt.
schnelles Wachstum: Skalierbarkeit ist eine der wichtigsten Eigenschaften von erfolgversprechenden Start-Ups. Es bedeutet, dass das Unternehmen schnell und kontinuierlich wachsen kann. Outsourcing kann bei diesem Vorhaben durchaus behilflich sein.vertrauliche Einblicke: Je nachdem, welchen Bereich ein Unternehmen auslagert, kann es vorkommen, dass die externen Dienstleister Einblicke in vertrauliche Informationen erhalten. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ist hier unverzichtbar.

 

Die Übersicht zeigt, dass die Vor- und Nachteile vom Outsourcing die Waage halten. Trotzdem wird die Auslagerungsstrategie mehrheitlich positiv wahrgenommen. Das liegt daran, dass die Vorteile offensichtlicher sind. Die Nachteile hingegen werden meist erst deutlich, wenn man länger über das Outsourcing nachdenkt und verschiedene Blickweisen einnimmt.

Unternehmens-Bereiche, die ausgelagert werden

Outsourcing kommt mittlerweile in nahezu allen Bereichen eines Unternehmens zum Einsatz. Das Prinzip lässt sich vielseitig anwenden und ist nicht zuletzt deswegen auch so beliebt. Trotz der allgemeinen Anwendbarkeit gibt es jedoch gewisse Bereiche, die als besonders typisch für Outsourcing gelten. Welche das sind, verrät Ihnen die folgende Auflistung:

  • Kundenservice
  • Informationstechnik
  • Marketing (in all seinen Formen, also beispielsweise auch Social Media und Content-Erstellung)
  • Buchhaltung
  • Grafikdesign / Medienerstellung

Generell kann alles ausgelagert werden, was zu viel Zeit kostet und auch von externen Personen erledigt werden kann.

Fehler beim Outsourcing: Was Sie vermeiden sollten

Wer sich für die Möglichkeit des Auslagerns entscheidet, sollte immer daran denken, dass es auch reichlich Fehler-Potential gibt. Hier gilt vor allem: Vorbereitung ist die halbe (wenn nicht sogar die ganze) Miete. Lesen Sie hier, welche Fehler man beim Outsourcing machen kann:

  • Aufgaben und Bereiche werden nicht klar definiert: Was soll nun alles genau ausgelagert werden? Welche Aufgabe bleibt doch im eigenen Haus? Erfolgreiches Outsourcing lebt davon, klar definiert und von anderen Bereichen abgegrenzt zu werden. Wichtig ist außerdem, ein Ziel zu formulieren und dieses nicht aus den Augen zu verlieren.
  • Risiken werden im Vorfeld nicht ausreichend beleuchtet: Immer wieder kommt es vor, dass sich Unternehmen von den Vorteilen des Auslagerns blenden lassen und blindlings Outsourcing-Verträge abschließen. Was sie dabei vollkommen außer Acht lassen, sind die Risiken und Nachteile, die damit einhergehen.
  • Outsourcing ist unnötig: Weiter oben haben wir es bereits erwähnt – Outsourcing lohnt sich nur dann, wenn mindestens 20 % der anfallenden Kosten gespart werden können. Leider wird immer wieder der Fehler gemacht, dies nicht ausführlich zu prüfen. Die Folge: Das Outsourcing ist unnötig (weil es nicht genug Kosten spart) und wird dadurch zur zusätzlichen Belastung.
  • Absprachen sind nicht genau genug: Nichts ist ärgerlicher, als festzustellen, dass der externe Dienstleister nicht zufriedenstellend arbeitet. Das liegt jedoch nicht immer an diesem, sondern kann auch ein Fehler des Auftraggebers sein. Wenn Absprachen ungenau, fehlerhaft oder gar nicht erst existent sind, sind Probleme vorprogrammiert.
  • Der falsche Dienstleister wird ausgewählt: Manchmal hilft auch die beste Absprache nicht. Wenn der falsche Dienstleister ausgewählt wird – der entweder auf fachlicher oder auch menschlicher Ebene nicht überzeugen kann – dann ist erfolgversprechendes Outsourcing schwierig. Daher gilt: Testen Sie den Freelancer oder die Agentur erst einmal, ehe Sie längerfristige Verträge abschließen.
  • Verträge werden unzureichend ausgearbeitet: Was wird vom Dienstleister übernommen und was nicht? Welche Rechte und Pflichten kommen ihm zuteil? Was passiert im Falle eines Vertragsbruchs? Verträge zwischen den einzelnen Parteien sollten immer mit größter Sorgfalt ausgearbeitet werden. Achten Sie hierbei auch darauf, dass die Abmachungen flexibel sind und sich an die Entwicklungen des Arbeitsmarktes anpassen können.
  • Die eigenen Mitarbeiter werden vernachlässigt: So praktisch es auch sein kann, externe Mitarbeiter zu beschäftigen – als Führungskraft sollten Sie niemals die internen Mitarbeiter vernachlässigen. Wenn diese das Gefühl bekommen, „Angestellte zweiter Wahl“ zu sein, sinken Motivation und Zufriedenheit am Arbeitsplatz rapide.

Outsourcing ins Ausland: Das müssen Sie wissen

Offshore-Outsourcing erfreut sich großer Beliebtheit. Fachkräfte im Ausland sind häufig günstiger als in Deutschland und liefern dennoch ausgezeichnete Arbeit. Vor allem im IT-Bereich ist Offshoring längst zur Gewohnheit geworden. Wer sich hierfür interessiert und die Dienste von ausländischen Experten in Anspruch nehmen will, sollte jedoch die folgenden Punkte kennen.

  • Sprachliche und kulturelle Barrieren: Keine Frage, wer über Offshoring nachdenkt, muss Englisch sprechen können – anders ist eine Kommunikation nämlich nicht möglich. Ihr gebrochenes und eingerostetes Schulenglisch wird Ihnen allerdings nicht weiterhelfen. Ein anderes Problem sind teils große kulturelle Unterschiede, die manchmal als unüberbrückbar eingestuft werden müssen.
  • Zeitverschiebung: Ein Freelancer lebt in Thailand und arbeitet für ein deutsches Unternehmen als Outsource-Dienstleister – dank Digitalisierung ist das kein Problem. Doch was, wenn mal eine Skype-Konferenz ansteht oder eine dringende Frage im Raum steht? In Situationen wie diesen kann die Zeitverschiebung zum Fallstrick werden.
  • Mentalität und Arbeitsmoral: Die Deutschen sind weltweit für ihren Fleiß und ihre Gründlichkeit bekannt. Nicht umsonst gilt „made in Germany“ als international anerkanntes Qualitätssiegel. Es ist allerdings auch kein Geheimnis, dass diese Mentalität und Arbeitsmoral nicht überall auf der Welt präsent ist. Offshore-Outsourcing bedeutet stets, sich dieser Risiko-Komponente auszusetzen.

Wir hoffen, dass Sie nun bestens zum Thema Outsourcing informiert sind. Wenn Sie dennoch offene Fragen haben oder eine Anmerkung machen wollen, können Sie gern einen Kommentar verfassen und darüber Kontakt aufbauen. Der Austausch mit unseren Lesern ist uns sehr wichtig.

2 Kommentare

  1. Charlotte Kleineberg

    Ist es beim Outsourcing sinnvoll erfolgsorientiert abzurechnen oder doch besser einen Festpreis zu vereinbaren?

  2. Jessika Fichtel

    Guten Tag Frau Kleineberg,
    denkbar ist sicherlich beides. Es kommt wohl stets auf den Einzelfall an. Eine Grafik- oder Textleistung sollte man beispielsweise immer zum Festpreis abrechnen. In anderen Bereichen – beispielsweise Social Media – bietet es sich an, (zusätzlich) eine Erfolgsprämie in Aussicht zu stellen. Beim Festpreis wissen beide Seiten auf jeden Fall, woran sie sind.

    Mit freundlichen Grüßen,
    Jessika Fichtel

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