Deine Entscheidung steht: Du wirst die Firma verlassen. Wie eine E-Mail zum Abschied aussehen sollte und warum sie so wichtig ist – wir haben Antworten und Formulierungsbeispiele.

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Abgang – aber bewusst und mit Stil

Aus welchem Grund auch immer du dich gegen deinen derzeitigen Job entschieden hast – ein Abschied ist meist mit vielen Emotionen verbunden, die einer Verbalisierung bedürfen. Doch häufig gehen wir, ohne das Wesentliche ausgesprochen zu haben.

Du hast eine neue Stelle in Aussicht, möchtest die Welt bereisen, mehr Zeit für die Familie haben oder in die Selbstständigkeit gehen? Verschwinde nicht „einfach so“ – auch wenn dir vielleicht verständlicherweise danach ist. Möglicherweise verbindest du negative Gedanken mit deinem Arbeitgeber. Trotz allem lohnt sich ein stilvoller, bewusster Abgang, der vor allem eine letzte Nachricht an deine Kollegen, Vorgesetzten und auch Kunden beinhaltet.

Deshalb ist eine Abschiedsmail sinnvoll

Bevor du in eine neue Lebens- und Jobphase trittst, gilt es, das letzte Kapitel zu schließen. Sich vernünftig zu verabschieden bedeutet, vermeintlich nicht fassbare Gefühle in Worte umzuformulieren. Eine bewusste Verabschiedung gibt uns so die Chance, einen früheren Lebensabschnitt „richtig“ zu beenden – ohne das größere Risiko, dass Unbewusstes oder Ungesagtes in unserem späteren Job wieder hochkommt.

Wichtig für deine Abschiedsmail:

  • Verfasse eine Nachricht, mit der deine Kollegen und Vorgesetzten dich positiv in Erinnerung behalten.
  • Nutze die Chance, im Gedächtnis der anderen zu bleiben, wenn es um spätere Kontakte für eine weitere berufliche Vernetzung geht.
  • Verwende deine letzte E-Mail, um dich zu bedanken oder Gedanken auszuformulieren, die du bisher nicht aussprechen konntest.

Wer kommt in den Verteiler für meine E-Mail?

Eine Rundmail ist das Mittel der Wahl, um sich von einer größeren Personengruppe zu verabschieden. Aber nicht jeder gehört automatisch in deinen Verteiler.

Wenn du in einem Großkonzern arbeitest, beschränkst du dich idealerweise auf deine eigene Abteilung und auf die Kollegen und direkten Vorgesetzten, mit denen du tatsächlich gearbeitet hast. Sollten diese aus einer anderen Abteilung oder Niederlassung stammen, fügst du sie ebenfalls hinzu.

Du hast für ein mittelständisches oder kleines Unternehmen gearbeitet? In einem solchen Fall lohnt es sich, alle Kollegen zu adressieren.

Tipp: Ob eher formell oder locker und informell – von den Unternehmensstrukturen hängt auch ab, wie der Ton deiner E-Mail ausfällt. Wichtig ist, authentisch und professionell zu bleiben. Wenn ihr euch bisher gesiezt habt, wäre es für Vorgesetzte und Kollegen möglicherweise etwas seltsam, in der Abschiedsmail ungefragt das „Du“ zu benutzen.

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Für Chef und Kollegen: Was sollte meine Abschiedsmail beinhalten?

Eine gute Abschiedsmail berücksichtigt gleich mehrere Punkte. Zu diesen gehören eine sinnvolle Betreffzeile und eine klare Textstruktur, aus der dein Anliegen deutlich wird. Im Folgenden einige Beispiele und Formulierungsvorschläge.

1. Betreffzeile

Anhand der Formulierung in der Betreffzeile deiner Nachricht können Kollegen und Vorgesetzte die E-Mail nach Thema und Dringlichkeit einordnen. Deshalb ist es von essenzieller Bedeutung, die Betreffzeile knackig, bündig und klar zu formulieren.

Beachte auch hier: Der Ton sollte den Kommunikationsstil eures Miteinanders im Unternehmen treffen und kann deshalb formell oder informell sein.

Beispiele für die Betreffzeile:

  • „Abschied zum XX“
  • „Herzlichen Dank und auf Wiedersehen“
  • „Alles Gute, liebe Kolleginnen und Kollegen“
  • „Mein Abschied naht“
  • „Goodbye!“

2. Einleitung

Versuche deinen Text möglichst klar, bündig und ohne Rechtschreibfehler zu formulieren. Ein einfacher Lesefluss lenkt nicht von deinem Abschied ab. Teile mit, dass du das Unternehmen verlässt, dass du dich hiermit verabschieden möchtest und deine Dankbarkeit ausdrückst:

„Liebe Kolleginnen und Kollegen, liebe Vorgesetzte,

es ist Zeit, Abschied zu nehmen. Ich möchte mich hiermit herzlich für die tolle Zusammenarbeit im Team bedanken. Viele von Ihnen wissen, dass heute mein letzter Arbeitstag sein wird.“

3. Höhepunkte

Beschreibe deine beruflichen Highlights und Learnings – nur die wichtigsten, damit die Nachricht nicht den Rahmen sprengt – und zeige, was du besonders schätzt:

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„Während meiner Zeit bei XX durfte ich wichtige Aufgaben übernehmen. Vor allem das Projekt XX hat mich persönlich und beruflich bereichert. Voller Dankbarkeit und Stolz blicke ich auf eine Zeit mit wertschätzenden und talentierten Teamkolleginnen und -kollegen zurück.

Als besonders wertvoll habe ich empfunden, dass (…)“

4. Zukunft

Teile nun mit, was in Zukunft auf dich zukommt und wie du erreichbar bist. Übrigens: Auch wenn du noch keinen Plan hast, kannst du mitteilen, dass du dir eine Auszeit für dich nimmst und über deine Zukunft nachdenken möchtest:

„Ab XX nehme ich mir eine Auszeit, um Kraft zu tanken und mir einige Gedanken über meine berufliche Zukunft zu machen.“

„Ab dem XX arbeite ich für das Unternehmen XX und freue mich, meine bisherigen Learnings dort einzubringen. Ich würde mich außerdem sehr darüber freuen, wenn wir weiterhin in Kontakt bleiben. Erreichbar bin ich unter der Telefonnummer / per E-Mail / auf Social Media (…)“.

5. Zusatzinformationen

Dieser letzte Punkt ist nicht essenziell, aber erwähnenswert: Wird sich etwas wesentlich durch deinen Abschied verändern, lohnt es sich, einen kurzen Hinweis zu formulieren. Warst du zum Beispiel bisher immer der Ansprechpartner für bestimmte Angelegenheiten (Pausenplanung, Organisation von Teamtreffen etc.), kannst du in deiner Abschiedsmail auf neue Ansprechpartner verweisen.

Sonderfall: Abschied von Kunden

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, sind auch Kundinnen und Kunden häufig überrascht, wenn diese nichts davon wussten und eine enge Beziehung zu dir gepflegt haben. Wenn du ihr persönlicher Ansprechpartner gewesen bist, lohnt sich deshalb auch hier eine Abschiedsmail und der Hinweis, wer von den Teamkollegen den Kunden übernimmt:

„Liebe Frau XX, lieber Herr XX / Sehr geehrte(r) XX,

zum XX werde ich das Unternehmen XX verlassen, um beruflichen einen neuen Weg einzuschlagen. Sie sind jedoch nicht allein: Zukünftig übernehmen Kollege XX und XX, welche Sie unter den folgenden Kontaktdaten erreichen: (…)

Ich bedanke mich für die Zeit und die Zusammenarbeit mit Ihnen. Alles Gute für Sie.“

Tipp: Je nach beruflicher Beziehungsart kann auch hier die Nachricht etwas kürzer und professionell oder etwas ausführlicher sein.

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No-Go: Was gehört keinesfalls in meine Goodbye-E-Mail?

Ungelöste Konflikte gehören üblicherweise nicht in eine Abschiedsmail. Solltest du noch etwas zu klären haben, lohnt sich das persönliche Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Dein Abschied kann ein guter Zeitpunkt sein, um über den eigenen Schatten zu springen und eine längst überfällige Konversation zu führen.

Beachte auch: Eine positiv emotional aufgeladene E-Mail kann schnell abschrecken – auch wenn Emotionen zum Abschied selbstverständlich dazugehören. Versuche deshalb, dich von wichtigen Personen immer auch persönlich zu verabschieden. Die Abschiedsmail ist eher als allgemeines Schreiben gedacht, adressiert spezifische Kollegen jedoch oft nicht exklusiv.

Weitere No-Gos auf einen Blick:

  • Verschachtelte, lange Sätze und zu ausführliche Texte: Lege dir eine klare Struktur zurecht, um nicht in eine Art „Romanschreiben“ zu verfallen. Formuliere klar und deutlich.
  • Passive Aggressivität: Beachte, dass zu viele Witze, Sarkasmus und Ironie in einer schriftlichen Nachricht schnell nach ungeklärter passiv-aggressiver Stimmung klingen. Ein oder zwei lustige Sprüche sind in Ordnung, mehr kann aber „drüber“ wirken. Bleibe authentisch, achte jedoch auf deine Wortwahl und Formulierung.
    Lese-Tipp: Diese 6 Phrasen lassen euch in E-Mails passiv-aggressiv klingen
  • Eine E-Mail, die nicht dem Dank dient: Um in positiver Erinnerung zu bleiben und für dich abzuschließen, ist die Dankbarkeit der Wut zu bevorzugen. Auch wenn du noch einen Groll hegst: Erinnere dich daran, dass negative Erlebnisse nicht die guten Zeiten überschatten sollten, wenn du dich verabschiedest. Eine „Hass-E-Mail“ darf jeder formulieren, denn in unseren Gedanken sind wir frei. Abschicken solltest du diese aber NICHT.

Aufbruchstimmung: Wann schicke ich die Abschiedsmail ab?

Du kannst es kaum erwarten, in die Tasten zu hauen, deine E-Mail zu verfassen und sie abzuschicken? Oder: Du möchtest es am liebsten aufschieben? Warte nicht bis zum letzten Arbeitstag. Verschicke die E-Mail aber auch nicht zu früh, wenn du noch einige Wochen im Unternehmen bist.

Der ideale Zeitpunkt: Deine Abschiedsmail schickst du im besten Fall einen Tag vor deinem letzten Arbeitstag im Unternehmen ab.

Der Grund ist einfach: Auf diese Weise haben deine Vorgesetzten und Teamkollegen noch die Chance, persönlich auf dich und deine Worte zu reagieren. Auch wenn am nächsten Tag ohnehin ein Abschied stattgefunden hätte: Ein kleiner Reminder, dass du die Firma verlässt, ist besonders für die „vergesslichen“ Kollegen, die du auch liebgewonnen hast, eine Möglichkeit für einen vernünftigen Abschied.

Bildnachweis: Egoitz Bengoetxea Iguaran/istockphoto.com