Meetings, Projektarbeiten, Außendiensttätigkeiten, Home Office – all diese und viele weitere Faktoren sorgen dafür, dass im Zeitalter des flexiblen Arbeitens längst nicht jeder Schreibtisch dauerhaft besetzt ist. Was für Angestellte zunächst einmal nicht von Bedeutung ist, bedeutet für Arbeitgeber vor allem eines: Das mögliche Einsparen von Kosten. Arbeitsplätze – sprich: Schreibtische – werden reduziert und die verbliebenen werden flexibel unter den Angestellten aufgeteilt. Fertig ist das Prinzip vom Desk Sharing.

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Inhalt
1. Was ist Desk Sharing?
2. Wann ist Desk Sharing sinnvoll?
3. Die Vorteile vom Desk Sharing
4. Praxis-Tipps für erfolgreiches Desk Sharing
5. Fazit: Ohne Planung funktioniert es nicht

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing, auch Shared Desk oder Flexible Office genannt, ist eine Arbeitsform, die durch die zunehmende Digitalisierung und Flexibilisierung des Berufslebens begünstigt und populärer gemacht wird.

Das Prinzip ist folgendes:

In einem Unternehmen (oder in einer Abteilung) gibt es mehr Angestellte als Arbeitsplätze. Niemand hat einen eigenen, festen Schreibtisch, sondern nutzt immer den, der gerade frei ist. Auf diese Weise erfolgt die optimale Ausnutzung bestehender Ressourcen. Eine andere Umsetzungsvariante ist die, bei der sich immer zwei (oder mehr) Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz teilen (nicht zu verwechseln mit Job Sharing).

Damit Desk Sharing auch in der Praxis funktionieren kann, müssen ein paar Aspekte beachtet beziehungsweise erfüllt werden:

  • Die Mitarbeiter arbeiten vorrangig elektronisch und können dezentral auf benötigte Daten zugreifen (Stichwort: Cloudworking)
  • Den Mitarbeitern stehen mehrere Orte zum Arbeiten zur Verfügung
  • Der Arbeitsalltag der Mitarbeiter ist generell flexibel (keiner muss die komplette Zeit am Schreibtisch sitzen)
  • Jeder Schreibtisch ist gleich ausgestattet
  • Der Schreibtisch wird so verlassen, wie er vorgefunden wird (Stichwort: Clean-Desk-Policy, siehe weiter unten)
  • Die Mitarbeiter erhalten „Caddies“ (fahrbare Container), die sie mit an jeden Schreibtisch nehmen können und in denen persönliche Unterlagen liegen
  • Der Arbeitsplatz kann einfach und schnell an jeden Nutzer angepasst werden (Stichwort: Ergonomie)

Damit Desk Sharing möglichst gut funktioniert, ist natürlich ein Mindestmaß an Organisation erforderlich. Vor allem größere Unternehmen arbeiten deswegen beispielsweise mit speziellen Buchungssystemen, die (im optimalen Fall) auch unterwegs genutzt werden können. Diese sorgen für die größtmögliche Auslastung der Schreibtische und helfen Angestellten dabei, möglichst schnell einen freien Platz zu finden. Andernorts wird eine einfache Sichtkontrolle genutzt, um einen Schreibtisch zu finden, der noch nicht besetzt ist. Damit diese Vorgehensweise funktioniert, muss das Büro (im wahrsten Sinne des Wortes) transparent gestaltet sein. Das bedeutet

  • die Verwendung von durchsichtigen (gläsernen) Trennwänden oder
  • der komplette Verzicht auf Trennwände (= Großraumbüro)

Übrigens: Dass Desk Sharing funktioniert, beweisen nicht nur immer mehr Unternehmen, sondern auch die Maker-Spaces. Hier steht das Prinzip des „Flexible Office“ an der Tagesordnung.

Wann ist Desk Sharing sinnvoll?

Natürlich ist das Prinzip vom Shared Desk nicht in jedem Unternehmen anwendbar. Wenn nahezu alle Mitarbeiter den Großteil des Arbeitstages am Schreibtisch sitzen, ist das Modell nur sehr schwer in die Tat umsetzbar. Anders verhält es sich jedoch in folgenden Fällen:

  • Wenn Schreibtische oft leer stehen
  • Wenn mehrere Mitarbeiter flexibel arbeiten (beispielsweise im Außendienst, Home Office etc.)
  • Wenn Mitarbeiter / Führungspersonal zwischen verschiedenen Filialen oder Niederlassungen pendeln

Die Vorteile vom Desk Sharing

Ein Arbeitsmodell setzt sich natürlich immer nur dann durch, wenn es sowohl für Arbeitgeber als auch -nehmer umfassende Vorteile mitbringt. Desk Sharing bildet hierbei keine Ausnahme. Wenn sich das Prinzip durchgesetzt hat und strukturiert ausgeführt wird, kann es durchaus gewinnbringend für ein Unternehmen sein. Wie die Vorteile im Detail aussehen, soll im Folgenden geklärt werden.

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Vorteile für Arbeitnehmer

  • Freie Bewegung im Unternehmen: Ein starrer Arbeitsplatz geht in der Regel immer mit allgemeiner Starre einher. Das bedeutet in der Praxis vor allem eines: Mangelnde Bewegung. Dass sich regelmäßige Bewegungseinheiten positiv auf Konzentration und Produktivität auswirken, ist jedoch längst bewiesen. Durch das Einführen von Desk Sharing wird eine Mobilität im Büro geschaffen, die den Mitarbeitern körperlich und geistig guttut.
  • Gleichberechtigung: Wenn alle Arbeitsplätze (grundlegend) gleich sind, muss sich niemand benachteiligt fühlen. Desk Sharing ist ein ausgesprochen demokratisches Arbeitsmodell, das als extrem gerecht bezeichnet werden kann. Das wiederum wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus und steigert die Motivation. Sprichwörter wie „Wer zuerst kommt, malt zuerst“ oder „Den Letzten beißen die Hunde“ sind aufgrund der Gleichberechtigung hinfällig.
  • Weniger Ablenkungen: Desk Sharing funktioniert nur, wenn die Schreibtische immer aufgeräumt und gleich ausgestattet sind. Das bedeutet im Umkehrschluss auch: Keine Familien-Fotos, keine Nasch-Schublade und keine anderen Ablenkungsfallen. Indem die Arbeitsplätze möglichst clean gehalten werden, wird die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter gesteigert. Sie arbeiten produktiver.
  • Vermeidung vom Arbeitstrott: Wussten Sie schon, dass immer gleiche Arbeitsabläufe krank machen können? Desk Sharing ist zweifelsfrei eine effiziente Maßnahme gegen Langeweile am Arbeitsplatz und das Boreout-Syndrom.
  • Verbesserte Kommunikation: Heute hier, morgen da. Unternehmen, die im „Flexible Office“ arbeiten, fördern die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern. Für diese bedeutet das: immer andere Sitznachbarn beziehungsweise Gesprächspartner und das ständige Knüpfen neuer sozialer Verbindungen. Oder anders formuliert: Der Informationsfluss funktioniert beim Desk Sharing weitaus besser als in starren Bürostrukturen.

Vorteile für Arbeitgeber

  • Einsparen von Kosten: Weniger Arbeitsplätze verursachen weniger Kosten – sei es im Hinblick auf die Arbeitsmaterialen oder auch auf die Miete. Weniger Schreibtische im Büro bedeuten nämlich auch, dass weniger Platz benötigt wird.
  • Optimale Ausnutzung der Ressourcen: Leerlauf dürfte jeder Führungskraft ein Dorn im Auge sein. Desk Sharing hilft dabei, bestehende Möglichkeiten (Arbeitsplätze) optimal auszunutzen.
  • Gesteigerte Produktivität: Es wurde bereits bei den Vorteilen für Arbeitnehmer aufgeführt. Desk Sharing verringert Ablenkungsfallen und fördert die Effizienz beim Arbeiten. Das kommt natürlich auch dem Arbeitgeber zugute. Dieser profitiert auch davon, dass die Mitarbeiter am Shared Desk immer unter einem gewissen Druck arbeiten. Sie wissen, dass sie es sich nicht erlauben können, zu trödeln, weil der nächste Angestellte schon in den Startlöchern steht und den Schreibtisch nutzen will.

Praxis-Tipps für erfolgreiches Desk Sharing

Was in der Theorie im Grunde genommen ganz einfach klingt, kann sich in der Praxis selbstverständlich auch als Herausforderung herausstellen. Damit das „Projekt: Desk Sharing“ in Ihrem Unternehmen Früchte des Erfolgs trägt und nicht im Chaos endet, haben wir Ihnen hier ein paar Praxis-Tipps zusammengestellt.

Tipp #1: Mit gutem Beispiel vorausgehen

Der erste Tipp richtet sich gezielt an die Führungskräfte eines Unternehmens. Wenn Sie wollen, dass das Desk Sharing ein voller Erfolg wird, sollten Sie mit gutem Beispiel vorausgehen. Das bedeutet: Befüllen Sie Ihren Akten-Container und beteiligen Sie sich am munteren Schreibtisch-Teilen. Das sorgt nicht nur für Nähe zu und einen besseren Austausch mit den Mitarbeitern, sondern suggeriert auch, dass Sie von dem Arbeitsmodell und seinem Erfolg überzeugt sind.

Tipp #2: Informieren Sie umfassend

Jede Neuerung (nicht nur im Arbeitsleben) wirft natürlich zahlreiche Fragen auf. Wenn Sie als Arbeitgeber wollen, dass das Prinzip des Desk Sharing funktioniert, sollten Sie alle Mitarbeiter im Vorfeld zu einer Informationsveranstaltung versammeln. Planen Sie hierfür ausreichend Zeit ein, damit Sie auf jede Frage umfassend eingehen und eventuelle Bedenken von allen Seiten beleuchten können. Zusätzlich können auch konkrete Workshops angeboten werden, die beispielsweise ein bestimmtes Buchungssystem oder diverse Praxis-Situationen erklären.

Tipp #3: Eine funktionierende IT-Infrastruktur

Eines ist Fakt: Ohne die nötige IT-Infrastruktur (sprich: Zentralrechner beziehungsweise Server, übersichtliches Dokumentenmanagement und personalisierte Zugänge für die Mitarbeiter) kann Desk Sharing nicht funktionieren. Hier muss im Vorfeld eventuell etwas mehr Zeit und auch Geld investiert werden, damit später alles reibungslos funktioniert. Ziel muss sein, dass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz die Informationen bekommt, die er braucht. Auch wenn die Arbeitsplätze identisch sind, sollten sie (auf digitaler Ebene) individualisierbar sein.

Tipp #4: Stellen Sie sich der Herausforderung

Dieser Tipp geht an alle Angestellten, die dem Desk Sharing vielleicht noch etwas skeptisch gegenüberstehen. Jeden Tag an einem anderen Schreibtisch arbeiten? Keinen „privaten Rückzugsort“ haben? Alles mit jedem teilen? Sicherlich, Desk Sharing bedeutet immer, ein Stück weit aus der Reserve gelockt zu werden. Routine am Arbeitsplatz? Fehlanzeige. Was oftmals als Nachteil gewertet wird, soll hier als Chance bezeichnet werden. Verlassen Sie Ihre Komfort-Zone und wachsen Sie an den Herausforderungen, denen Sie sich stellen. Die Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Bedenken, die Sie hegen, in etwas Positives umwandeln und sich dem Konzept insgesamt öffnen. Probieren geht über Studieren!

Tipp #5: Clean Desk Policy

Die Clean Desk Policy wurde weiter oben in diesem Beitrag bereits als wichtige Voraussetzung für funktionierendes Desk Sharing aufgeführt. Es soll an dieser Stelle (aufgrund seiner Bedeutung) jedoch noch einmal genauer beleuchtet werden. Die Clean Desk Policy bedeutet, dass man den Schreibtisch stets so verlässt, wie man ihn auffinden möchte – also sauber und aufgeräumt. Wenn dieses Prinzip nicht von allen Mitarbeitern verinnerlicht wird, wird es das „Flexible Office“ schwer haben, sich in der Praxis durchzusetzen. Darüber hinaus ist die Vorgehensweise auch im Hinblick auf die Hygiene sehr wichtig. Wenn Tastatur, Maus und Co. von mehreren Personen genutzt werden, haben Krankheitserreger leichtes Spiel. Arbeitgeber, die während der Erkältungs- und Grippe-Phasen keine Komplett-Ausfälle im Unternehmen riskieren wollen, tun also gut daran, entsprechende Reinigungs- und Desinfektionsmittel bereitzustellen.

Fazit: Ohne Planung funktioniert es nicht

Desk Sharing hat viele Gesichter. Egal ob jeder Mitarbeiter jeden Arbeitsplatz nutzen darf oder sich bestimmte Angestellte einen Schreibtisch teilen – ehe das Prinzip in der Praxis funktioniert, muss es in der Theorie gut geplant werden. Für Führungskräfte bedeutet das, sich für ein Prinzip zu entscheiden und zu beschließen, auf welche Weise freie Plätze vergeben werden. Ganz ohne Planung funktioniert es nicht. Dass sich der Aufwand lohnt, beweisen die zahlreichen Vorteile für Arbeitgeber und -nehmer, die wir Ihnen in diesem Beitrag vorgestellt haben.

Uns würde sehr interessieren, ob es hier Leser gibt, die bereits Erfahrungen mit dem Arbeitsmodell Desk Sharing gemacht haben. Lassen Sie uns sehr gern in den Kommentaren wissen, zu welchen Erkenntnissen Sie dabei gekommen sind.

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