Jeder Arbeitgeber in Deutschland besitzt ein sogenanntes „Weisungsrecht“ (Direktionsrecht): Im Rahmen des Arbeitsvertrages darfst du als Chef Aufgaben an deine Mitarbeiter verteilen, Grenzen aufzeigen und zum Beispiel an betriebliche Pausenzeiten erinnern.
Schwierig wird es, wenn deine Beschäftigten wiederholt gegen Regeln verstoßen, indem sie beispielsweise
- stille Post mit vertraulichen Firmengeheimnissen spielen,
- die vereinbarte Leistung nicht erbringen,
- Verantwortung ablehnen,
- grob mit Teammitgliedern umgehen
- oder ein anderes Fehlverhalten zeigen.
Jetzt sind deine kommunikativen Skills gefragt: Auch wenn das Kritikgespräch keine einfache Aufgabe ist, gehört es zu deiner Verantwortung als Führungskraft. Erst danach ist eine Kündigung – sofern keine grobe Verletzung vorliegt – sinnvoll, wenn Beschäftigte sich nicht einsichtig zeigen.
Schwierige Gespräche mit Mitarbeitern führen: Mit diesen 9 Tipps klappt’s
Tipp #1: Verzichte auf die Moralpredigt
Wusstest du, dass es sich beim Wort „Moralpredigt“ im Grunde um eine etwas schwächere Form der sogenannten „Strafpredigt“ handelt? Etwa um das 14. Jahrhundert herum haben christliche Gemeindepriester sie gehalten, um vor dem Weltlichen und dem Schlechten zu warnen und Sündiger zu ermahnen.
Das Problem mit solchen Strafpredigten ist, dass sie sind nicht zeitgemäß sind. Sei kein Moralapostel und begehe nicht den Fehler, deine Mitarbeiter einseitig und von oben herab zu ermahnen. Die Kommunikation sollte stets auf Augenhöhe erfolgen: Wichtig ist, dass du ihnen die Chance lässt, ihre eigene Wahrnehmung und eigene Erfahrungen zu schildern.
Tipp #2: Informiere dich über den Sachverhalt
Als Basis für ein konstruktives Gespräch mit Beschäftigten, die einen Fehler begangen haben, in Bezug auf ihre Leistung schwächeln oder ein schwieriges Verhalten zeigen, benötigst du „sachdienliche“ Informationen. Kein Kritikgespräch sollte auf rein spekulativer Basis stattfinden. Verschaffe dir deshalb einen Überblick über das, was wirklich los ist. Konkrete Beweise oder Hinweise helfen dir dabei, dir eine Argumentationsbasis zurechtzulegen.
Ob Beschwerden von anderen Teammitgliedern, die konkrete Arbeitsleistung oder Hinweise von Personen außerhalb des Unternehmens: Wenn es im schlimmsten Fall zu einer Kündigung des Mitarbeiters und zu einem Kündigungsschutzprozess kommt, musst du als Arbeitgeber darlegen können, weshalb es zur Entlassung kam. Auch deshalb ist es wichtig, handfeste Informationen zu sammeln.
Übrigens: Dieser Punkt hilft dir auch dabei, herauszufinden, was dein eigene Ziel ist: Wogegen möchtest du angehen? Was muss geändert werden? Welche Vereinbarung strebst du an?
Tipp #3: Schaffe eine Art „Schutzraum“
Wenn du dir eine Verhaltensänderung wünschst, ist die Einsicht deiner Mitarbeiter die Voraussetzung dafür. Um einsichtig zu sein, müssen sie deine Kritik annehmen können. Damit das gelingt, hilft es, eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre in einem „Schutzraum“ zu schaffen:
Lade deine Angestellten persönlich zum Gespräch ein (in Person, per Mail oder während eines Telefonats). Niemals sollte eine „Bloßstellung“ vor versammelter Mannschaft stattfinden, wenn jemand zum Beispiel mit der Leistung nachhängt. Denn: Das ist nicht nur demütigend, sondern auch demotivierend. Vor allem verlierst du aber das Vertrauen deiner Beschäftigten.
Stell dir vor, dein Mitarbeiter Lukas sinkt immer weiter in seiner Leistung ab. Doch statt ihn vor allen bloßzustellen, nimmst du ihn zur Seite. In einem vertraulichen Gespräch öffnet er sich dir und erzählt, was ihn belastet.
Tipp #4: Beweise Kritikkompetenz
Zu den heute so wichtigen Soft Skills, die Führungskräfte und Fachkräfte beherrschen sollten, gehört die Kritikkompetenz. Vor allem für Chefs ist sie von großer Bedeutung, um kompetent führen und schwierige Gespräche lenken zu können.
Zur Kritikkompetenz gehört einerseits das Können, negative und auch positive Kritik konstruktiv – im Sinne des Mitarbeiters – zu äußern. Andererseits beinhaltet das Konzept die Fähigkeit, selbst Kritik annehmen zu können und diese professionell und positiv zu verarbeiten.
So sollte deine Kritik aussehen:
- sachlich begründet
- nachvollziehbar
- ehrlich
- nützlich; hilfreich
- respektvoll; nicht beleidigend
Formuliere Kritik immer lösungsorientiert: „Ich habe bemerkt, dass… Kannst du mir erklären, was dahintersteckt? Wie können wir gemeinsam dafür sorgen, dass sich das ändert?“
Tipp #5: Nutze deine Körpersprache
Unser Körper spricht Bände. Die Wirkung sollte in einem schwierigen Mitarbeitergespräch deshalb nicht unterschätzt werden. Nutze sie bewusst, um aktiv zuzuhören und dich selbst mitzuteilen. Achte auf folgende Punkte:
- zugewandte Körperhaltung
- aufrechter Sitz
- Blickkontakt (nicht starren)
- Fußwippen, Fingertrommeln und hektische Bewegungen, die Stress erzeugen, vermeiden
Beispiel: Häufig wirken selbst Chefs im Gespräch unsicher, weil sie nervös mit dem Kugelschreiber spielen. Bewusstes, langsames Sprechen und ruhige Hände schaffen dagegen Sicherheit und eine angenehme Gesprächsatmosphäre.
Tipp #6: Beschönige nichts und zeige Grenzen auf
Hand aufs Herz: Wer wäre nicht gerne der beliebte, kompetente, charmante Chef? Ein schwieriges Mitarbeitergespräch dient aber nicht dazu, Sympathiepunkte zu sammeln und Konflikten auszuweichen. Auch wenn es nicht einfach für dich ist: Als Führungskraft ist es deine Aufgabe, Dienstanweisungen zu erteilen, Grenzen aufzuzeigen und nichts zu beschönigen, um möglichst transparent zu bleiben. Deshalb gilt:
- Rede Fehlverhalten nicht gut.
- Beschönige keine Fakten, die es in Wahrheit nicht verdient haben.
- Scheue dich nicht davor, Tacheles zu reden. Manchmal geht es nicht anders.
- Stehe zu den Werten deines Unternehmens und zeige, dass du für sie eintrittst.
Tipp #7: Lass dich nicht provozieren
Klingt einfach, ist es aber nicht immer: Bleibe ruhig, sachlich und gelassen im Gespräch, wenn dich jemand provozieren möchte. Provokante Äußerungen von Mitarbeiten sind vielschichtig und können folgendermaßen aussehen:
- eine Beleidigung; eine Erniedrigung
- absichtliches, häufiges Unterbrechen beim Reden; Dazwischenreden
- mit voller Absicht in „Wunde Punkte“ grätschen, um Macht zu demonstrieren
- sich über das Gesagte lustig machen
Wichtig: Reagiere nicht mit einem aggressiven Gegenangriff, indem du dasselbe Verhalten annimmst. Denn so hat dein Gegenüber es geschafft, dich aus der Reserve zu locken und die Mission „Provokation“ erfolgreich abzuschließen. Schließlich steckt hinter einer Provokation oft der Gedanke, dass das Gegenüber ebenfalls aus dem Affekt heraus und sofort handelt.
Stattdessen hilft es, kurz abzuwarten, den Blickkontakt zu suchen und hinter passiv-aggressive Bemerkungen zu schauen. Ein Verhalten, welches ruhig und bestimmt wieder zum Wesentlichen lenkt, ist hier eine gute Strategie.
Lese-Tipp: Mit diesem Trick lasst ihr euch nie wieder provozieren
Tipp #8: Dokumentiere Gesprächsergebnisse schriftlich
Ein häufig unterschätzter Punkt bei schwierigen Mitarbeitergesprächen: die schriftliche Dokumentation. Viele Führungskräfte verlassen sich auf mündliche Vereinbarungen – doch was passiert, wenn sich der Mitarbeiter später nicht daran erinnert oder Missverständnisse auftreten?
Daher solltest du wichtige Kritikpunkte, Vereinbarungen und konkrete Zielsetzungen stets schriftlich festhalten. Beide Seiten erhalten im Anschluss eine Zusammenfassung des Gesprächs, beispielsweise per E-Mail. So sorgst du nicht nur für klare Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern bist auch abgesichert, falls es später zu Konflikten kommen sollte
Kurz zusammengefasst:
Wichtige Punkte und Absprachen dokumentieren.
Zusammenfassung des Gesprächs schriftlich (z. B. per Mail) an Mitarbeiter senden.
Tipp #9: Strebe einen positiven Gesprächsabschluss an
Inhaltlich solltest du darauf achten, nicht nur das Problem anzusprechen, sondern auch konkrete Ziele und Lösungen zu vereinbaren. Als Führungskraft solltest du deine Wünsche und Erwartungen zudem klar und deutlich kommunizieren, um Missverständnisse gar nicht erst entstehen zu lassen.
Übrigens: Vermeide es, einen bereits fertigen „Fahrplan“ zu präsentieren. Wenn du deinen Mitarbeitern auf Augenhöhe begegnetest und die gemeinsame Erarbeitung einer Lösung anbietest, kommt das immer gut an.
Eine Herausforderung stellt jedoch häufig die Uneinsichtigkeit einiger Mitarbeiter dar. Wichtig ist, dass du konkrete Kritikpunkte parat hast, diese anhand von Beispielen erläuterst – und am Ende nochmals zusammenfasst, wenn du merkst, dass dein Gegenüber abblockt.
Denke daran, dass du alles in deiner Macht liegende getan hast. Uneinsichtigkeit fühlt sich manchmal so an, als würden wir mit einer Wand reden. Bleibe deshalb standhaft und kommuniziere deutlich, was du erwartest, ohne in lange Rechtfertigungen oder Erklärungsversuche zu verfallen.
Und zuletzt: Sorge für einen positiven Gesprächsabschluss, indem du Mitarbeitern die Unsicherheit nimmst, dass etwas nicht in Ordnung ist, wenn es doch geklärt ist. Denn: Es geht um die Arbeit und um eine Aufforderung auf der „Sachebene“, die Professionalität von beiden Seiten erfordert, manchmal aber auch auf persönlicher Beziehungsebene verunsichern kann.
Unser Zusatztipp: Nach einem schwierigen Mitarbeitergespräch ist es noch nicht getan. Achte darauf, ob du dich auf die getroffenen Vereinbarungen verlassen kannst. Vor allem, wenn es darum geht, das Unternehmen zu schützen, ist es wichtig, schädigendes Verhalten nicht zu tolerieren und entsprechende Konsequenzen zu ziehen. Nach jedem Kritikgespräch überprüfst du innerhalb von zwei Wochen: Hat der Mitarbeiter die vereinbarten Ziele eingehalten? Benötigt er zusätzliche Unterstützung? Gibt es Rückmeldungen aus dem Team zur Verbesserung?
Jedes schwierige Gespräch ist auch eine Chance: Wann hast du zuletzt ein offenes Gespräch mit deinen Mitarbeitern geführt, um gemeinsam stärker zu werden?
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