Als Personaler gehört das Versenden einer Absage zum Tagesgeschäft. Da Sie aufgrund des AGG ohnehin Ihre Worte mit Bedacht wählen müssen, halten Sie sich gewiss – wie viele andere Unternehmen in Deutschland auch – an eine knapp formulierte Standardabsage. Worauf Sie bei Absagen allerdings achten sollten und weshalb, möchten wir Ihnen folgend verraten.

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Personalerin schreibt Absage auf eine Bewerbung
Bildernachweis: © Halfpoint – Fotolia.com

Inhalt
1. Absagen: Das Problem mit dem AGG
2. Was ist an einer Standardabsage so schlimm?
3. Viele Personaler befinden sich in akuter Zeitnot
4. Wie Sie als Personaler eine Absage verfassen sollten – und wie nicht
5. #1 Sprechen Sie den Bewerber mit dem Namen an
6. #2 Regelmäßige Überarbeitung der Standardabsage
7. #3 Ermutigende Worte finden
8. #4 Leistungsträger identifizieren
9. #5 Soziale Netzwerke nutzen
10. Kostenloses Muster für ein Absageschreiben an Bewerber

Absagen: Das Problem mit dem AGG

Als Personaler würden Sie einem Bewerber – vor allem, wenn dieser Ihnen sympathisch war – vielleicht gerne den Grund für Ihre Absage nennen und ihm hilfreiche Tipps für die Zukunft mit auf den Weg geben. Aus Bewerbersicht wäre es schließlich wünschenswert, Anhaltspunkte für eventuelle Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten zu erhalten, um bei der nächsten Bewerbung mehr Erfolg zu haben. Leider bleibt dafür einerseits nicht die Zeit. Andererseits müssen Sie als Personaler stets das AGG im Auge behalten.

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Gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz dürfen Sie Bewerber nämlich nicht diskriminieren, sprich aus Gründen wie dem Geschlecht, der Religion, den politischen Ansichten, der ethnischen Herkunft & Co die einen Kandidaten den anderen vorziehen. Leider könnte eine falsche Formulierung der Absage jedoch die Vermutung eines Verstoßes gegen das AGG nähren, weshalb sich Personaler in der Regel in Form eines kurzen Standardschreibens ohne Begründung bedeckt halten.

§ 1 Ziel des Gesetzes

Ziel des Gesetzes ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.

§ 2 Anwendungsbereich

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(1) Benachteiligungen aus einem in § 1 genannten Grund sind nach Maßgabe dieses Gesetzes unzulässig in Bezug auf: 1. die Bedingungen, einschließlich Auswahlkriterien und Einstellungsbedingungen, für den Zugang zu unselbstständiger und selbstständiger Erwerbstätigkeit, unabhängig von Tätigkeitsfeld und beruflicher Position, sowie für den beruflichen Aufstieg.

(Quelle: Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)

Auch, wenn Ihre Entscheidungsgrundlagen für die Absage tatsächlich in keinster Weise diskriminierend waren und Sie diese freundlich formulieren, haben Sie bei Nennung der Gründe schnell eine Klage gemäß AGG am Hals. Klar, dass der Arbeitgeber daran interessiert ist, solche Vorkommnisse zu vermeiden – aus finanziellen Gründen sowie der Angst vor einem Imageschaden. Die Lösung lautet daher: Standardabsage.

Was ist an einer Standardabsage so schlimm?

Als Personaler fragen Sie sich nun vielleicht, was an dieser Lösung so schlimm sein soll? Versetzen Sie sich einmal in die Lage des Bewerbers: Sie haben viel Zeit und Mühe in die Bewerbung gesteckt und warten nun auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder nach diesem auf die endgültige Entscheidung. Plötzlich flattert eine unpersönliche Massenmail in Ihren Briefkasten à la „Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben.“ Zurück bleiben eine große Enttäuschung, viele Fragen und wilde Spekulationen. Und da Menschen gerne vom Schlimmsten ausgehen, kursieren schnell allerhand Gerüchte, die dem Image des Unternehmens gefährlich werden können.

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Sie würden Bewerber diskriminieren, wären bestechlich, unfreundlich oder aufgrund eines Social-Media-Checks voreingenommen – das sind nur einige mögliche Erklärungsversuche von Bewerbern, die sich vor den Kopf gestoßen fühlen. Eine persönlich gestaltete Absage ist deshalb nicht nur ein Zeichen von Respekt und Wertschätzung gegenüber dem Bewerber für seine Mühe, sondern auch ein wichtiger Bestandteil des Employer Brandings beziehungsweise Images des Unternehmens.

Viele Personaler befinden sich in akuter Zeitnot

Ein weiterer Grund, weshalb unpersönliche Standardabsagen versendet werden, liegt in dem Zeitmangel der Personaler. Je nach Unternehmen und Position, erhalten diese schließlich bis zu mehrere hundert Bewerbungen auf eine Ausschreibung zuzüglich regelmäßiger Initiativbewerbungen. Während natürlich nur wenige dieser Kandidaten eine Zusage beziehungsweise Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten, versenden Sie an den Großteil eine Absage. Jede Einzelne dieser zehn, 50 oder sogar 200 Absagen zu personalisieren, wäre schlichtweg unmöglich, oder? Ist es nicht das Einfachste, einfach eine Massenmail zu schreiben und alle Betroffenen in den Verteiler aufzunehmen? Ja, einfacher ist das. Aber eben aus den bereits genannten Gründen nicht empfehlenswert. Auch Bewerber stecken schließlich 30, 60 oder mehr Minuten in eine Bewerbung – und erwarten dafür ein Mindestmaß an Zeitaufwand Ihrerseits, auch bei einer Absage.

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Sie müssen nicht zum Telefonhörer greifen und jeden Bewerber anrufen oder alle Absagen handschriftlich verfassen und auf dem Postweg versenden. Die digitalisierten Bewerber von heute sind durchaus mit dem Medium „E-Mail“ einverstanden, schließlich geht es schneller als der klassische Brief und die quälende Warterei findet ein früheres Ende. Dennoch kommt es auf das „Wie“ an.

Wie Sie als Personaler eine Absage verfassen sollten – und wie nicht

Sie können als Personaler durchaus auf Standardabsagen setzen, schließlich wollen Sie keinen Gerichtsstreit aufgrund von Diskriminierungsvorwürfen riskieren. Dennoch sollten Sie ein Mindestmaß an Zeit in die Absagen investieren und sie ein wenig personalisieren. Aber wie?

#1 Sprechen Sie den Bewerber mit dem Namen an

Auch Sie wünschen sich bei Bewerbungen eine persönliche Ansprache und runzeln bei Formulierungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ vielleicht die Stirn. Dem Bewerber geht es genauso. Eine E-Mail, die mit „Sehr geehrte Bewerberinnen und Bewerber“ oder einer ähnlich abgedroschenen Floskel beginnt, hinterlässt keinen guten Eindruck. Das Mindeste sollte es daher sein, den Bewerber in der E-Mail mit dem korrekten sowie vollständigen Namen anzusprechen.

#2 Regelmäßige Überarbeitung der Standardabsage

Zudem sollten Sie das Standardschreiben in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel monatlich oder halbjährlich, abändern. Schließlich ist es keine Seltenheit, dass sich Interessenten mehrfach bei Ihnen bewerben – sei es initiativ, auf verschiedene Stellenausschreibungen oder nach der persönlichen Weiterentwicklung, beispielweise einer absolvierten Fortbildung, wenn der Bewerber sich bessere Chancen ausrechnet.

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Dann erneut dieselbe Absage zu erhalten, wirkt nicht nur respektlos und wenig einfallsreich, sondern in erster Linie demotivierend. Sie können sich ziemlich sicher sein, dass der Betroffene sich anschließend kein drittes Mal in Ihrem Unternehmen bewerben wird.

#3 Ermutigende Worte finden

Versuchen Sie stattdessen, die Standardabsagen zu variieren und positive sowie ermutigende Worte zu finden. Zwar sollten Sie aufgrund des AGG nicht auf Einzelheiten oder individuelle Belange eingehen, doch können Sie in der Absage einen positiven „Spirit“ im Sinne Ihres Employer Brandings versprühen. Fordern Sie die Bewerber auf, es zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal zu probieren und bedanken Sie sich herzlich für die Mühe des Bewerbers. Dadurch drücken Sie Respekt, Höflichkeit und Wertschätzung aus und verbessern Ihr Image.

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#4 Leistungsträger identifizieren

Es kommt nicht selten vor, dass Sie Bewerber ablehnen, obwohl Sie sich diese sehr gut in Ihrem Unternehmen vorstellen können. Vielleicht war die Ausschreibung einfach nicht passend oder die Auswahl war zu groß. Das bedeutet allerdings keinesfalls, dass Sie solche Leistungsträger gehen lassen müssen. Wenn Sie von einem Bewerber überzeugt sind, diesem aber dennoch eine Absage überbringen, wählen Sie am besten das Telefon. Sagen Sie freundlich, dass Sie sich bezüglich der Position für einen anderen Kandidaten entschieden haben, dennoch aber Interesse an einer Zusammenarbeit hätten. Laden Sie ihn gegebenenfalls zu einem persönlichen Gespräch ein, um gemeinsame Perspektiven zu entwickeln, wie der Bewerber vielleicht an anderer Stelle in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden könnte.

Achtung: Auch am Telefon müssen Sie vorsichtig mit der Nennung von Gründen sein. Konzentrieren Sie sich im Gespräch deshalb lieber auf die zukünftigen Perspektiven für den Kandidaten in Ihrem Unternehmen als auf die Gründe für die Absage.

#5 Soziale Netzwerke nutzen

Sollten Sie zu dem Ergebnis kommen, dass eine Zusammenarbeit im Moment nicht möglich, in Zukunft aber gewünscht ist, so bleiben Sie unbedingt in Kontakt. Soziale Netzwerke werden als Recruiting-Instrument immer wichtiger und XING, LinkedIn & Co bieten Ihnen auch die Möglichkeit, mit vielversprechenden Bewerbern verbunden zu bleiben.

Infografik: Soziale Netzwerke als Recruiting-Instrument | Statista Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

Gerade in vom Fachkräftemangel betroffenen Branchen können solche Verbindungen in Zukunft wichtig werden. Sollte eine passende Stelle frei werden, haben Sie unter Umständen direkt den richtigen Kandidaten zur Hand. Das spart zudem eine Menge Zeit sowie Geld für eine erneute Stellenausschreibung.

Kostenloses Muster für ein Absageschreiben an Bewerber

Motivierend, positiv und höflich sollte eine Absage also sein, dennoch aber hinsichtlich des AGG unverfänglich. Zugegeben, diese Anforderungen sind nicht gerade leicht umzusetzen. Deshalb haben wir Ihnen ein Muster zusammengetragen. So oder so ähnlich könnten Sie als Personaler eine Absage formulieren:

Sehr geehrte/r Frau/Herr…,

vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an einer Anstellung in unserem Unternehmen. Nach Prüfung der Vielzahl an Bewerbungen, die uns hinsichtlich der betreffenden Stellenausschreibung erreicht haben, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir in der engeren Wahl für andere Kandidaten/innen entschieden haben.

Dennoch haben uns Ihre Eigeninitiative und die Zusammenstellung Ihrer Unterlagen sehr gefallen. Dafür möchten wir Ihnen ein großes Kompliment aussprechen. Auch, wenn wir Ihnen momentan keine passende Stelle offerieren können, käme in Zukunft für uns eine Zusammenarbeit in einer besser zu Ihnen passenden Position infrage. Wir würden uns deshalb sehr freuen, wenn wir in Kontakt bleiben könnten. Vernetzen Sie sich gerne mit uns über XING, LinkedIn oder Facebook.

Wir hoffen, dass Sie uns in positiver Erinnerung behalten und wir zu einem anderen Zeitpunkt erneut eine Bewerbung von Ihnen erhalten. Bis dahin wünschen wir Ihnen weiterhin viel Erfolg auf Ihrem beruflichen Werdegang und verbleiben mit einem herzlichen „Dankeschön“.

Mit freundlichen Grüßen

Welche Absagen haben Sie aus Bewerbersicht schon einmal entweder sehr erfreut oder sehr verärgert? Worauf muss Ihrer Erfahrung nach aus Personalersicht noch geachtet werden? Vielen Dank für Ihre Ergänzungen in den Kommentaren!

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