Freundlich formulierte Nachricht, aber eine versteinerte Miene hinter dem Computer? Folgende 6 E-Mail-Phrasen werden laut einer Studie von GetResponse* als die passiv-aggressivsten eingestuft.

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Die „heimliche“ Wut: Was bedeutet passiv-aggressiv?

Doppeldeutige Botschaften, die wir nicht zu 100 Prozent einordnen können, landen häufig in der Schublade „passiv-aggressiv“. Die Bezeichnung beschreibt ein Verhalten von Menschen, die beispielsweise etwas anderes sagen, als sie eigentlich fühlen. Auch in der Business-Welt bekommen wir es mit passiv-aggressiven Menschen zu tun. Wir selbst ertappen uns manchmal ebenfalls dabei, wie wir versuchen, etwas freundlich zu formulieren. Obwohl wir heimlich vor Wut rasen.

Die E-Mail-Plattform GetResponse ist dem auf den Grund gegangen – und hat in einer Untersuchung die 6 E-Mail-Phrasen herausgefiltert, die wir heute als besonders passiv-aggressiv wahrnehmen.

Platz 6: „Künftig würde ich es bevorzugen, …“

Auf dem sechsten Platz landet diese Phrase, die inhaltlich eigentlich sagt: Etwas, was mir nicht passt, ist jetzt passiert. Aber in der Zukunft sollte dieser Fehler nicht mehr vorkommen.

Das Problem mit der Formulierung „Künftig würde ich es bevorzugen, …“ ist, dass der Sender der Nachricht nicht auf den Punkt kommt, der Konjunktiv „würde“ dies bestärkt und die Formulierung etwas arrogant klingt.

Besser: Suche das persönliche Gespräch, wenn dich etwas stört oder falls du verletzt bist – und formuliere klar und deutlich, was dich bewegt. Denn die E-Mail-Kommunikation ist nicht der beste Weg, Konflikte zu lösen oder eine Veränderung zu erreichen, wenn es um tiefere Emotionen geht. Im Gegenteil: Die digitale Kommunikation kann den Konflikt verstärken. Allein schon, weil vielleicht ein Emoji fehlt…

Platz 5: „Laut meiner eigenen Notizen…“

…klingt so, als würdest du deinem Gegenüber keinen Glauben schenken. Und verkrampft klingt die Formulierung auch. Inhaltlich könnte der Sender meinen: Sicher bin ich nicht. Ich liege aber bestimmt richtig – und du eher nicht. Wie gesagt, ganz sicher bin ich dennoch nicht.

Besser: Bescheidenheit und Offenheit kommen nicht ganz so aggressiv rüber und zeugen von deiner Fähigkeit, auf die Meinungen anderer einzugehen. Solltest du dir also nicht ganz sicher sein, sei lieber offen. Und formuliere um: „Möglicherweise liege ich mit meiner Vermutung daneben, aber von dem, was ich sicher weiß, …“.

Die Formulierung zeigt, dass du einsichtig bist und bereit, dir die Perspektive deiner Kollegen anzuhören. Dass dein Umfeld deine Nachrichten als passiv-aggressiv einstuft, beugst du so ebenfalls vor.

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Platz 4: „Irgendwelche Neuigkeiten dazu?“

Obwohl hinter dieser Phrase mit hoher Wahrscheinlichkeit keine Aggressivität steckt, gehört sie doch zu den passiv-aggressivsten Phasen, die wir als Empfänger wahrnehmen.

Der Grund ist simpel: Die Formulierung klingt fordernd – denn der Sender will, dass wir ihn auf den neuesten Stand bringen. Eigentlich ja nicht weltbewegend – aber die Art, wie wir etwas einfordern, kann es sein. Denn die oben formulierte Forderung lässt anmuten, dass unsere Kollegen die Däumchen drehen und nur darauf warten, dass sie uns updaten. Falsch gedacht.

Besser:Mir ist bewusst, dass du momentan bestimmt viel um die Ohren hast. Könntest du dir dennoch kurz Zeit nehmen, um mich darüber zu informieren, ob…“ – so oder so klingt die bessere Alternative für eine E-Mail. Denn die Phrase „Irgendwelche Neuigkeiten dazu?“ hört sich platt und unfreundlich an, weil unsere Mimik und ein freundlicher Tonfall fehlen. In einer „echten“ Konversation haben wir dieses Problem nicht. In der digitalen Welt schon.

Platz 3: „Falls ich es missverstanden habe, lasse es mich bitte wissen.“

Aus gutem Grund gehört die Phrase zu den Top 3 der passiv-aggressivsten E-Mail-Formulierungen. Und sie hat es so richtig in sich.

Gemeint ist mit der Aussage eigentlich: Im Grunde ist klar, dass du es falsch verstanden hast. Nicht ich, und das wissen wir beide. Ich habe es auch schon überprüft, gaukle aber trotzdem vor, dass ich es missverstanden haben könnte.

Besser: Sei dir gewiss, dass du dieses „Spielchen“ als Empfänger schnell durchschauen würdest. Schaffe das Missverständnis deshalb aus der Welt und rufe direkt bei deinen Kollegen an. Denn auch hier gilt: Kläre brisante Situationen lieber offen und persönlich, anstatt dich hinter vagen Formulierungen zu verstecken. Sie können schnell passiv-aggressive Formen annehmen, auch wenn das nicht deine Absicht ist.

Platz 2: „Lediglich eine freundliche Erinnerung…“

Schon beim Lesen dieser Phrase wird die Luft spürbar dicker im Büro. Denn eine Erinnerung als „freundlich“ zu bezeichnen, ist im Grunde unnötig.

Warum das so ist: Wenn ein Termin drängt, drängt ein Termin. Die Formulierung, dass es sich lediglich um eine freundliche Erinnerung handeln würde, spielt die Wichtigkeit der Tatsache herunter. Das ist nicht ganz ehrlich. Im Grunde meinst du: Ich benötige die Ergebnisse oder eine bestimmte Information, auf die ich jetzt schon länger warte. Am besten noch heute.

Auch wenn du dein Gegenüber tatsächlich „nur“ freundlich erinnern möchtest, kommt die Phrase vor allem in E-Mails falsch rüber. Deshalb wird sie als hochgradig passiv-aggressiv eingestuft.

Besser: Formuliere die Erinnerung direkt, etwa in Form einer Bitte und einer Frage – und vergiss nicht, dich zu bedanken: „Kannst du mir die Information bitte bis Montagabend zusenden? Ich danke dir für deine Mühe.

Platz 1: „Gemäß der letzten E-Mail von mir…“

Oder anders gesagt: Hast du meine letzte Nachricht überhaupt gelesen? Oder bist du einfach zu dämlich dafür?

Diese Formulierung wäre weitaus ehrlicher, auch wenn sie verletzender klingt. Nicht umsonst landet die Phrase „Gemäß der letzten E-Mail von mir…“ auf dem ersten Platz. Im Kern ist sie also die Phrase, die viele von uns am meisten triggert, wenn wir sie in einer E-Mail lesen müssen. Weil der Sender sich auf eine Nachricht bezieht, auf die er sich nicht beziehen müsste – und uns so durch die Blume Ignoranz, Dummheit oder Faulheit unterstellt.

Besser: In einer viel beschäftigten und dynamischen Jobwelt kann es passieren, dass die eine oder andere Info in einer E-Mail untergeht. Wir lesen täglich gefühlt hunderte von Nachrichten. Deshalb: Bleibe geduldig und wiederhole deine Bitte oder deinen Vorschlag.

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Unsere Zusatztipps für dich

Du hast genug von passiv-aggressiven E-Mails und möchtest es selbst besser machen? Dann haben wir zum Schluss unsere Zusatztipps für dich:

1. Persönliche Klärung statt Mail-Ping-Pong:

Ist die Sachlage nicht eindeutig, empfehlen wir, lieber zum Telefonhörer zu greifen. Digitale Nachrichten können dazu beitragen, dass wir Konflikte aufblasen. Und irgendwann platzt die Wutblase, wenn sich alles staut.

Lese-Tipp: Telefon-Guide: Professionell telefonieren im Job (8 erprobte Tipps)

2. Selbstreflexion statt passive Aggression:

Bei passiv-aggressivem Verhalten handelt es sich um eine heimlich gelebte Wut, die wir in uns hineinfressen. Solltest du dieses Verhalten bei dir bemerken, kann sich eine tiefere Auseinandersetzung damit lohnen. So löst du innere Anspannungen, verstehst dich selbst besser und lernst, deine Bedürfnisse auszusprechen und dich zu zeigen.

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Lese-Tipp: Selbstreflexion: 17 Fragen, die dein Leben verändern werden

3. Nachhaken anstatt ins Blaue zu spekulieren:

Frage bei Unklarheiten lieber nach. Wenn du etwas nicht verstanden hast, musst du dich nicht dafür schämen, nachzuhaken. Im Gegenteil – denn wer lieber spekuliert, verliert sich in einer großen Frustration und Ungewissheit.

Bildnachweis: Orbon Alija/istockphoto.com

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