Meeting-Wahnsinn: Wie der Besprechungsmarathon Führungskräfte zermürbt

23 Stunden pro Woche: So viel Zeit verbringen Führungskräfte laut Forschungsergebnissen durchschnittlich in Besprechungen. Manager leiden unter dem Meeting-Wahnsinn.

Massenhafte, ineffiziente Meetings sind teure Zeitfresser. Dennoch finden sie täglich statt. Vor allem unter der Beteiligung von Führungskräften, welche Besprechungen einberufen oder an ihnen teilnehmen. Auch wenn sie dazu dienen sollen, gemeinsame Lösungen für bestehende Probleme zu finden, sich auf den neuesten Stand zu bringen und Prozesse zu optimieren, sind sie nicht selten einfach nur eines: unproduktive Luftnummern.

Organisationspsychologin Constance Noonan Hadley sowie die beiden Forscher Leslie A. Perlow und Eunice Eun von der Harvard Business School betonen, dass Häufigkeit und Dauer von Besprechungen zugenommen haben. Rund 23 Stunden die Woche verbringen Manager demnach nur in Meetings. Die Wissenschaftler („Stop the Meeting Madness“) haben mehr als 180 Manager befragt. Es zeichnet sich ein klares Bild ab:

• 71 Prozent der befragten Manager finden, dass ihre Meetings insgesamt ineffizient sind.
• 65 Prozent empfinden Meetings als eine Art Hindernis, weil die Besprechungen sie von der eigenen Arbeit abhalten.
• Der Umfrage nach werden bei Meetings viele Chancen vergeben, die Verbindung innerhalb des Teams zu stärken.

Ineffizienz kann für Unternehmen teuer enden

Hinzu kommt der wirtschaftliche Aspekt. Meetings fressen nicht nur Zeit, sondern auch Geld. So hat Dr. Steven Rogelberg, welcher Psychologie und Organisationswissenschaften an der University of North Caroline lehrt, in seinen Forschungen herausgefunden, dass unproduktive Treffen in großen Unternehmen mit über 100 Mitarbeitern Kosten in Millionenhöhe verursachen.

Zudem verschlechtere sich die Kommunikation innerhalb des Teams, wenn ineffiziente Meetings stattfinden. Und damit passiert das Gegenteil von dem, was Unternehmen sich eigentlich erhoffen: ein produktives Miteinander und eine bessere Stimmung, um gemeinsame Ziele erfolgreich zu erreichen. Stattdessen kommt es nach schlechten, unproduktiven Besprechungen erst einmal zu Gesprächen und Nörgeleien mit anderen Kollegen; die Motivation leidet. Die Produktivität sinkt.

Es gibt aber nicht nur schlechte Nachrichten: Führungskräfte und Teams können ihre Treffen mit der Hilfe von einigen wesentlichen Veränderungen effektiver gestalten, Zeit und Geld sparen sowie die allgemeine Zufriedenheit verbessern. Die Wissenschaftler Hadley, Perlow und Eun liefern einige Hinweise. Das Umdenken erspart Managern, die ohnehin unter Zeitdruck leiden, die unnötigen Kopfschmerzen, die sie wegen des Meeting-Wahnsinns erleben. Und auch Mitarbeiter freuen sich über eine verbesserte Meeting-Kultur.

Schon gewusst? Die 2-Pizza-Regel von Amazon

Amazon-Chef Jeff Bezos soll für seine Meeting-Kultur berühmt sein. Die Methoden klingen auf den ersten Blick etwas antik. Aber sie sind besonders wirkungsvoll: Es gibt keine PowerPoints. Stattdessen setzt das Unternehmen in seinen Meetings auf sechsseitige Dokumente, die jeder Teilnehmer während des Meetings für 20 bis 30 Minuten eigenständig studiert, bevor die Punkte besprochen werden. Die Teilnehmerzahl wird stark begrenzt. Hier greift die „2-Pizza-Regel“: Wenn zwei Pizzen bestellt werden, dürfen nur so viele Teilnehmer im Raum vorhanden sein, dass diese von den genannten zwei Pizzen satt werden.

Meetings effizienter gestalten & Meeting-Wahnsinn stoppen

Manager können sich selbst helfen und den Stress in Bezug auf unproduktive Meetings reduzieren, indem sie ihre Meeting-Kultur hinterfragen und die Bedürfnisse ihres Teams berücksichtigen. Die Forscher weisen im Zusammenhang mit ihren Untersuchungen darauf hin, dass es zwei Arten von ineffizienten Meetings gibt, auf die sie unter den Umfrageteilnehmern getroffen sind:

1. Meetings, welche die Zeit von Einzelpersonen verschwenden.
2. Meetings, welche auf Kosten der Gruppenzeit stattfinden.

Der erste Punkt bezieht sich auf die Art von Besprechungen, die qualitativ hochwertig und deshalb aus Gruppensicht besonders wertvoll sind. Die Frequenz ist jedoch hoch, sodass die massenhaften Besprechungen dazu führen, dass die individuelle Arbeitszeit der Teilnehmer verlorengeht. Sie nehmen zwar an den Treffen teil, leiden aber gleichzeitig unter Zeitmangel und Stress, der es nicht zulässt, eigene Arbeitsaufgaben in Ruhe zu erledigen.

Der zweite Punkt bezieht sich auf eine Meeting-Kultur, die nur wenige Besprechungen vorsieht. Der Vorteil ist, dass der einzelne Mitarbeiter genügend Zeit für seine eigentliche Arbeit – oder die Arbeit, die außerhalb der Treffen stattfindet – findet. Der große Nachteil aber zeigt sich in der gemeinsamen Gruppenarbeit. Ca. 16 Prozent der Manager, die befragt worden sind, kennen diese Situation aus ihrem eigenen Unternehmen: Das Teamgefühl ist insgesamt schwächer.

Folgende Maßnahmen helfen:

Schritt 1: Situation bewerten

Auch die erfahrensten Manager sind sich einer Sache oft nicht bewusst: Sie berufen Meetings ein, wissen aber nicht, wie Mitarbeiter zur Meeting-Kultur des Unternehmens stehen. Besprechungen sind essenziell – keine Frage. Es wird jedoch empfohlen, Daten und Eindrücke zu sammeln, um die aktuelle Situation zu bewerten und zu erfahren, woran es nach Ansicht des Teams hapert. Dies geschieht beispielsweise in Form von:

• Interviews
• Umfragen
• gemeinsamen Diskussionen

Wurde die Art und Frequenz der Meetings bisher nicht hinterfragt, bedeutet es nicht, dass es auch in Zukunft so weiter laufen muss. Denn häufig herrscht eine große Unzufriedenheit, die kollektiv jedoch nicht zum Vorschein kommt. Viel zu wenig Zeit für eigene Manageraufgaben, irrelevante Teilnahmen von Teammitgliedern an Besprechungen, weil der Chef das ganze Team ins Meeting mitschleppt, monotone und lange Vorträge. Das sind nur einige Faktoren, die auf beiden Seiten, auf Manager- und Mitarbeiterseite, für Stress auf und Frustration sorgen.

Schritt 2: Gemeinsame Maßnahmen planen

Nachdem Manager wissen, wo der Schuh drückt und sie einen Eindruck davon gewinnen konnten, was verkehrt läuft, sitzt der Schock zunächst vielleicht etwas tief. Eventuell wird die eigene Art, ein Team zu managen, kritisiert. Dieser Kritikpunkt gesellt sich zu dem Leidensdruck, den leitende Manager verspüren, wenn sie über ihren eigenen Meeting-Wahnsinn nachdenken.

Der Schritt ist jedoch wichtig, um nun einen gemeinsamen Plan für die kommenden Besprechungen auszuarbeiten. Wichtig ist vor allem, die Besprechungszeiten zu begrenzen, auf die Teilnehmerrelevanz und -zahl zu achten und jedes Meeting durchdacht zu strukturieren.

Beispiele für die konkrete Umsetzung (Eignung der Ideen kann je nach Unternehmen variieren):

• Gruppengrößen überdenken und im besten Fall verkleinern
• akute Entscheidungen (als Manager) selbst treffen oder Aufgaben delegieren; Krisen-Notfallplan für Meetings in Akutfällen erarbeiten
• besprechungsfreie Tage einplanen, die für die Arbeit „außerhalb“ von Meetings da ist
• feste Agenda planen und rechtzeitig (nicht eine Stunde vorher) an alle Teilnehmer versenden
• Sitzungsregeln festlegen und strikt auf die Einhaltung achten – denn die eigene Zeit und die der Mitarbeiter ist kostbar

Schritt 3: Veränderungen beobachten

Alle Veränderungen bedürfen einer Begleitung sowie einer regelmäßigen Analyse, um zu schauen, ob sie wirken. Sie sollten deshalb messbar und/oder ersichtlich sein. Vor allem folgende Punkte sollten genauer unter die Lupe genommen werden, um Erfolge zu messen oder die Veränderungsbemühungen in Bezug auf die Meeting-Kultur zu überdenken:

• Produktivität von Managern und Mitarbeitern
• Mitarbeiterzufriedenheit
• allgemeine Arbeitsatmosphäre
• konkrete Arbeitsergebnisse (Kundengewinne, Verkaufszahlen, Umsätze)

Übrigens: Gerade in Krisenzeiten sind entscheidungsfreudige Manager gefragt, die einem Meeting-Wahnsinn entgegenwirken. Sie wissen, dass ihre eigene Zeit wertvoll ist und schätzen auch die Zeit ihrer Mitarbeiter. Deshalb gilt es, Entscheidungen fair zu treffen, Prioritäten zu setzen, auf Politik, Grübeleien sowie Machtgehabe zu verzichten – und stattdessen mehr Zeit für Arbeit außerhalb von Besprechungen zu gewinnen.

Bildnachweis: Martin Barraud/istockphoto.com

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