Als Personaler gehört das Versenden einer Absage zum Tagesgeschäft. Da du aufgrund des AGG ohnehin deine Worte mit Bedacht wählen musst, halte dich gewiss – wie viele andere Unternehmen in Deutschland auch – an eine knapp formulierte Standardabsage. Worauf du bei Absagen allerdings achten solltest und weshalb, möchten wir dir folgend verraten.
Absagen: Das Problem mit dem AGG
Als Personaler würdest du einem Bewerber – vor allem, wenn dieser dir sympathisch war – vielleicht gerne den Grund für deine Absage nennen und ihm hilfreiche Tipps für die Zukunft mit auf den Weg geben. Aus Bewerbersicht wäre es schließlich wünschenswert, Anhaltspunkte für eventuelle Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten zu erhalten, um bei der nächsten Bewerbung mehr Erfolg zu haben. Leider bleibt dafür einerseits nicht die Zeit. Andererseits musst du als Personaler stets das AGG im Auge behalten.
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Gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz darfst du Bewerber nämlich nicht diskriminieren, sprich aus Gründen wie dem Geschlecht, der Religion, den politischen Ansichten, der ethnischen Herkunft & Co die einen Kandidaten den anderen vorziehen. Leider könnte eine falsche Formulierung der Absage jedoch die Vermutung eines Verstoßes gegen das AGG nähren, weshalb sich Personaler in der Regel in Form eines kurzen Standardschreibens ohne Begründung bedeckt halten.
§ 1 Ziel des Gesetzes
Ziel des Gesetzes ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.
Auch, wenn deine Entscheidungsgrundlagen für die Absage tatsächlich in keinster Weise diskriminierend waren und du diese freundlich formulierst, hast du bei Nennung der Gründe schnell eine Klage gemäß AGG am Hals. Klar, dass der Arbeitgeber daran interessiert ist, solche Vorkommnisse zu vermeiden – aus finanziellen Gründen sowie der Angst vor einem Imageschaden. Die Lösung lautet daher: Standardabsage.
Was ist an einer Standardabsage so schlimm?
Als Personaler fragst du dich nun vielleicht, was an dieser Lösung so schlimm sein soll? Versetze dich einmal in die Lage des Bewerbers: Du hast viel Zeit und Mühe in die Bewerbung gesteckt und wartest nun auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder nach diesem auf die endgültige Entscheidung. Plötzlich flattert eine unpersönliche Massenmail in deinen Briefkasten à la „Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben.“ Zurück bleiben eine große Enttäuschung, viele Fragen und wilde Spekulationen. Und da Menschen gerne vom Schlimmsten ausgehen, kursieren schnell allerhand Gerüchte, die dem Image des Unternehmens gefährlich werden können.
Du würdest Bewerber diskriminieren, wärst bestechlich, unfreundlich oder aufgrund eines Social-Media-Checks voreingenommen – das sind nur einige mögliche Erklärungsversuche von Bewerbern, die sich vor den Kopf gestoßen fühlen. Eine persönlich gestaltete Absage ist deshalb nicht nur ein Zeichen von Respekt und Wertschätzung gegenüber dem Bewerber für seine Mühe, sondern auch ein wichtiger Bestandteil des Employer Brandings beziehungsweise Images des Unternehmens.
Viele Personaler befinden sich in akuter Zeitnot
Ein weiterer Grund, weshalb unpersönliche Standardabsagen versendet werden, liegt in dem Zeitmangel der Personaler. Je nach Unternehmen und Position, erhalten diese schließlich bis zu mehrere hundert Bewerbungen auf eine Ausschreibung zuzüglich regelmäßiger Initiativbewerbungen. Während natürlich nur wenige dieser Kandidaten eine Zusage beziehungsweise Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten, versenden Sie an den Großteil eine Absage. Jede Einzelne dieser zehn, 50 oder sogar 200 Absagen zu personalisieren, wäre schlichtweg unmöglich, oder? Ist es nicht das Einfachste, einfach eine Massenmail zu schreiben und alle Betroffenen in den Verteiler aufzunehmen? Ja, einfacher ist das. Aber eben aus den bereits genannten Gründen nicht empfehlenswert. Auch Bewerber stecken schließlich 30, 60 oder mehr Minuten in eine Bewerbung – und erwarten dafür ein Mindestmaß an Zeitaufwand Ihrerseits, auch bei einer Absage.
Du musst nicht zum Telefonhörer greifen und jeden Bewerber anrufen oder alle Absagen handschriftlich verfassen und auf dem Postweg versenden. Die digitalisierten Bewerber von heute sind durchaus mit dem Medium „E-Mail“ einverstanden, schließlich geht es schneller als der klassische Brief und die quälende Warterei findet ein früheres Ende. Dennoch kommt es auf das „Wie“ an.
Wie du als Personaler eine Absage verfassen solltest – und wie nicht
Du kannst als Personaler durchaus auf Standardabsagen setzen, schließlich willst du keinen Gerichtsstreit aufgrund von Diskriminierungsvorwürfen riskieren. Dennoch solltest du ein Mindestmaß an Zeit in die Absagen investieren und sie ein wenig personalisieren. Aber wie?
#1 Spreche den Bewerber mit dem Namen an
Auch du wünschst dir bei Bewerbungen eine persönliche Ansprache und runzelst bei Formulierungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ vielleicht die Stirn. Dem Bewerber geht es genauso. Eine E-Mail, die mit „Sehr geehrte Bewerberinnen und Bewerber“ oder einer ähnlich abgedroschenen Floskel beginnt, hinterlässt keinen guten Eindruck. Das Mindeste sollte es daher sein, den Bewerber in der E-Mail mit dem korrekten sowie vollständigen Namen anzusprechen.
#2 Regelmäßige Überarbeitung der Standardabsage
Zudem solltest du das Standardschreiben in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel monatlich oder halbjährlich, abändern. Schließlich ist es keine Seltenheit, dass sich Interessenten mehrfach bei dir bewerben – sei es initiativ, auf verschiedene Stellenausschreibungen oder nach der persönlichen Weiterentwicklung, beispielweise einer absolvierten Fortbildung, wenn der Bewerber sich bessere Chancen ausrechnet.
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Dann erneut dieselbe Absage zu erhalten, wirkt nicht nur respektlos und wenig einfallsreich, sondern in erster Linie demotivierend.
#3 Ermutigende Worte finden
Versuche stattdessen, die Standardabsagen zu variieren und positive sowie ermutigende Worte zu finden. Zwar solltest du aufgrund des AGG nicht auf Einzelheiten oder individuelle Belange eingehen, doch kannst du in der Absage einen positiven „Spirit“ im Sinne deines Employer Brandings versprühen. Fordere die Bewerber auf, es zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal zu probieren und bedanke dich herzlich für die Mühe des Bewerbers. Dadurch drückst du Respekt, Höflichkeit und Wertschätzung aus und verbesserst dein Image.
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#4 Leistungsträger identifizieren
Wenn du von einem Bewerber überzeugt bist, diesem aber dennoch eine Absage überbringst, wähle am besten das Telefon. Sage freundlich, dass du dich bezüglich der Position für einen anderen Kandidaten entschieden hast, dennoch aber Interesse an einer Zusammenarbeit hättest. Lade ihn gegebenenfalls zu einem persönlichen Gespräch ein, um gemeinsame Perspektiven zu entwickeln, wie der Bewerber vielleicht an anderer Stelle in deinem Unternehmen eingesetzt werden könnte.
Achtung: Auch am Telefon musst du vorsichtig mit der Nennung von Gründen sein. Konzentriere dich im Gespräch deshalb lieber auf die zukünftigen Perspektiven für den Kandidaten in deinem Unternehmen als auf die Gründe für die Absage.
#5 Soziale Netzwerke nutzen
Solltest du zu dem Ergebnis kommen, dass eine Zusammenarbeit im Moment nicht möglich, in Zukunft aber gewünscht ist, so bleibe unbedingt in Kontakt. Soziale Netzwerke werden als Recruiting-Instrument immer wichtiger und XING, LinkedIn & Co bieten dir auch die Möglichkeit, mit vielversprechenden Bewerbern verbunden zu bleiben.
Gerade in vom Fachkräftemangel betroffenen Branchen können solche Verbindungen in Zukunft wichtig werden. Sollte eine passende Stelle frei werden, hast du unter Umständen direkt den richtigen Kandidaten zur Hand. Das spart zudem eine Menge Zeit sowie Geld für eine erneute Stellenausschreibung.
Kostenloses Muster für ein Absageschreiben an Bewerber
Motivierend, positiv und höflich sollte eine Absage also sein, dennoch aber hinsichtlich des AGG unverfänglich. Zugegeben, diese Anforderungen sind nicht gerade leicht umzusetzen. Deshalb haben wir dir ein Muster zusammengetragen. So oder so ähnlich kannst du als Personaler eine Absage formulieren:
Sehr geehrte/r Frau/Herr…,
vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an einer Anstellung in unserem Unternehmen. Nach Prüfung der Vielzahl an Bewerbungen, die uns hinsichtlich der betreffenden Stellenausschreibung erreicht haben, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir in der engeren Wahl für andere Kandidaten/innen entschieden haben.
Dennoch haben uns Ihre Eigeninitiative und die Zusammenstellung Ihrer Unterlagen sehr gefallen. Dafür möchten wir Ihnen ein großes Kompliment aussprechen. Auch, wenn wir Ihnen momentan keine passende Stelle offerieren können, käme in Zukunft für uns eine Zusammenarbeit in einer besser zu Ihnen passenden Position infrage. Wir würden uns deshalb sehr freuen, wenn wir in Kontakt bleiben könnten. Vernetzen Sie sich gerne mit uns über XING, LinkedIn oder Facebook.
Wir hoffen, dass Sie uns in positiver Erinnerung behalten und wir zu einem anderen Zeitpunkt erneut eine Bewerbung von Ihnen erhalten. Bis dahin wünschen wir Ihnen weiterhin viel Erfolg auf Ihrem beruflichen Werdegang und verbleiben mit einem herzlichen „Dankeschön“.
Mit freundlichen Grüßen
Bildnachweis: Brazhyk/Shutterstock.com
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