Freelancer sind in nahezu allen Branchen zu finden. Sie gelten als flexibel einsetzbar und hochqualifiziert und sind daher bei der Mehrheit der Unternehmen als externe Fachkräfte gefragt. Doch was genau ist eigentlich ein Freelancer? Was muss man tun oder getan haben, um diesen Titel tragen zu können? Gibt es spezielle Aus- und Weiterbildungen für Freelancer, die eventuell auch gefördert werden? All diese und viele weitere Fragen sollen im folgenden Beitrag umfassend beantwortet werden.

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Inhalt
1. Was ist ein Freelancer?
2. Vorsicht vor der Scheinselbstständigkeit!
3. Was muss ein Freelancer sonst noch beachten?
4. In welchen Bereichen sind Freelancer tätig?
5. Wie kommen Freelancer an Aufträge?
6. Was ist die Arbeit eines Freelancers wert?
7. Wie und wo arbeiten Freelancer?
8. Weiterbildungen für Freelancer – Wer zahlt?
9. Kleine Helferlein für den Freelance-Alltag

Was ist ein Freelancer?

Die deutsche Bezeichnung von Freelancer ist freier Mitarbeiter (nicht Freiberufler, aber dazu weiter unten mehr). Es handelt sich dabei um eine Person, die im Auftrag eines anderen Unternehmens arbeitet, aber nicht fest angestellt, sondern selbstständig ist. Eine solche Auslagerung (englisch: outsourcing) bestimmter Arbeitsfelder ist weit verbreitet in der Arbeitswelt und bringt für alle Beteiligten Vorteile mit sich. Während die Freelancer mehrere Aufträge bearbeiten und damit (zumindest theoretisch) sehr flexibel agieren können, profitieren Unternehmen vom Experten-Status des freien Mitarbeiters, für den sie keine Sozialabgaben einberechnen müssen.

Freelancer können sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende sein. Welche Kategorisierung zutrifft, hängt immer vom Tätigkeitsfeld ab. Wer als Freiberufler arbeitet, übt einen der sogenannten „Katalogberufe“ aus. Hierzu gehören beispielsweise Journalisten, Notare, Ärzte und Anwälte.

Wichtig: Der Begriff Freelancer darf nicht pauschal mit Freiberufler übersetzt werden. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um zwei verschiedene Paar Schuhe – auch wenn viele Freiberufler als Freelancer tätig sind. Andere – zum Beispiel Notare und Ärzte – können jedoch ganz sicher nicht als freie Mitarbeiter bezeichnet werden.

Vorsicht vor der Scheinselbstständigkeit!

Freelancer müssen sich in ihrem Arbeitsalltag verschiedenen Hürden stellen. Eine davon ist die sogenannte Scheinselbstständigkeit. Diese liegt vor, wenn der Freelancer wie ein Angestellter in einem Unternehmen integriert ist, aber dennoch als „Externer“ beziehungsweise „Freier“ arbeitet. In diesem Fall liegt der Verdacht nahe, dass der Auftraggeber durchaus Interesse an einer langfristigen und umfangreichen Zusammenarbeit hat, aber keine Sozialabgaben für einen festeingestellten Mitarbeiter abführen möchte.

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Bei der Feststellung einer Scheinselbstständigkeit spielt auch der Faktor der Abhängigkeit eine große Rolle. Freelancer sollten stets darauf achten, nie von einem einzelnen Auftraggeber abhängig zu sein. Das gelingt am besten, wenn man mehrere Aufträge an Land zieht und diese parallel beziehungsweise abwechselnd bearbeitet. Wird eine Scheinselbstständigkeit aufgedeckt, hat das die folgenden Konsequenzen:

  • Der Auftraggeber muss rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge zahlen
  • Dem Freelancer wird sein Status als Selbstständiger aberkannt

Die Prüfungen einer möglichen Scheinselbstständigkeit haben in den vergangenen Jahren stark zugenommen und wurden auch verschärft. Sie können von verschiedenen Akteuren durchgeführt werden. Diese sind:

  • Das Finanzamt
  • Der Deutsche Rentenversicherungsbund
  • Sozialversicherungen
  • Das Arbeitsgericht

Bei der Prüfung der Scheinselbstständigkeit gilt es, Beweise für die folgenden Aspekte zu finden:

  • Das Freelancer ist für ein einziges Unternehmen tätig
  • Der Freelancer arbeitet fast ausschließlich in den Räumlichkeiten des Unternehmens
  • Der Freelancer beschäftigt keinen Mitarbeiter
  • Der Freelancer generiert 5/6 (oder mehr) seines Umsatzes durch einen Auftraggeber

Hinweis: Die Mehrheit der Freelancer beschäftigt keinen Mitarbeiter. Diese Tatsache allein ist jedoch noch kein Indiz für eine Scheinselbstständigkeit.

Was muss ein Freelancer sonst noch beachten?

Es wurde bereits erwähnt: Um als Freelancer arbeiten zu können, müssen Sie den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:

  • Anmeldung einer Freiberuflichkeit: Sie schicken ein formloses Schreiben ans Finanzamt, in dem Sie angeben, was Sie beruflich machen und bitten um eine Steuernummer. Daraufhin sendet man Ihnen einen kostenlosen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, welchen Sie ausfüllen und mit weiteren angeforderten Unterlagen zurückschicken. Danach können Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit aufnehmen.
  • Anmeldung von einem Gewerbe: Das Gewerbe wird bei örtlichen Gewerbeamt, bei der Industrie- und Handelskammer oder bei der Handwerkskammer angemeldet. Die Kosten, die hierbei entstehen, variieren von Stadt zu Stadt. Der Prozess der Gewerbeanmeldung ist generell etwas komplizierter als die Meldung einer Freiberuflichkeit. Zusätzliche Schritte sind beispielsweise die Wahl einer Geschäftsform und die Eintragung im Handelsregister.

Tipp: Noch mehr zum Thema Freiberuflichkeit und Gewerbe (beispielsweise was genau die Unterschiede sind) finden Sie in diesem Artikel.

In welchen Bereichen sind Freelancer tätig?

Während das Handlungsfeld von Freiberuflern stark begrenzt ist, tummeln sich Freelancer in nahezu jeder Branche. Die freien Mitarbeiter haben es geschafft, sich als wichtiger Baustein im wirtschaftlichen Gefüge zu etablieren und sind demzufolge nicht mehr wegzudenken. Egal, wohin man in der Arbeitswelt schaut, überall sind Freelancer zu finden. Besonders beliebte Branchen für eine Tätigkeit als Freelancer sind:

  • Informationstechnik / Programmierung / Softwareentwicklung
  • Grafik / Gestaltung / Medienerstellung online und offline
  • Texterstellung / Content-Produktion / Journalismus
  • Social Media
  • Suchmaschinenoptimierung
  • Marketing
  • Beratung / Coaching
  • Lektorat / Korrektorat
  • Musik / Kunst
  • Dozenten- / Lehrertätigkeiten
  • Dolmetschen / Übersetzen

Wie kommen Freelancer an Aufträge?

Als Freelancer, der nicht unter den Verdacht der Scheinselbstständigkeit geraten will, ist man quasi permanent auf der Suche nach neuen Aufträgen. Kundenakquise gehört demzufolge zum täglichen Business und darf nie außer Acht gelassen werden. Wie Freelancer an neue Aufträge kommen, ist natürlich von Fall zu Fall unterschiedlich. Die gängigsten Wege sollen hier vorgestellt und auch kurz eingeschätzt werden.

Freelance-Plattformen

Die Zahl der Freelance-Portale im Internet ist riesig. Eine einfache Google-Recherche reicht aus, um etliche Ergebnisse zutage zu fördern. Zu den bekanntesten Plattformen im deutschsprachigen Raum gehören freelance.de, Twago, Projektwerk, Gulp und Freelancer Map. Darüber hinaus gibt es ein umfangreiches Angebot im englischsprachigen beziehungsweise internationalen Bereich – allen voran oDesk (laut eigenen Angaben der größte Vermittler zwischen Freelancern und Auftraggebern weltweit). Generell sollten Sie bei Freelance-Portalen immer zwischen folgenden Punkten unterscheiden:

  • deutschlandweit oder weltweit?
  • branchen-spezifisch oder branchen-übergreifend?

Natürlich gilt: Je gezielter Ihre Suche ist, desto schneller werden Sie wahrscheinlich an einen passenden Auftrag gelangen. Freelancer-Portale sollten jedoch immer mit Vorsicht genossen werden. Gerade weltweit agierende Plattformen werden immer wieder mit der Kritik des Preis-Dumpings konfrontiert. Freelancer müssen sich hier gegen eine unüberschaubare Zahl von Konkurrenten durchsetzen. Viele von ihnen sind bereit, die gleiche Arbeit für sehr viel weniger Geld zu erledigen. Nicht selten arbeiten freie Mitarbeiter, die ihre Aufträge über diverse Portale generieren, unter dem Mindestlohn-Niveau.

Soziale Netzwerke

Facebook, Twitter, Xing, LinkedIn und Co. bieten zahlreiche Auftrags-Möglichkeiten für Freelancer – wenn diese wissen, wie sie die sozialen Netzwerke nutzen müssen. Generell gilt: Halten Sie Ausschau nach entsprechenden Gruppen und verfolgen Sie dort regelmäßig die Job-Angebote. Darüber hinaus sollten Sie die unterschiedlichen Kanäle immer auch als Präsentationsplattform Ihrer Arbeit nutzen und dadurch potentielle Kunden auf sich aufmerksam machen. Das funktioniert in einigen Branchen (beispielsweise Grafik oder Texterstellung) besser als in anderen (wie zum Beispiel Informationstechnik).

Die Kundenakquise über soziale Netzwerke ist zeitaufwändig. Nicht immer trägt sie gleich Früchte. Das kann natürlich demotivieren. Lassen Sie sich dennoch nicht von Ihrem Ziel abbringen und bleiben Sie am Ball. Wer sich gut präsentiert und vernetzt, kann hierüber durchaus gute Aufträge an Land ziehen.

Empfehlungen / Mundpropaganda

In Zeiten der Digitalisierung ist es fast schon nostalgisch, zu behaupten, dass die „gute alte“ Mundpropaganda noch immer Gold wert ist. Das Prinzip ist simpel: Ein Freelancer, der gute Arbeit abliefert und auch menschlich überzeugen konnte (unkomplizierte Kommunikation etc.), der wird weiterempfohlen. Diese Form der Kundenakquise kostet Sie weder Zeit noch Geld. Es sollte daher immer in Ihrem Interesse sein, auf einem gleichbleibend hohen Niveau zu arbeiten und damit die Mundpropaganda anzukurbeln.

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Eigene Homepage

Wer sich dazu entschließt, als Freelancer zu arbeiten, der sollte unbedingt eine eigene Homepage einrichten. Diese gibt nicht nur Auskunft darüber, wie man Sie erreicht, sondern auch, was zu Ihren Kernkompetenzen gehört. In vielen Branchen bietet es sich außerdem an, Referenzen zu nennen und ein paar Arbeitsproben zur Verfügung zu stellen. Dadurch können sich Interessierte ein erstes Bild von Ihrer Arbeit machen und abschätzen, ob eine Kooperation lohnenswert ist oder nicht.
Tipp: Ihre bisherigen Kunden waren sehr zufrieden mit Ihrer Freelance-Arbeit? Dann lassen Sie sie doch auf Ihrer Homepage „zu Wort kommen“. Kurze Bewertungsstatements, die durch Name, Bild und Unternehmen authentisiert werden, können durchaus Einfluss auf die Entscheidung eines potentiellen Auftraggebers haben.

Networking-Events

Ähnlich wie bei den Empfehlungen gilt es auch bei den Networking-Events mit Personen in Kontakt zu treten und sich positiv darzustellen. Business-Events (die bestenfalls auch noch auf Ihre Branche zugeschnitten sind) sind eine hervorragende Möglichkeit, mit Ihrer Arbeit an die Öffentlichkeit zu treten.

Wichtig ist, dass Sie solche Events nicht als Verkaufsveranstaltung betrachten. Es geht hier darum, ins Gespräch zu kommen und sich vorzustellen. Wenn Sie hie und da eine Visitenkarte verteilen können, ist das großartig. Die Akquise sollte in diesem Umfeld jedoch immer passiv erfolgen und nicht auf Platz 1 der Prioritäten-Liste stehen. Wer locker und unverkrampft an die Sache herangeht, hinterlässt meist den besten und vor allem einen bleibenden Eindruck und wird später gern kontaktiert.

Was ist die Arbeit eines Freelancers wert?

Eines der wohl am heißesten diskutierten Themen rund um die Tätigkeit als Freelancer ist ihre Honorierung. Oder anders formuliert: Was ist die Arbeit von einem Freelancer wert und wie kann dieser eine angemessene Bezahlung berechnen?

Sie ahnen es wahrscheinlich schon: Diese Frage kann selbstverständlich nicht pauschalisiert beantwortet werden. Beim Freelancer-Honorar kommt es ganz allgemein auf zwei Faktoren an:

  • In welcher Branche arbeitet der Freelancer?
  • Wie viele Jahre Berufserfahrung kann der Freelancer aufweisen?

Generell gilt: Verkaufen Sie sich nie unter Wert. Unternehmen greifen auf Freelancer zurück, weil es sich hierbei um Experten handelt. Scheuen Sie sich nicht davor, sich für Ihre Facharbeit entsprechend bezahlen zu lassen. Hinzukommt außerdem, dass Freelancer zwar oft ähnlich wie Angestellte arbeiten, im Gegensatz zu diesen jedoch selbst für diverse Sozialbeiträge, Versicherungen, Reisekosten usw. aufkommen müssen. Ein Stundenlohn, der sich auf Mindestlohn-Niveau oder knapp darüber befindet, ist rein rechnerisch also absolut undenkbar. Stattdessen ist es empfehlenswert, folgendermaßen vorzugehen:

  • Recherchieren Sie, was eine angestellte Person in Ihrem Tätigkeitsfeld verdient
  • Listen Sie genau auf, welche zusätzlichen Ausgaben Sie haben
  • Schlagen Sie diese auf das „Angestellten-Gehalt“
  • Denken Sie immer auch an Rücklagen für Steuerzahlungen, Altersvorsorge etc.

Tipp: Eine Faustregel besagt, dass der Stundensatz mindestens 1,5 mal so hoch sein sollte wie der Stundenlohn eines Angestellten in einem vergleichbaren Aufgabenfeld.

Als Freelancer sollten Sie sich immer mehrere Sätze (beispielsweise Stunden-, Tages- oder gar Wochensätze) überlegen. In einigen Branchen ist es außerdem üblich, pauschal beziehungsweise projektweise abzurechnen. Wenn Sie als Freelancer im Text-Bereich arbeiten, sollten Sie sich Gedanken über einen Wortpreis machen.

Tipp: In Deutschland wird äußerst ungern über Gehälter gesprochen. Das gilt für Angestellte genauso wie für selbstständige Freelancer. Dennoch kann ein offenes Gespräch mit „Gleichgesinnten“ behilflich dabei sein, einen realistischen Gegenwert für die eigene Arbeit zu finden. Die große Schwierigkeit besteht darin, einen Freelancer aus der gleichen Branche zu finden, der offen über seinen Verdienst spricht.

Wie und wo arbeiten Freelancer?

Wer als Freelancer für mehrere Auftraggeber arbeitet, ist sein eigener Herr. Das heißt, dass man in der Regel selbst bestimmen kann, wann, wo und wie man arbeitet. Die Mehrheit der Freelancer genießt diese Freiheit, indem sie verschiedene Arbeitsmodelle testet. Hierzu gehören beispielsweise:

Freelancer, die ortsunabhängig arbeiten können und dies auch regelmäßig tun, werden häufig auch als digitale Nomaden bezeichnet. Das stereotype Bild eines Digitalnomaden zeigt einen jungen Menschen mit braun gebrannter Haut, der an einem tropischen Strand sitzt, einen Cocktail schlürft und dabei mühelos, fast schon nebenbei arbeitet. Freilich handelt es sich hierbei um die Traumvorstellung vieler. Ein paar schaffen es jedoch wirklich, so zu leben und zu arbeiten.

Laut der Freelancer-Plattform Twago leben die meisten Freelancer Europas in Madrid – dicht gefolgt von Berlin auf Platz 2. Die spanische Metropole Barcelona hat es auf den dritten Rang geschafft. Interessant ist auch, dass es noch zwei weitere deutsche Städte in die internationale Top 15 des Rankings geschafft haben. Hierbei handelt es sich um Hamburg und Köln. Allgemein kann gesagt werden, dass Europa nach wie vor ein Hotspot für Freelancer ist. Doch Lateinamerika und Asien holen auf.

Weiterbildungen für Freelancer – Wer zahlt?

Die Arbeitswelt befindet sich in einem stetigen Wandel. Das spüren nicht nur die großen Unternehmen, sondern auch Freelancer. Wer hier stets auf dem neuesten Stand der Dinge sein will, tut gut daran, regelmäßig Weiter- und Fortbildungen zu besuchen. Diese frischen bestehendes Wissen auf und vermitteln neues.

Leider muss gesagt werden, dass Freelancer im Vergleich zu Angestellten im Nachteil sind, wenn es um das Thema Weiterbildung geht. Während angestellte Arbeitnehmer diese in der Regel vom Unternehmen finanziert bekommen, müssen Freelancer oft in die eigene (Geschäfts-)Kasse greifen. Es gibt allerdings auch Möglichkeiten, sich auf kommunaler oder gar bundesweiten Ebene fördern zu lassen.

Hierfür muss zunächst ein Antrag gestellt werden, der sich ausschließlich auf fachlich relevante Fortbildungen beziehen darf. Wurde der Antrag abgesegnet, darf sich der Freelancer immerhin darüber freuen, dass ihm 30 Prozent der Kosten abgenommen werden.

Hinweis: Welche Förderprogramme für Sie in Frage kommen, finden Sie am besten durch eine individuelle Recherche heraus. Hier alle Bundesländer und Branchen darzustellen, würde den Rahmen des Artikels schlichtweg sprengen.

Kleine Helferlein für den Freelance-Alltag

Der berufliche Alltag eines Freelancers kann an dieser Stelle sicher nicht pauschal beschrieben werden. Jeder, der als freier Mitarbeiter arbeitet, weiß, dass kein Tag wie der andere ist und immer wieder etwas Neues für Überraschungen und Umstrukturierung sorgen kann. Auftragskoordination, Abarbeiten der to-do-Listen, Kunden-Gespräche, Buchhaltung… Da einen kühlen Kopf zu bewahren, ist nicht immer ganz einfach. Zum Glück ist das World Wide Web voll von kleinen technischen Helferlein, die die Arbeit des Freelancers erleichtern können. Ein paar davon sollen nachfolgend vorgestellt werden.

Selbstmanagement

Einige nennen es Zeitmanagement, andere Selbstmanagement (weil man die Zeit schlecht managen kann). Egal, welcher Begriff Ihnen lieber ist, die folgenden Tools helfen dabei, das Optimale aus Ihrem Arbeitsalltag herauszuholen.

Evernote ist sowohl als Smartphone-App als auch als Desktop-Anwendung erhältlich. Das Programm ist die perfekte Wahl, um Gedanken, Ideen und to-dos schnell und unkompliziert festzuhalten. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Notizen in Notizbüchern zu bündeln und somit zu sortieren.

Als Freelancer sollten Sie stets up to date auf Ihrem Gebiet sein. Das bedeutet: Lesen, lesen, lesen. Leider verlocken interessante Fachartikel und Blogs immer schnell dazu, die eigentliche Arbeit liegen zu lassen. Wer interessante Beiträge nicht sofort lesen kann, sie aber trotzdem abspeichern will, nutzt dazu am besten die App Pocket, eine Art Lesezeichen-Funktion fürs Smartphone, die auch mit einem Browser-Plugin verknüpft werden kann.

Der wohl größte Feind des Freelancers ist die Ablenkung. Das Problem: Sie wartet an jeder Ecke. Smartphone, Musik und das Treiben auf der Straße sind nur drei von unzähligen Ablenkungsfallen, die es zu eliminieren gilt. Im Fall Smartphone lautet die Lösung Forest – eine App, die Sie durch das Pflanzen eines virtuellen Baums von der Nutzung abhält. Einfach und genial.

Wussten Sie, dass Ihnen (gute) Gewohnheiten dabei helfen können, Ziele zu erreichen? Prozesse, die täglich gleich ablaufen, unterstützen uns dabei, fokussiert und vor allem strukturiert zu arbeiten. Eine Anwendung, die Ihnen hierbei behilflich sein kann, trägt den Namen Goal Tracker.

Haben Sie eine Ahnung, wie viel Zeit pro Tag Sie mit der Nutzung Ihres Smartphones verschwenden? Die App Quality Time verrät es Ihnen – und zeigt genau auf, welche Anwendung der größte Zeitfresser ist. Einem ganz ähnlichen Prinzip folgt die Browser-Anwendung RescueTime.

Für Freelancer gehört es fast schon zum guten Ton, einen eigenen Blog zu betreiben. Wer diesen oder die eigene Homepage im Allgemeinen gern flexibel vom Smartphone aus bearbeiten möchte, sollte sich unbedingt die App von WordPress installieren. Diese bietet zahlreiche komfortable Features und ermöglicht es (mit etwas Übung), komplette Blogposts online zu stellen. Generell ist die Anwendung gut, um kleine Tippfehler schnell auszumerzen.

Auftragsmanagement

Je komplexer und/oder größer ein Auftrag ist, desto wichtiger ist es, sich ganz genau mit seinem Auftraggeber abzusprechen und immer wieder nach dessen Wünschen und Vorstellungen zu fragen. Sie ahnen es wahrscheinlich schon, dass dieser Bereich wie dafür gemacht ist, diverse Helferlein einzusetzen.

Mit Trello haben Sie eine wirklich einfache und rudimentäre Lösung der Projektplanung. Die App und Browser-Software weist eine übersichtliche Anzahl an Features auf und ist gerade deswegen so beliebt bei ihren Nutzern.

Etwas umfangreicher geht es bei Podio zu. Hier hat der Nutzer die Möglichkeit, verschiedene Apps zu installieren und somit das Programm nach den eigenen, individuellen Wünschen einzurichten.

Die Absprachen mit dem Kunden erfolgen ausschließlich telefonisch oder via Mail und Sie benötigen einfach nur ein Programm zum Datentausch? Dann empfehlen wir Ihnen Dropbox. Der Dienst eignet sich, um verschiedene Ordner anzulegen und diese in Link-Form an bestimmte Personen zu schicken. Noch praktischer ist die Funktion, einen Ordner mit mehreren Nutzern zu teilen. Dadurch hat jeder Zugriff auf die Dokumente und kann diese bearbeiten, verschieben, umbenennen, löschen usw.

Kommunikation

Als Freelancer werden Sie viele Mails schreiben – sehr viele. Kommunikationsmittel Nummer 2 ist das Telefon. Dahinter gibt es jedoch noch eine ganz Reihe anderer Kommunikationskanäle, die durchaus interessant für Sie sein könnten.

Skype gehört zu den Urgesteinen im Internet. Das Programm ist eine Mischung aus Instant Messenger und Video-Dienst und damit perfekt für den Einsatz im Business. Vor allem die Konferenz-Funktion wird von vielen Freelancern geschätzt.

Wer ein reines Chat-Programm sucht, sollte sich Slack einmal genauer anschauen. Das Tool gehört zu den Newcomern auf der Bühne des World Wide Web und ist daher noch recht unbekannt. Bei Slack haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Themen-Kanäle anzulegen. Diese Form der Kommunikation ist perfekt, wenn Sie gemeinsam mit anderen Freelancern im Team an einem großen Projekt arbeiten.

Haben Sie Fragen zum Thema Freelancer-Dasein oder Anregungen, die wir im Beitrag ergänzen können? Immer her damit, wir freuen uns auf Ihre Kommentare.

(Bildernachweis © marioav – Fotolia.com)