Bewerbung abgeschickt – das war’s? Der ehemaliger Google-Recruiter Nolan Church empfiehlt einen weiteren Schritt, der für dich alles verändern kann.

Nolan Church, ehemaliger Recruiter bei Google und CEO des Unternehmens Continuum Technology, kennt die Herausforderungen in Sachen Personalbeschaffung: Große Unternehmen bekommen Hunderte von Bewerbungen und Personaler riskieren dadurch, das eine oder andere Talent zu übersehen, das perfekt ins Team passen könnte.

Um sich als Bewerber aus der Masse hervorzuheben, sei ein simpler Schritt im Bewerbungsprozess notwendig, den jedoch viele schlichtweg nicht gehen, so Church: Man müsse sich um eine Follow-up-Nachricht kümmern.

Was ist eine Follow-up-Nachricht – und welche Vorteile bietet sie?

Follow-up-E-Mails sind ein gängiges Instrument im Marketing, welches aber auch von Bewerbern genutzt werden kann, die sich gerade für ihren Traumjob bewerben. Wer zum Beispiel Newsletter verschickt und feststellt, dass Empfänger reagieren, kann eine angepasste Folgenachricht verschicken, die der Empfängeraktivität entspricht. Im Bewerbungsprozess soll eine solche Nachricht ebenfalls bewirken, beim Personalern in Erinnerung zu bleiben und den Empfänger im besten Fall zu einer positiven Aktivität (zum Beispiel: Rückmeldung) bewegen.

Eine Follow-up-Nachricht, etwa in Form einer E-Mail, erleichtere den Verantwortlichen im Personalbeschaffungsprozess die Auswahl, so Church. Denn Bewerber würden einem das „Leben tatsächlich viel einfacher machen“, wenn diese in einer Folgenachricht, die an die Bewerbung anschließt, herausstellen, was sie zum richtigen Kandidaten für die zu besetzende Position macht.

Wirksam sei die Nachricht, weil sie Personalentscheidern den Schritt, eine Auswahl mit geeigneten Jobkandidaten zu treffen, wesentlich erleichtere. Dies gilt vor allem für Personalbeschaffungsprozesse, die beispielsweise wie bei Google, viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem könne eine solche Follow-up-Nachricht bewirken, dass Bewerber auf diese Weise automatisch herausstechen und im Gedächtnis bleiben, betont Church.

422 Bewerbungen pro Jahr

In Deutschland erhalten Unternehmen nach Angaben des Unternehmens Personio im Schnitt 422 Bewerbungen pro Jahr. Bei Großunternehmen sieht das alles schon etwas anders aus: Wer mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigt, soll jährlich über 2.050 Bewerbungen bekommen. Bei 65 Prozent der größeren Unternehmen fielen die Entscheidungen, wer eingestellt wird, gemeinsam mit Personal- und Fachabteilung. Bei 45 Prozent der kleineren Unternehmen mit bis zu 99 Mitarbeitern soll hingegen die Geschäftsführung entscheiden, wer sich über eine Zusage freuen darf.

Wer soll denn die Follow-up-E-Mail bekommen?

Es sei wichtig, sich die E-Mail-Adresse des Personalmanagers herauszusuchen und diesen idealerweise direkt zu kontaktieren, so Church. Der Recruiting-Experte rät zu einem weiteren Schritt, der noch etwas mehr Mut erfordert: Man solle sich ruhig trauen, auch den Chef des Unternehmens zu kontaktieren. Vielleicht, so der Experte, würde dieser die E-Mail nicht selbst lesen. Aber es bestünde die Möglichkeit der Weiterleitung.

Für Bewerber bedeutet es, dass die eigene E-Mail nun eine andere Priorität bekommt, da sie intern weitergeleitet wird und die Wahrscheinlichkeit wächst, dass sie auch geöffnet und gelesen wird. Auch das erhöht die Chance, bei Personalchefs in Erinnerung zu bleiben.

Tipp: Denke daran, Kontaktmöglichkeiten anzugeben. Wer eine Telefonnummer angibt, kann bei Rückfragen schnell und unkompliziert zurückgerufen werden, ohne dass der Empfänger noch einmal nach deiner Bewerbung suchen muss. Möglicherweise ergibt sich so auch eine Einladung zu einem persönliches Vorstellungsgespräch.

Was sollte eine Follow-up-E-Mail alles beinhalten?

Eine Folgenachricht im Anschluss deiner Bewerbung dient dazu, das Interesse eines potenziellen Arbeitgebers zu wecken, indem du noch einmal hervorhebst, warum du zum ausgeschriebenen Stelle passt. Oder anders formuliert: Du sollst schildern, warum du der perfekte Kandidat für den Job bist, sagt Church.

Aus diesem Grund ist es wichtig, schnell auf den Punkt zu kommen und dich in einer Folgenachricht so kurz wie möglich und notwendig zu halten. Anschreiben und Lebenslauf wurden zuvor bereits verschickt. Es kommt nicht gut an, alles detailliert zu wiederholen. Stattdessen sollten Bewerber sich auf die wichtigsten Argumente konzentrieren, die dafür sprechen, zum Bewerbungsgespräch eingeladen oder später eingestellt zu werden. Folgende Fragen kannst du dafür kurz und bündig in wenigen Sätzen beantworten:

  • Welchen Mehrwert bietest du für das jeweilige Unternehmen?
  • Wieso eignest du dich besonders für die zu besetzende Position?
  • Warum ist es dir wichtig, gerade für das Unternehmen zu arbeiten?

Was muss ich bei einer Follow-up-Nachricht beachten?

1. Das Timing: Nicht sofort nach der Bewerbung loslegen

Hast du deine Bewerbung heute verschickt, ist es nicht ratsam oder sinnvoll, eine Follow-up-E-Mail direkt im Anschluss zu verschicken. Denke aber daran, dass der Bewerbungsprozess von deiner Seite aus noch nicht abgeschlossen ist, bis du deine personalisierte Folgenachricht auf die Reise geschickt hast. Lasse dir etwa ein bis zwei Tage Zeit. Warte jedoch nicht zu lange, bis deine Bewerbung verstaubt, denn du weißt auch nicht, wann das Unternehmen seinen Auswahlprozess beendet.

2. Die Länge: Halte dich kurz und bündig

Kurz und bündig soll es sein: Wenn du eine Follow-up-E-Mail verschickst, ist es wichtig, nicht zu ausschweifend zu werden. Sinn und Zweck ist es, dass deine Nachricht tatsächlich gelesen wird – und das mit großem Interesse. Der Inhalt dient dazu, Personalentscheidern die Auswahl zu erleichtern und nicht, ihnen noch mehr Arbeit zu aufzuhalsen oder sie zu verwirren. Denn lange E-Mails können auch schlichtweg ignoriert werden.

Betrachte die Follow-up-Nachricht als eine Art Reminder oder Haftnotiz für die Verantwortlichen: Sie werden an dich erinnert und behalten im Hinterkopf, dich zu berücksichtigen. Oder dich gar auf ihre Prioritätenliste zu setzen und direkt einzuladen.

3. Wie so oft ist der Ton entscheidend

Eine Follow-up-E-Mail sollte nicht nach einem verzweifelten Versuch klingen, unbedingt eine Zusage erzwingen zu wollen. Deshalb macht hier der Ton die Musik. Wichtig ist, dass du sachlich und professionell bleibst und dich darauf fokussierst, deinen Mehrwert für das Unternehmen herauszustellen. Ziel ist es, dass das Interesse geweckt wird – und nicht, dass du Mitleid erregst, um eingeladen zu werden.

Hierzu gehört auch, dass eine einzige E-Mail, die gut formuliert ist, ausreicht. Es sollten nicht – vor allem nicht in kürzeren Abständen – mehrere Follow-up-Nachrichten im E-Mail-Postfach des Personalmanagers eintrudeln, denn das wirkt besonders aufdringlich und schmälert deine Chancen.

Auch nach dem Vorstellungsgespräch funktioniert ein Follow-up

Durftest du dich bereits persönlich vorstellen? Nach einem Bewerbungsgespräch kannst du ebenfalls im Gedächtnis bleiben, wenn du eine Follow-up-E-Mail verschickst. Hier steht vor allem im Fokus, dich für die Einladung zu bedanken, um zu demonstrieren, dass du weiterhin aktiv bleibst und an einer Einstellung interessiert bist. Wichtig:

  • Benutze keine bedeutungslosen Floskeln, sondern komme freundlich auf den Punkt.
  • Melde dich nicht mehrmals – es genügt, sich einmal zu bedanken.
  • Fordere keine aufdringliche, sofortige Rückmeldung ein.

Keine Rückmeldung: Was jetzt tun?

Sofern du auch nach mehreren Wochen keine Rückmeldung erhalten solltest, ist es durchaus angebracht, aktiv nachzufragen, ohne aufdringlich zu sein. Du kannst zum Beispiel erfragen, wann du mit einer Rückmeldung zur Bewerbung rechnen darfst. Wenn du doch eine Absage erhalten solltest, kann eine Follow-up-E-Mail dabei helfen, die Gründe zu erkunden. Beachte aber, dass nicht jedes Unternehmen dir antworten wird oder häufig Standardschreiben verschickt, um nicht selbst ins Fettnäpfchen zu treten und sich die Arbeit zu ersparen.

Wenn es dir besonders am Herzen liegt, die Motive zu verstehen, kannst du es deshalb auch mit einem Anruf probieren, um vielleicht doch noch eine plausible Erklärung zu erhalten, die dir bei deiner nächsten Bewerbung helfen kann. Wir wünschen dir viel Erfolg.

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