Gerade unerfahrene Selbstständige tappen immer wieder in die „Umsatzsteuer-Falle“ und gehen aufgrund der unerwartet hohen Nachzahlungen pleite. Was es damit auf sich hat und wie du das verhindern kannst, möchten wir dir verraten.

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Viele Selbstständige verzetteln sich im „Finanzwirrwarr“

Allein das Wort Existenzgründung klingt in den Ohren vieler Deutscher äußerst bedrohlich. Tatsächlich leben wir leider in einem eher „selbstständigen unfreundlichen“ Land. Der Papierkram sowie die finanziellen Hürden sind zu Beginn einer Selbstständigkeit hoch. Es fehlt oftmals an kompetenter Hilfe durch die Finanzämter oder einen Steuerberater und so fühlen sich viele Gründer in dieser schwierigen Zeit alleingelassen und überfordert. Sie müssen sich Tag für Tag mit Papierkram, Gewerbeanmeldungen, Notarterminen, Verträge, Versicherungen und Finanzen herumschlagen – um nur einige Punkte auf der To-Do-Liste zu nennen.

Dabei gleicht keine Existenzgründung der anderen. Die Größe des Unternehmens, die finanziellen Ressourcen, die Branche & Co sind stets individuell unterschiedlich und ziehen andere gesetzliche Regelungen nach sich. Doch eines haben vom Freiberufler bis zum Gründer einer börsennotierten AG alle Selbstständigen gemeinsam: Sie müssen mit ihren Finanzen haushalten, um eine Insolvenz kurz- sowie langfristig abwenden zu können. Der falsche Umgang mit den Finanzen wird jedem Selbstständigen nämlich früher oder später beruflich das Genick brechen. Aber welche Fallen lauern in diesem „Finanzwirrwarr“?

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Die Umsatzsteuer ist ein sogenannter „durchlaufender Posten“

Ein Grundproblem stellt für viele unerfahrene Selbstständige die Umsatzsteuer dar. Es handelt sich dabei um einen sogenannten „durchlaufenden Posten“ in deiner Buchhaltung. Das bedeutet: Die Umsatzsteuer beschreibt

Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt.

(Quelle: Umsatzsteuergesetz)

Der Selbstständige fungiert demnach als Treuhänder für die Umsatzsteuer. Sie „gehört“ ihm nicht und wird nicht als steuerpflichtiges Entgelt gebucht. In einfachen Worten ausgedrückt, ist die Umsatzsteuer als nicht „dein Geld“, sondern du musst diese später an das Finanzamt weiterleiten. Leider ist das vielen Gründern nicht bewusst oder sie verlieren schlichtweg den Überblick und geben die Umsatzsteuer dadurch ganz oder teilweise aus.

Welche Problematik ergibt sich aus der Umsatzsteuer?

Ziehen wir der Einfachheit halber einen „Solo-Selbstständigen“ – sei es ein Freiberufler oder ein Gewerbetreibender – sprich einen Selbstständigen ohne Angestellte, Geschäftspartner & Co heran. Sagen wir, er stellt für seine Arbeit seinem Kunden 100,- Euro in Rechnung. Er muss auf diesen Betrag, vorausgesetzt er erfüllt die Bedingungen, 19 Prozent Umsatzsteuer aufschlagen. Er weist in der Rechnung also den Nettobetrag von 100,- Euro sowie die Umsatzsteuer von 19,- Euro aus und stellt dem Kunden als Bruttobetrag 119,- Euro in Rechnung. Diese 19,- Euro Umsatzsteuer „gehören“ ihm aber schlussendlich nicht, sondern diese streicht das Finanzamt nach spätestens einem Jahr ein.

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Die Umsatzsteuer darf der Selbstständige nur „behalten“, wenn er selbst Leistungen oder Waren einkauft und dafür Umsatzsteuer bezahlt. Er kann diese als Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerlast abziehen. Doch darum soll es heute nicht gehen. Viel wichtiger an dieser Stelle ist: Viele Selbstständige gehen davon aus, dass sie frei über die eingenommene Umsatzsteuer verfügen können – oder sie verlieren schlichtweg den Überblick und geben zu viel Geld aus. Wenn sich dann das Finanzamt meldet und die Umsatzsteuer einziehen möchte, ist nicht mehr genug auf dem Konto übrig und du landest in den roten Zahlen oder schlimmstenfalls sogar in der Insolvenz.

Lösung

Um den Überblick zu behalten und die steuerpflichtigen Entgelte von der Umsatzsteuer zu unterscheiden, brauchen die Betroffene ein hohes Maß an Disziplin. Sie müssten in der Theorie jeden Geldeingang auf dem Konto aufsplitten und die Umsatzsteuer zurücklegen, beispielsweise auf einem Tagesgeldkonto. Mit wachsender Größe des Unternehmens und zunehmender Anzahl der Rechnungen sowie Konten wird das aber immer schwieriger. Dieses Problem haben auch die Gründer von Kontist erkannt und die erste Bank eröffnet, welche auf die speziellen Belange von Selbstständigen ausgerichtet ist – unter anderem eben die Problematik mit der Umsatzsteuer.

Selbstständige können bei Kontist schnell ein kostenloses sowie papierlose Geschäftskonto eröffnen, welche sie dabei unterstützt, den Überblick über ihre Finanzen und damit auch über die Umsatzsteuerschuld zu behalten. Ziel der innovativen Bank ist es also, Gründern und Selbstständigen eine einfache Übersicht über ihre Finanzen bereitzustellen. Du siehst nicht nur den insgesamten Kontostand, sondern auf einen Blick auch

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  • wie viel Umsatzsteuer du davon noch abführen musst,
  • mit welchem Einkommensteuerbetrag du in etwa zu rechnen hast und dementsprechend
  • welche Summe dir wirklich „gehört“ – über welchen Geldbetrag du also frei verfügen kannst, sei es für berufliche oder private Belange.

Und da unsere Welt bekanntlich immer mobiler und digitaler wird, gibt es Kontist natürlich auch als App zum kostenlosen Download. So können die Nutzer ihre Bankgeschäfte bequem online mit einem mobilen Endgerät tätigen oder vor Investitionen und Einkäufen noch einmal kurz auf dem Smartphone den Finanzstatus sowie die Umsatzsteuer checken.

Woher weißt du, wie viel Umsatzsteuer du zahlen musst?

Als Freiberufler musst du zusätzlich zur Umsatzsteuer nämlich auch Einkommensteuer bezahlen. Als Gewerbetreibender kommt zu diesen zwei Steuerarten noch die Gewerbesteuer hinzu. Nur ein Bruchteil deiner Einnahmen gehört dementsprechend wirklich dir und muss nicht später an das Finanzamt abgeführt werden. Aber als wäre das nicht kompliziert genug, gibt es auch Ausnahmefälle, in welchen du keine oder nur sieben Prozent Umsatzsteuer zahlen musst, anstelle der üblichen 19 Prozent:

  • Kleinunternehmer, deren Einkommen im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich weniger als 50.000 Euro beträgt, können von der sogenannten „Kleinunternehmerregelung“ Gebrauch machen und sind dann nicht Umsatzsteuerpflichtig.
  • In Deutschland gibt es zudem Waren und Dienstleistungen mit der ermäßigten Umsatzsteuer von 7% (Lebensmittel, Kulturgüter sowie Dienstleistungen, die vor allem in den Bereich der Freiberufler fallen).
  • Nicht umsatzsteuerpflichtig sind unter Umständen Einnahmen aus dem Ausland. Je nach Zielland wird die Umsatzsteuer dann vom Kunden selbst abgeführt und nicht an dich „weitergeleitet“ (Reverse-Charge-Verfahren).

Du siehst: Alles in allem ist auch die Sache mit der Umsatzsteuer in Deutschland gewohnt kompliziert und undurchsichtig. Klar, dass da viele Selbstständige schnell den Überblick verlieren und selbst Steuerberater haben immer wieder Schwierigkeiten mit der Abgrenzung der unterschiedlichen Umsatzsteuerregelungen. Dabei setzen die meisten Selbstständigen bewusst auf die Unterstützung durch einen Steuerberater, der die Formalitäten übernimmt. Du als Selbstständiger erhältst anschließend vom Finanzamt eine Benachrichtigung über deine Umsatzsteuerschuld sowie deren Fälligkeitsdatum. Nur die wenigsten Gründer erledigen ihre Buchhaltung selbst.

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Bildnachweis: Pixabay License Freie kommerzielle Nutzung Kein Bildnachweis nötig

Anne und Fred von arbeits-abc.de
Foto: Julia Funke

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