Feedback ist maßgebend für ein produktives Miteinander. Aber: Wie funktioniert der Erfolgsfaktor auf Führungsebene? Wir stellen das effektive 4-Stufen-System vor.

Feedback: Die Herausforderung steigt mit der Hierarchieebene

Konstruktive Feedback-Gespräche wirken sich positiv auf die Arbeitsleistung aus, wohingegen mangelndes Feedback sogar ein Kündigungsgrund sein kann. So beschreibt es Wirtschaftspsychologe Dr. Nico Rose. Denn Hirnforscher sind sich seit jeher darüber einig, dass das sogenannte „Dopamin-System“ funktionieren muss, um Reize für etwa Arbeitsproduktivität und Leistung zu schaffen – und positives Feedback kann dazu beitragen, es zu aktivieren.

Heißt: Belohnung in Form von positiver Rückmeldung führt zu einem guten Gefühl. Wir fühlen uns motiviert.

Problematisch: Eine Herausforderung in der Geschäftswelt besteht darin, nicht nur den Angestellten eine konstruktive Rückmeldung zu geben. Sondern vor allem auch Führungsteams und Managern, die aus hierarchischer Sicht weiter oben auf der Karrierestufe stehen.

Je höher aber die Ebene, desto größer die Herausforderung:

Mit der Führungsverantwortung geht die Aufgabe einher, angebrachte Kritik zu äußern, Lob zu verteilen und Gespräche mit Mitarbeitern zu führen. Selbst auf höheren Ebenen aber kritikfähig zu sein – das ist eine Kunst.

Die Sensibilisierung für dieses Thema und die richtige Herangehensweise von Unternehmern, die selbst Feedback verteilen müssen, schafft Abhilfe.

Mit folgendem Feedback-System, das sich in insgesamt vier Stufen aufteilt, lässt sich auch diese Herausforderung meistern.

Stufe 1: Die Erfolge verbalisieren und Wertschätzung zeigen

Sind wir beim Feedback dazu gezwungen, mit „der Tür ins Haus“ zu fallen? Die heutige Wissenschaft sagt: Das ist nicht notwendig – und auch nicht hilfreich.

Wir alle lieben das Gefühl, für das Geleistete gelobt zu werden. Die sogenannte „Positive Psychologie“ stellt den Gegensatz zur defizitorientierten Psychologie dar, welche den Finger stets auf den wunden Punkt legt. Der US-Psychologen Martin Seligman trug 1990 dazu bei, die Positive Psychologie in den Fokus zu rücken. Es geht um Aspekte wie Optimismus, individuelle Stärken, Motivation und Vergebung.

Was das mit Stufe 1 zu tun hat: Beginne dein Feedback immer mit dem, was gut gelaufen ist. Verbalisiere also die Erfolge. Das aktiviert einerseits unser Belohnungssystem. Andererseits schafft es eine Vertrauensbasis, sodass der Weg für den „harten Teil“ geebnet wird – quasi als weiche Landung. Denn auch Personen, die sich karrieremäßig in höheren Sphären bewegen, müssen nicht auf dem harten Boden landen.

Zum Vergleich: Wer das Positive außen vor lässt, riskiert, dass das Gegenüber sich verschließt und weniger bereit ist, Kritik aufzunehmen.

Stufe 2: Die Misserfolge konkret beschreiben

Steht der weiche Landeplatz bereit, kann es an den Kern der Sache gehen: Jetzt ist Kritik – ehrliche, manchmal auch etwas harte – wichtig und notwendig.

Scheue dich nicht davor, Fehler, Missverständnisse und Missgeschicke anzusprechen. Niemandem wird geholfen, vor allem auch Führungsteams, Managern und dem Unternehmen nicht, wenn Misserfolge unter den Teppich gekehrt werden.

Wie Kritik idealerweise aussieht:

  • sachlich und konkret
  • keine persönlichen Angriffe
  • situationsbezogen
  • keine Verallgemeinerungen

Eine Balance zwischen Lob und konstruktiver Kritik sind essenziell. Wichtig dabei ist das Motiv der Kritik: Zeigst du auf Fehler, um deinem Gegenüber eins „reinwürgen“ zu können und Macht zu demonstrieren? Oder geht es um Punkte, die tatsächlich verbesserungswürdig sind, um dem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen, wenn sie anders laufen?

Ein Vorteil der ehrlichen und konstruktiven Kritik in dieser Stufe ist, dass sie Teil eines größeren Systems ist, welches nicht ausschließlich kritisiert. Erfolge und Misserfolge gehen damit Hand in Hand – und dieser Fakt wird normalisiert.

Stufe 3: Vorschläge für die Optimierung

Die ersten Stufen dienen der Analyse des Geschehenen: Du hebst hervor, was gut gelaufen ist und du beschreibst, was nicht so gut gelaufen ist.

Stufe 3 geht noch einen Schritt weiter. Aus Vergangenem folgen die Lehren für die Zukunft:

  • Was geht besser?
  • Welche Prozesse können optimiert werden?
  • Was braucht es, um sich zu verbessern?

Stelle diese Fragen. Denn deine Kollegen erwarten spätestens jetzt den „Optimierungsvorschlag“. Es ist wichtig, sich diesem Thema zu widmen, bevor du an den letzten Punkt anknüpfst.

Beachte: Nur wer in der Lage ist, Gelungenes und weniger Gelungenes ausreichend zu skizzieren, kann sich diesem Schritt widmen. Wenn du die ersten Stufen überspringst, indem du deinem Gegenüber nicht an dem teilhaben lässt, was deines Erachtens gut und schlecht gelaufen ist, übergehst du einen wesentlichen Schritt. Die Nachvollziehbarkeit für deine Kollegen fällt damit weg.

Stufe 4: Korrigierende und kreative Vorschläge suchen

Denkprozesse, in denen wir uns nach Lösungen anstrengen, bezeichnen Forscher auch als sogenanntes „divergentes Denken“. Biologe Prof. Dr. Martin Korte beschreibt, dass aus diesem Denken und dem „konvergenten Denken“ eine Sache entsteht: Kreativität. Denn divergent bedeutet „abweichend“, während konvergent mit „übereinstimmend“ übersetzt werden kann.

Einfach gesagt: Jetzt sucht unser Gehirn nach allen möglichen Lösungen, in alle Richtungen (divergent), bevor es zu einer Lösung kommt (konvergent).

Was heißt das für dich im letzten Feedback-Schritt?

Es geht nicht darum, deine Kollegen zu „belehren“. Sondern darum, sich gemeinsam dem kreativen Prozess der Lösungssuche zu widmen. Feedback bedeutet deshalb auch, das Führungsteam dazu zu motivieren, eigenständig nach Ideen zu suchen.

Unterscheide im letzten Schritt zwischen zwei Arten von Verbesserungsvorschlägen:

  • korrigierende Vorschläge
  • kreative Vorschläge

Der erste Prozess des letzten Schritts widmet sich dem, was nicht, nicht wirksam genug oder nicht korrekt war. Wie der Titel es verrät: Es geht um die Korrektur. Welche Schritte sind beispielsweise entfallen und können nun „probeweise“ neu demonstriert werden?

Beispiel: Ein Kunde ist abgesprungen, weil dieser zu lange auf eine Rückmeldung oder auf ein Ergebnis warten musste. Denn ein Mitarbeiter hat es versäumt, rechtzeitig zu kommunizieren, dass die Bearbeitung des Sachverhalts noch etwas dauert.

Dieses Verhalten wäre zu korrigieren.

Während das Korrigierende sich eher auf das Defizit konzentriert, – also auf das, was gefehlt hat – geht es bei dem kreativen Part um Lösungen, Strategien und Ideen:

  • Welches Verhalten bringt das gewünschte Ergebnis?
  • Was ist zielführend(er)?
  • Welche alternativen Lösungen gibt es, wenn bisherige Strategien nicht funktionierten?

Fazit: Wer Verbesserung sehen will, muss eine gute Feedback-Strategie vorweisen

Auch Personal in der Leitungsebene und im Führungsteam ist auf ehrliches, offenes und konstruktives Feedback angewiesen, um die eigene Leistung und das Verhalten zu reflektieren. Das 4-stufige-Feedback-System lässt sich auf diverse Geschäftsbereiche und Branchen übertragen. Auf diese Weise hilft es dir als Unternehmer, deinem Team auf der Führungsebene konstruktive Kritik zu geben, die den gemeinsamen Erfolg steigert.

Warum der Mehrwert des Systems so wichtig ist: Häufig folgen wir unseren bisherigen Verhaltensmustern. Wer sich vor Konflikten scheut, unterlässt das Feedback gänzlich oder hebt nur die positiven Seiten hervor. Wer sich hingegen ausschließlich auf Defizite konzentriert, schafft keine gute Vertrauensbasis und zeigt mit dem Finger auf Fehler, ohne eine wesentliche Besserung zu erwirken.

Deshalb gilt: Arbeite an deinem Feedback-Stil, wenn du eine Veränderung in deinem Umfeld erwartest. Nur wer in der Lage ist, faire Rückmeldungen zu geben, kann sich langfristig über ein gutes Arbeitsklima und gemeinsame Erfolge sowie eine verbesserte Produktivität freuen.

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