Unser beruflicher Alltag wird immer schnellebiger. Es geht um Effizient, einen perfekten Workflow und die perfekte Einteilung deiner persönlichen zeitlichen Ressourcen. Da fällt es schwer, den perfekten Mittelweg zwischen Schnelligkeit und psychischer Gesundheit zu finden. Das richtige Zeitmanagement scheint hier essenziell zu sein. Das ist zwar so gesehen richtig, doch es kommt vor allem auch auf das perfekte Energiemanagement an. Was es damit auf sich hat, wie du deine Zeit am besten einteilst und welche Tipps es sonst noch gibt, erfährst du in folgendem Beitrag.

Was ist Zeitmanagement und welche Ziele verfolgt es?

Grob gesagt wird unter dem Begriff Zeitmanagement alles zusammengefasst, was zur Bearbeitung von bestimmten Aufgaben in einem gewissen Zeitrahmen benötigt wird. Unter den Begriff Zeitmanagement fallen auch die realistische Analyse des benötigten Zeitaufwandes und die damit einhergehende Effizienz. Ziel des Zeitmanagements ist es, den zu erledigenden Aufwand realistisch, kalkulierbar und planbar zu machen, sodass genau abgeschätzt werden kann, wie hoch der Aufwand letztendlich sein wird.

Wie kannst du dein Zeitmanagement verbessern? – 10 Tipps

  1. Große Aufgaben aufteilen – Damit du mehr Übersicht erhältst, teile größere Aufgaben in kleine, übersichtliche Teile auf.
  2. Ablenkungen minimieren – Vor allem im Home-Office lauern viele kleine Ablenkungen. Versuche diese so weit es geht zu minimieren
  3. Regelmäßige Pausen – Du solltest nicht stundenlang am Stück arbeiten, damit du weiter effizient bleibst, gönn dir mehrere kleinere Pausen.
  4. Prioritäten richtig setzen – Beginne immer mit den wichtigsten Aufgaben, welche zeitnah abgegeben werden sollten und nicht mit unwichtigen Prozessen.
  5. Multitasking vermeiden – Das gilt nicht nur als Klischee für Männer, Multitasking ist nie wirklich effektiv. Bearbeite eine Aufgabe nach der anderen und nicht mehrere parallel.
  6. Hilfe durch Apps – Mittlerweile gibt es unzählige Hilfen durch Apps. Beispielsweise To-do-Listen oder den Pomodoro Timer.
  7. Meilensteine – Setze dir Meilensteine, also bestimmte Ziele, die du bis zu einem gewissen Punkt erledigt haben willst.
  8. Tägliche To-do-Listen – Schreibe dir nicht nur eine einzige, sondern für jeden Tag eine neue To-do-Liste für deine täglichen Aufgaben.
  9. Lieber einen Tag zu früh – Wenn es dir möglich ist, dann beginne lieber einen Tag zu früh. Im schlimmsten Fall bist du früher fertig.
  10. Mails und Anrufe stapelweise beantworten – Häufen sich die Anfragen, versuche nicht alles einzeln zu beantworten. Mache dir kleinere Stapel und gehe diese etappenweise durch.

Wie kannst du dein Zeitmanagement verbessern? – 10 Methoden

1. Die Pomodoro-Technik

Wie bereits bei den Tipps erwähnt, ist die sogenannte Pomodoro-Technik eine beliebte Methode, um das Zeitmanagement zu verbessern. Dabei unterteilst du alle deine Arbeitsschritte in Zeiteinheiten von je 25 Minuten und machst nach jeder Einheit eine fünfminütige Pause. Diese Einheiten werden Pomodoro genannt. Nach vier Pomodori machst du eine längere Pause von 30 Minuten.

2. Eine Not-to-do-Liste

Dabei handelt es sich um genau das, wonach es klingt. Dem Gegenteil der To-do-Liste. Dort schreibst du ganz einfach das rein, was du während der Erledigung deiner Aufgaben nicht machen sollst. Beispielsweise im Internet surfen, auf WhatsApp mit Freunden chatten oder Videos von süßen Katzen auf YouTube anschauen.

3. Die Kanban-Tafel

Diese Methode stammt aus Japan und du benötigst dazu am besten eine Pinnwand oder ein Whiteboard. Es gibt natürlich auch Apps dafür. Zunächst erstellst du drei Spalten: „erledigt“, „in Arbeit“ und „zu erledigen“. Dann notierst du alle deine Aufgaben auf Post-its und ordnest sie entsprechend den Spalten zu. So erhältst du einen guten Überblick über deinen aktuellen Fortschritt.

4. Eisenhower-Matrix

Nach einem ähnlichen Prinzip wie die Kanban-Tafel funktioniert auch die Eisenhower-Matrix. Hier werden deine Aufgaben jedoch nach entsprechender Priorisierung geordnet. Dazu wird eine entsprechende Matrix bestehend aus vier Quadranten erstellt. Es gibt A-Auifgaben (sehr wichtig), B-Aufgaben (weniger wichtig, jedoch nicht vernachlässigen), C-Aufgaben (diese können fast immer weitergegeben werden) und D-Aufgaben (kaum Priorität).

5. Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist auch bekannt als das 80-20-Prinzip. Es dient dazu, dass du dich mehr auf die Aufgaben mit dem größten Einfluss fokussiert. Denn das Pareto-Prinzip besagt, dass nur 20 % aller Aufgaben für insgesamt 80 % des Gesamteinflusses verantwortlich sind. Dank dieses Prinzips fokussierst du dich auf die Aufgaben mit dem größeren Einflussbereich, was gleichzeitig auch deine Motivation steigert.

6. Die Alpen-Methode

Die Alpen-Methode setzt sich aus folgenden 5 Begriffen zusammen:

  • Aufgaben festlegen
  • Länge der Aufgaben einschätzen
  • Puffer einplanen
  • Entscheidungen fällen
  • Nachkontrolle

7. Die SMART-Methode

Die SMART-Methode besagt, gute Ziele müssen folgende fünf Kriterien erfüllen:

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Attraktiv
  • Realistisch
  • Terminiert

8. Eine ABC-Analyse

Die ABC-Analyse stammt eigentlich aus der Betriebswirtschaft und dient dazu, Güter nach ihrem Wert zu ordnen. Dasselbe Prinzip lässt sich jedoch auch auf deine zu erledigenden Aufgaben anwenden. Mit der ABC-Analyse visualisierst du die Aufgaben, welche den größten Einfluss auf deine Tätigkeit haben.

9. Getting Things Done

Bei der GTD-Methode geht es ganz einfach darum, alle deine Aufgaben und Tätigkeiten schriftlich oder visuell festzuhalten, damit du dein Gehirn etwas entlasten kannst. Dabei gibt es auch hier insgesamt fünf Schritte, die du befolgen solltest:

  • alle Daten sammeln
  • entsprechend verarbeiten
  • Organisation
  • Überblick verschaffen
  • Erledigen

10. Time Boxing

Bei der Methode des Time-Boxings definierst du feste Zeitblöcke für spezifische Aufgaben, welche innerhalb der definierten Blöcke zu erledigen sind. Du setzt dir also selbst Deadlines und dich damit unter positiven Selbstdruck, was durchaus deine eigene Produktivität immens steigern kann.

Energiemanagement – Was es ist und warum es genauso wichtig ist

Neben dem Zeitmanagement fällt immer wieder Begriff des Energiemanagements. Dieser hat jetzt weniger was mit Gebäudetechnik zu tun, sondern stellt, grob gesagt ein einfaches Prinzip dar. Laut Definition ist Energiemanagement eine Kombination aller Maßnahmen, welche dazu nötig sind, um eine bestimmte Leistung zu erreichen und das mit möglichst geringem Energieaufwand. Das lässt sich natürlich auch auf bauliche Gegebenheiten beziehen, in diesem Fall sind jedoch damit menschliche Verhaltensweisen gemeint.

Es geht also, wie beim Zeitmanagement auch beim Energiemanagement um die effiziente Einteilung der Ressourcen. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass hier die Ressource nicht Zeit, sondern die eigene Energie ist. Energiemanagement ist deshalb genauso wichtig wie Zeitmanagement, da die richtige Einteilung deiner Kräfte ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil deiner Produktivität ist. Es bringt dir also rein gar nichts, wenn du dir deine Zeit entsprechend einteilst, aber am Ende nicht mehr über die entsprechenden Kräfte verfügst, deine Aufgaben effizient zu erfüllen.

Beim Energiemanagement spielen vor allem auch Punkte wie Burn-out-Syndrom oder Schlafmangel eine sehr große Rolle. Alle diese Faktoren sind eindeutige Zeichen für ein fehlerhaftes Energiemanagement. Es geht also nicht nur darum, dass du dir deine Zeit entsprechend einteilst, du solltest auch deine eigenen körperlichen Kräfte nicht verschwenderisch einsetzen. Wenn du die richtige Kombination aus Zeit- und Energiemanagement für dich gefunden hast, dann steigerst du damit deine persönliche Effizienz deutlich. Aus diesem Grund ist Energiemanagement mindestens genauso wichtig wie ein richtiges Zeitmanagement.

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