Eine Eliminierung von Ablenkungen ist nur möglich, wenn sie bekannt sind. Laut Microsoft ist folgender Produktivitätskiller am Arbeitsplatz für Mitarbeiter das größte Problem.
Was Mitarbeiter ablenkt, schadet dem Unternehmen. Die Produktivität sinkt; der Fokus verrutscht. Und doch soll die wichtigste Ablenkung laut des Jahresberichts des Work Trend Index von Microsoft fester Bestandteil des Arbeitsalltags von Mitarbeitern und Führungskräften sein: Es sind die ineffizienten Meetings.
31.000 Arbeitnehmer wurden weltweit befragt. Fast 70 Prozent der Umfrageteilnehmer hätten nicht genügend Zeit, um sich ununterbrochen auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren zu können.
Es verwundert wenig, denn die hohe, manchmal ungefilterte Flut an Informationen, die mit regelmäßigen Meetings einhergeht, ist für den „gewöhnlichen Menschenverstand“ keine, die postwendend verarbeitet werden kann. Die konkreten Probleme auf einen Blick:
- 58 Prozent finden die Herausforderung, ein Brainstorming in einem virtuellen Treffen abzuhalten, zu groß.
- 57 Prozent haben angegeben, dass es kompliziert ist, sich beim späteren Hinzustoßen zum Meeting auf den neuesten Stand zu bringen.
- 55 Prozent der Mitarbeiter geben an, dass nach Ende der Treffen nicht ganz deutlich wird, was die kommenden Pläne und Schritte sind.
Warum hat der Meeting-Wahnsinn zugenommen?
Meetings haben ihre Daseinsberechtigung, mehr noch: Sie sind essenziell. Regelmäßige Besprechungen sowie Feedback sind Teil einer gesunden, produktiven Kommunikationskultur und geben Raum für den so dringend notwendigen Austausch im Team.
Doch die Art und Häufigkeit der Meetings sind ausschlaggebend. Es sollen nicht nur ineffiziente, sondern schlichtweg zu viele Meetings sein, denen Mitarbeiter eines Unternehmens ausgesetzt sind. Während vor allem Manager den größten Teil ihres Arbeitstages im Meeting-Marathon verbringen, müssen auch die restlichen Mitarbeiter eines Unternehmens mittlerweile immer häufiger zu Treffen erscheinen, die teilweise überflüssig sind.
Schuld an der Tatsache, dass Unternehmen und ihre Mitarbeiter mehr Meetings als je zuvor abhalten, soll auch die Pandemie und die damit einhergehenden Homeoffice-Regelungen, aber auch die generelle Flexibilisierung der Arbeitswelt sein. Die klassische „Anwesenheitskultur“ hat kurzfristige Besprechungen und Begegnungen im Arbeitsalltag unkomplizierter möglich gemacht. Diese entfallen.
Weil Teams immer selbstständiger arbeiten, sind Meetings zudem ein Weg, sich up to date zu halten, fällt das klassische Arbeiten „von oben nach unten“ doch immer häufiger weg, wo Vorgaben bisher klar geregelt werden konnten.
Was sind die Folgen und Auswirkungen haben ineffiziente Meetings?
Der Arbeitsalltag von Berufstätigen wird heute ohnehin von Unterbrechungen dominiert: Eingehen E-Mails, die beantwortet werden müssen, Nachrichten und Calls, die warten, die Vermischung von Privatem und Beruflichem; Work-Life-Blending gilt noch als Herausforderung. Die Folgen:
1. Produktivität sinkt:
Landen Mitarbeiter immer wieder in unfruchtbaren Meetings, sind diese nicht nur unwirtschaftlich für Unternehmen, sondern auch ein wahrer Killer für das Produktivitätsniveau von Angestellten. Sie sind unkonzentriert, schneller abgelenkt und schaffen es immer seltener, sich über einen längeren Zeitraum nur einer wichtigen Aufgabe zu widmen, die oft einer höheren Konzentration bedürfen.
Fun-Fakt: Studien zeigen, dass es im Schnitt 23 Minuten dauert, bis wir uns nach einer Ablenkung wieder voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren können.
2. Reizüberflutung führt zu Erschöpfung:
Ständige Unterbrechungen im eigentlichen Arbeitsalltag gehen häufig mit einer visuellen und akustischen Reizüberflutung einher. Zum Problem gehören vor allem der Input, aber auch die Vorgehensweise bei Teamtreffen, die zum Beispiel online stattfinden. Denn oft werden nicht nur zu viele Mitarbeiter eingeladen, sondern fast ungebeten und von der eigentlichen Agenda abweichend Informationen geteilt, die kaum bis schwer zu verarbeiten sind.
Eine der Folgen ist die chronische Erschöpfung von Mitarbeitern, die ihr Arbeitspensum nicht schaffen. Der Dauerstress laugt sie aus und führt zu häufigeren Fehltagen aufgrund von mentalem Stress. Es ist auch der Leistungs- und Erwartungsdruck, der von Unternehmen ausgeht, der dazu führt, dass Arbeitnehmer nicht nur bei Meeting anwesend sein wollen (oder müssen) – sondern auch, dass diese unrealistische Erwartungen an sich selbst stellen.
3. Motivation nimmt ab:
Dass es in Deutschland ein Motivationsproblem gibt, zeigt die Realität der Arbeitswelt. Immer mehr Berufstätige sind aktiv auf der Suche nach neuen Arbeitgebern, sehnen sich nach mehr Work-Life-Balance. Ineffiziente Meetings, die Mitarbeiter immer wieder daran erinnern, wie demotivierend und frustrierend der Arbeitsalltag sein kann, sind hierbei keine Hilfe.
Im Gegenteil: Je häufiger Mitarbeiter zu Treffen erscheinen, die sie mit wenig Sinnhaftigkeit verbinden und für die sie gar abgestraft werden, wenn sie nicht erscheinen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die intrinsische Motivation der Betroffenen ebenfalls leidet. Junge Nachwuchstalente geben „sinnvolle Arbeit“ oft als wichtigen Beweggrund an, um sich für einen Arbeitgeber zu entscheiden.
4. Arbeitsunzufriedenheit steigt:
Werden ineffiziente Meetings zum Störfaktor im Job, können sie auch die allgemeine Arbeitszufriedenheit von Mitarbeitern führen und auslösen, dass diese zum Beispiel innerlich kündigen, wenn der Antrieb, die Kraft und die Nerven fehlen, um das Arbeitspensum zu stemmen, die Meeting-Pflicht wahrzunehmen und zugleich Bestleistungen zu erbringen.
Anders als früher ist die Arbeitszufriedenheit heute mindestens so wichtig – und manchmal sogar wichtiger – als ein monetärer Anreiz, um als Arbeitnehmer an einem Unternehmen festzuhalten.
Der Trend der asynchronen Kommunikation steigt, birgt jedoch Gefahren
Weil die Arbeitswelt zunehmend hybrider wird, sollen vor allem asynchrone Kommunikationsmethoden helfen, den Austausch von Informationen zu bewerkstelligen und Mitarbeiter so zu entlasten. Die Pflicht, anwesend zu sein, entfällt – und damit auch der Druck, permanent verfügbar, online und erreichbar zu sein.
Ob und wie Tools wie Slack oder Microsoft Teams zum Einsatz kommen und wie die Kommunikation hierdurch effizienter wird, probieren Unternehmen, seit es Remote-Teams gibt, aus. Aber auch hier tun sich Herausforderungen auf, weil der Einsatz der Tools zum Beispiel dazu führt, dass Entscheidungen nicht ganz so schnell wie in synchronen, klassischen Meetings getroffen werden können. Ausnahmen bestätigen, wie in vielen Fällen, die Regel.
Zudem steigt die Gefahr, dass asynchroner Content nicht auf der Prioritätenliste von Mitarbeitern landet – denn er wird zur Option; zu einem geteilten Inhalt, der möglicherweise nur überflogen wird. Können Besprechungen zudem nicht als Face-to-face-Kommunikation realisiert werden, steigt womöglich auch die Gefahr der Entfremdung und dass Missverständnisse entstehen, weil das „menschliche“ und damit eine stabile Vertrauensbasis fehlen.
Wie können (virtuelle) Meetings produktiver und effizienter werden?
Der Einsatz von synchronen oder asynchronen Kommunikationsmitteln hängt vom jeweiligen Fall ab: Während es bei kleineren Ankündigungen und Updates ausreicht, auf eine E-Mail zu setzen, gehören größere Entscheidungen, die gemeinsam getroffen werden müssen und Input sowie Expertise bedürfen, in ein „echtes“ Meeting. Denn manchmal ist die klassische Kommunikation von Angesicht zu Angesicht unabdingbar.
Auch hier kommt es vor allem auf die Gestaltung an. Die Auswahl der Teammitglieder kann ausschlaggebend sein, denn selten wird die Frage gestellt, ob die Anwesenheit aller sinnvoll und notwendig ist. Je kleiner die Teams, desto effizienter kann ein Meeting – ohne jedoch zu generalisieren – ausfallen. Klare Strukturierungen und eine Agenda, die Gewissheit gibt, sind ein Muss.
Das Wichtigste jedoch: Unternehmen müssen abwägen, wann eine Meeting-Alternative als Kollaborationsmöglichkeit realistisch und sinnvoll ist – und wann eine persönliche Besprechung Sinn ergibt. Es existiert nicht nur die eine oder andere Methode. Remote Work setzt auf eine ausbalancierte Mischung von klassischen und modernen Kommunikationstools, um die Produktivität von Mitarbeitern nicht zu gefährden, sondern zu fördern.
Nachgefragt: Wie kann man deiner Meinung nach die Anzahl ineffizienter Meetings im Arbeitsalltag reduzieren, ohne die Qualität der Kommunikation und des Austauschs untereinander zu beeinträchtigen?
Bild: skynesher/istockphoto.com
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