Das Arbeitschaos wächst dir über den Kopf und deine To-do-Liste gedeiht fröhlich vor sich hin. Abhilfe schafft jetzt die Eisenhower-Methode.
Wer kennt es nicht? Vor lauter Überforderung und Zeitdruck fühlst du dich wie gelähmt. Entweder sitzt du gerade ratlos auf deinem Bürostuhl und starrst die Wand an. Oder du hämmerst, wie aus einer Schockstarre erwacht, plötzlich fleißig auf deine Tastatur ein, schickst hier noch eine E-Mail ab, recherchierst da noch eine Idee und erledigst ganz nebenbei ein Telefonat.
Vielen Menschen in der heutigen Arbeitswelt geht es so. Sie fühlen sich gestresst und gehetzt; an der Zahl sind es mindestens über 50 Prozent, so das Ergebnis der früheren Befragung DGB-Index Gute Arbeit 2018.
Was dir jetzt hilft, ist ein cleveres Prinzip, um deine Aufgaben optimal, aber unkompliziert zu organisieren. Auf den 34. Präsidenten der USA, Dwight D. Eisenhower, soll heute ein Klassiker unter den Zeitmanagement-Tools zurückzuführen sein: das Eisenhower-Prinzip.
Er hätte zwei Arten von Problemen, heißt es im berühmten Zitat von Eisenhower, welches sich auf einen Uni-Professor beziehen soll: die dringenden sowie die wichtigen. Dabei seien die dringenden nicht wichtig – und die wichtigen seien nie dringend. Hieraus hat sich das heute so bekannte Modell „Eisenhower-Matrix“ ergeben. Ob der Präsident die Methode selbst genutzt hat? Das ist nicht belegt.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Zwei einfache Kriterien, die in Relation gesetzt werden und denen wir tagtäglich begegnen, bestimmen darüber, wann, ob und von wem Aufgaben erledigt werden:
1. Dringlichkeit (dringend/nicht dringend): Wenn du eine Aufgabe zu erledigen hast, die einer Deadline unterliegt, sie also zu einem bestimmten Termin fertig sein muss, wird sie als „dringend“ bezeichnet.
Hier siehst du einige Beispiele für dringende Aufgaben:
- Du musst ein undichtes Fenster reparieren, bevor der Winter kommt.
- Du musst einen Antrag bei der Behörde einreichen, weil die Frist bald verstreicht.
- Du musst eine Kundenanfrage in Angriff nehmen, weil der Kunde sonst zur Konkurrenz abwandert.
2. Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig): Wenn du eine Aufgabe zu erledigen hast, die wegen einer fehlenden Deadline zwar nicht sofort angepackt werden muss, dir aber bei deinen langfristigen Zielen hilft, ist sie „wichtig“.
Hier kommen einige Beispiele für wichtige To-dos:
- Du möchtest ein Coaching oder ein Seminar buchen, um dich weiterzuentwickeln.
- Du möchtest frische Ideen für zukünftige Arbeitsprojekte recherchieren.
- Du möchtest deine Wohnung endlich nach deinen eigenen Wünschen gestalten, nachdem du spontan eingezogen bist und wenig Zeit für die Einrichtung hattest.
In diese vier Kategorien (A, B, C, D), die wir im Folgenden näher ausführen, unterteilen sich die Aufgaben:
A-Aufgaben: Wichtige und dringliche Aufgaben ? sofort selbst erledigen
B-Aufgaben: Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben ? terminieren und erledigen
C-Aufgaben: Nicht wichtige, aber dringliche Aufgaben ? abgeben; delegieren
D-Aufgaben: Keine wichtigen und keine dringlichen Aufgaben ? verwerfen
A-Aufgaben: Wichtige und dringliche Aufgaben
Sogenannte A-Aufgaben gehören ganz nach oben auf deine Prioritätenliste. Sie sind am dringendsten, aber auch am wichtigsten für dich. Es handelt sich also um To-dos, etwa um Arbeitsprojekte, die du schon in wenigen Tagen (oder Wochen) beenden wirst, weil die Zeit drängt und es sich auch um ein für dich bedeutendes Projekt handelt. Diese Art von Aufgaben erledigst du selbst – und das am besten sofort, ohne sie weiter aufzuschieben.
Es muss nicht immer ein „Arbeitsprojekt“ sein: Manchmal finden dringende und wichtige Punkte auf persönlicher Ebene statt. Demnach kann es zum Beispiel eine akute Krise sein, die unbedingt behoben werden muss. Das kann der Streit mit dem Partner, aber auch ein Problem mit einem Kunden sein.
B-Aufgaben: Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben
Persönliche Ziele, aber auch Zeit mit der Familie oder mit dem Partner – das alles hat zwar keine „Deadline“. Dafür sind diese To-dos aber besonders wichtig für uns, weil sie auf unsere langfristige Zufriedenheit abzielen. „Abhaken“ können wir diese Aufgaben also nicht immer, und das ist sicher auch nicht das Ziel dieser speziellen Kategorie. Und doch gehören sie zu den wichtigen B-Aufgaben, die große Priorität bei uns genießen und sich zumeist wiederholen. Deshalb ist es wichtig, auch diese To-dos immer wieder zu terminieren und sie wahrzunehmen.
Übrigens: Die B-Kategorie mit unseren langfristigen Zielen ist auch essenziell, um nicht im Arbeitstrott zu versinken und sich daran zu erinnern, dass hinter den kleinen Schritten, die wir machen, auch große Pläne, Sehnsüchte und Wünsche stecken. Vergiss also nicht, dich nicht nur an dringenden Terminen mit Zeitdruck zu erinnern. Sondern auch an die Aufgaben, die dich persönlich erfüllen.
C-Aufgaben: Nicht wichtige, aber dringliche Aufgaben
Es gibt E-Mails, die beantwortet werden müssen, welche du aber auch an die Support-Abteilung weiterleiten könntest? Oder euer gemeinsamer Kleiderschrank versinkt gerade in Chaos, sodass ihr jeden Morgen etwas spät dran seid, weil ihr eure Socken nicht gefunden habt? In der Kategorie C befinden sich Aufgaben, die zeitnah erledigt werden müssen, aber eher „Routinekram“ sind, den wir gerne mal abgeben können – oder der auch mal an uns abgegeben wird.
Hier ist echtes Teamworkt gefragt. Wenn du dazu neigen solltest, alle Aufgaben gerne selbst zu erledigen, auch wenn sie nicht immer in deinen Zuständigkeitsbereich fallen, kann dir diese Kategorie besonders dabei helfen, einfach mal loszulassen. Es geht beispielsweise darum, um Hilfe zu bitten oder auch Unterstützung anzunehmen, wenn sie dir angeboten wird. Denn nicht jede Aufgabe auf deiner Liste wirst du erledigen können, ohne auszubrennen.
D: Keine wichtigen und keine dringlichen Aufgaben
Dann gibt es noch diese eine letzte Kategorie, die erstaunlich einfach ist: D-Aufgaben sind Aufgaben, die im Prinzip überflüssig sind. Wir legen sie uns häufig vor, um uns zum Beispiel von den eigentlich wichtigen Aufgaben abzulenken. Manchmal neigen wir auch zu D-Aufgaben, um etwas zu perfektionieren. Die Frage ist nur: Muss es wirklich eine andere Schriftart sein? Ist der Small Talk gerade so wichtig, dass wir diesen in die Länge ziehen?
Für die Kategorie D gilt meist nur eine Regel: Alles, was nicht wichtig und auch nicht dringend ist, kannst du von deiner Liste streichen.
Was muss ich bei der Eisenhower-Methode beachten?
Berücksichtige, dass das Eisenhower-Prinzip zwar auf den ersten Blick nicht unbedingt mit den besonders modernen Tools des Zeitmanagements kompatibel ist, weil diese häufig mehr Wert darauf legen, dass B-Aufgaben (persönliche Ziele) wichtiger sind als dringliche Aufgaben. Es geht aber nicht ausschließlich darum, es 1:1 zu übernehmen. Sondern um die Möglichkeit, es als Basis für eine zeitgemäße Interpretation zu nutzen – und zwar so, dass es zu deinen ganz persönlichen Prioritäten passt, ohne wichtige Termine aus den Augen zu verlieren.
Das Eisenhower-Prinzip ist deshalb besonders für die Entwicklung einer Prioritätenliste geeignet, um herauszufinden, was auf deiner To-do-Liste steht, was du davon selbst (in naher Zukunft) erledigen möchtest, was du an andere abgeben kannst – und vor allem, was du getrost von der Liste streichen kannst, um dich stattdessen auszuruhen.
Übrigens: Lass dich von den vielen Zeitmanagement-Tools, die heute bekannt sind, nicht verwirren. Es kommen immer wieder neue Methoden hinzu, die aber nicht alle für jeden funktionieren können. Wichtig ist, dass du am Ball bleibst, bis du ein für dich passendes System entwickelst, das im Arbeitsalltag funktioniert und dich entlastest.
Unser Praxistipp für dich
Unser persönlicher Tipp für dich, um die Eisenhower-Methode in deinen Alltag zu integrieren: Visualisiere die ABCD-Matrix und setze sie an eine klar sichtbare Stelle. Du kannst dir das Prinzip mit den für dich wichtigen und dringlichen Aufgaben an deine Pinnwand hängen, an die Kühlschranktür kleben oder auf deinem Tisch positionieren. Wenn das Chaos wieder aufkommt, erinnerst du dich ganz einfach an deine Prioritätenliste, die du dir für solche Momente zurechtgelegt hast.
