Die Deadline platzt, es gibt Probleme beim Projekt XY oder du hast einen wichtigen Kunden verloren? So bringst du deinem Boss schlechte Nachrichten bei – clever, bedacht und auf den Punkt.
Verbrannte Schafe, ein zusammengestürztes Haus, erschlagene Rinder und der Verlust der eigenen Gesundheit: Im Alten Testament muss Prophet „Hiob“ einige Schicksalsschläge ertragen. Deshalb reden wir heute von „Hiobsbotschaft“, wenn wir eine schlechte Nachricht überbringen müssen.
Ob bad news, Hiobsbotschaft oder Katastrophe: Wie auch immer du schlechte Nachrichten nennen magst, besonders schlimm fühlt es sich an, diese dem eigenen Chef überbringen zu müssen.
Studie zeigt: Erst die gute Nachricht, dann die schlechte
Die Angst davor, einem Vorgesetzten schlechte Nachrichten mitzuteilen, kann groß sein. Leider ist dies aber Teil unseres Jobs. Das war die schlechte Nachricht.
Die gute Nachricht: Es gibt Wege, eine Hiobsbotschaft zu überbringen, unseren Leidensdruck dabei aber so gering wie möglich zu halten.
Soeben hast du erst die schlechte Nachricht und danach die gute gelesen.
Optimal ist diese Vorgehensweise nicht. Das sagt zumindest einer Studie aus Riverside von der University of California von den Wissenschaftlerinnen Kate Sweeny und Angela Legg gehen. Die Psychologinnen haben nach insgesamt drei Untersuchungen festgestellt, dass uns eine schlechte Nachricht eher verfolgt, wenn sie zuerst genannt wird.
Probanden, die im Experiment zuerst die gute Nachricht bekamen, zeigten sich im Vergleich – trotz der danach folgenden schlechten Nachricht – motiviert. Mit einem Misserfolg konnten sie besser umgehen und eine Lehre aus der Situation ziehen.
So oder so: Unabhängig davon, wie wir beginnen, ist die Furcht vor dem ersten Schritt in Richtung des Chefbüros groß.
Woher kommt die Furcht?
Musst du eine schlechte Nachricht überbringen, wirst du dich möglicherweise aufgrund von Folgendem davor fürchten:
- Ungewissheit bzw. Unberechenbarkeit: Du weißt nicht, wie dein Chef auf deine Nachricht reagieren wird und malst dir das Worst-Case-Szenario aus.
- Schuldangst: Du fürchtest dich davor, dass dein Boss die Schuld für ein Missgeschick bei dir suchen wird – obwohl du nur Überbringer von zum Beispiel einer Teamnachricht bist.
- Scham: Du trägst tatsächlich die Verantwortung für einen Fehler, der dir jedoch unangenehm ist.
- Harmoniebedürfnis: Du scheust dich generell vor Konflikten und bevorzugst es, lieber auf der harmonischen Ebene zu bleiben.
- Erinnerung an bereits Erlebtes und Trigger: Du fürchtest dich, weil du in deinem früheren Job schon einmal eine Hiobsbotschaft überbringen und negativ Reaktionen oder Konsequenzen einstecken musstest.
Schlechte Nachricht in wenige Schritten souverän überbringen
Auch wenn wir damit hadern, Probleme, Missgeschicke und schlechte Nachrichten offen anzusprechen, gilt es, diese möglichst zeitnah aus der Welt zu schaffen. Das nimmt dir einerseits die schlaflosen Nächte. Andererseits solltest du deinen Vorgesetzten nicht die Chance nehmen, Probleme anzugehen, die das Unternehmen betreffen.
Es sind nur wenige Schritte notwendig, um schlechte Nachrichten souverän zu kommunizieren:
Schritt 1: Mache dir bewusst, was passiert ist
Schweißnasse Hände, roter Kopf, Herzklopfen: Dein Kopf drückt sofort auf den Knopf „Panik“, wenn ein Missgeschick passiert. Ein Deal mit einem wichtigen Kunden ist geplatzt, du verzweifelst an einem technischen Problem oder du hast einen wichtigen Termin verpasst – und nun müssen andere die Konsequenzen tragen.
Identifiziere das Problem: Werde dir im ersten Schritt darüber bewusst, was die schlechte Nachricht ist und wie „schlimm“ sie tatsächlich ist. Handelt es sich ein Problem, das du kurzfristig beheben kannst oder betrifft es mehrere Teammitglieder?
Schritt 2: Beschreibe das Problem sachlich und auf den Punkt
Suche dir einen ruhigen Moment aus, um deinen Chef aufzusuchen. Wichtig ist, dass du die Situation nicht zwischen Tür und Angel besprichst. Schildere nun das Problem – möglichst sachlich, auf den Punkt und ohne große Rechtfertigungen, welche den Kern des Problems verfehlen. Versetze dich in seine oder ihre Lage.
Damit dein Chef die Informationen gut verarbeiten kann, ist dieser Schritt besonders wichtig. Denn: Wird die Story zu lang und ausschweifend, strapazierst du die Geduld deines Bosses zusätzlich.
Möchtest du nach der Empfehlung der Psychologinnen Legg und Sweeny gehen, teile zuerst eine gute Nachricht mit. Das stimmt deinen Chef möglicherweise etwas positiv und du fällst nicht mit der Tür ins Haus.
Denke jedoch daran: Ausschmücken solltest du hier nichts. Benenne das Problem.
Merke dir: Zeit für „zusätzliche“ Gedanken hast du hinterher immer noch. Denn in erster Linie geht es beim Überbringen einer schlechten Nachricht im beruflichen Umfeld nicht darum, das eigene Gewissen zu erleichtern. Sondern um die Möglichkeit, eine schnelle Lösung zu finden, falls ernste Konsequenzen für das Unternehmen oder ein Projekt drohen.
Schritt 3: Erwähne die Auswirkungen, die deinen Chef direkt betreffen
Die Konsequenzen für dich persönlich sind dir und auch deinem Chef bewusst. Beim Überbringen einer schlechten Nachricht geht es deshalb darum, die Auswirkungen für diejenigen mitzuteilen, die sonst beteiligt sind. Das sind möglicherweise Teammitglieder, Kollegen und dein Chef. Sprich deshalb offen an, womit dein Umfeld bzw. dein Chef zu rechnen hat: Wird ein Termin platzen, eine Präsentation fehlen oder wird dein Boss gar die nächste Geschäftsreise verschieben müssen?
Schritt 4: Präsentiere eine Lösung
Du kennst es vielleicht: Viele von uns teilen dem Chef die schlechte Nachricht mit und warten artig auf einen Lösungsvorschlag, die Vorwürfe, eine Strafe oder eine Erlösung.
Warte nicht darauf. Mache dir vorab Gedanken über praktische Lösungen und biete diese – kurz und bündig zusammengefasst – an. Frage dann, ob du näher auf Vorschlag A oder B eingehen sollst.
Zeige dich vor allem einsichtig und proaktiv, wenn die Verantwortung für ein Missgeschick bei dir liegt. Das wird dein Chef dir anrechnen – und du gehst entspannter und reinen Gewissens in die Situation, weil du nichts zu verbergen hast.
Schritt 5: Gehe in die Praxis über
Du hast eine Lösung vorgeschlagen, dein Chef ist einverstanden und du hast das Problem hinter dich gebracht?
Noch nicht ganz: Wenn du eine schlechte Nachricht erfolgreich überbracht hast, gehst du danach in die Umsetzung über. Damit dein Boss dir in Zukunft vertrauen kann, gilt es, sich an Abmachungen zu halten und zu zeigen, dass du es ernst meinst. Kümmere dich deshalb zeitnah um die praktische Umsetzung.
Ein wichtiger Tipp zum Schluss
Um die Situation souverän zu meistern, solltest du eine Sache wissen: Unangenehme Situationen, Konflikte und Misserfolge sind ein wichtiger Teil deiner Karriere. Auch wenn du dich vor der Reaktion deines Chefs fürchtest, gilt es, „Schreckensnachrichten“ dennoch zu überbringen.
Dein Benefit: Du wirst mutiger, selbstbewusster und sammelst Pluspunkte für deine Offenheit sowie dein Verantwortungsbewusstsein.
Bildnachweis: Orbon Alija/istockphoto.com
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