Viele Bewerber sind vor einem Bewerbungsgespräch bereits tage- oder wochenlang nervös. Die richtige Vorbereitung darf natürlich nicht fehlen, doch wie wird das Vorstellungsgespräch überhaupt ablaufen? Mit welchen Fragen muss ein Bewerber rechnen und wie kann er sich bestmöglich für das Kennenlernen wappnen? Wir verraten Ihnen den typischen Ablauf vieler Bewerbungsgespräche und die am häufigsten besprochenen Themen.

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Bewerberin im Vorstellungsgespräch
Bildnachweis: iStock.com/sturti

Inhalt
1. Phase #1: Die Einladung zum Vorstellungsgespräch
2. Phase #2: Die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch
3. Phase #3: Begrüßung – der erste Eindruck zählt
4. Phase #4: Zaghaftes Kennenlernen via Smalltalk
5. Phase #5: Die Selbstpräsentation des Bewerbers
6. Phase #6: Die Unternehmensvorstellung – zurücklehnen und zuhören
7. Phase #7: Organisatorisches und Vertragsverhandlung
8. Phase #8: Eine Verabschiedung, die positiv im Gedächtnis bleibt
9. Phase #9: Selbstreflexion und Kontaktpflege

Phase #1: Die Einladung zum Vorstellungsgespräch

Im klassischen Fall haben Sie dem Unternehmen eine Bewerbung auf eine öffentlich ausgeschriebene Stelle zukommen lassen und warten nun auf eine Rückmeldung. Irgendwann flattert entweder die Absage in Ihren Briefkasten oder eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Auch ein persönlicher Anruf durch den Personaler ist nicht unüblich, wenn Sie es zum Bewerbungsgespräch geschafft haben. Manchmal findet das persönliche Kennenlernen aber auch als Interview im Rahmen eines Assessment Centers statt oder als Reaktion auf eine Initiativbewerbung.

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Es gibt also zahlreiche Konstellationen, welche zu einem Vorstellungsgespräch führen können – wir möchten in diesem Artikel aber auf den „traditionellen“ Weg eingehen. Nehmen wir also an, Sie haben eine Bewerbung auf eine vakante Stelle bei einem Unternehmen geschrieben, bei welchem Sie nie zuvor angestellt waren. Die Personaler haben Sie anhand Ihrer Unterlagen gemeinsam mit mehreren anderen Bewerbern in die engere Wahl genommen und möchten sich nun einen persönlichen Eindruck von Ihnen machen. Dementsprechend finden Sie die Einladung wie bereits erwähnt eines Tages im Briefkasten oder Sie erhalten einen Anruf. Was jetzt?

Phase #2: Die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch

Mit der Terminzusage für das Vorstellungsgespräch beginnt für den Bewerber die Vorbereitung auf das persönliche Kennenlernen. Jeder geschulte Personaler wird nämlich schnell merken, ob Sie vorbereitet oder unvorbereitet erscheinen und wie motiviert Sie dementsprechend sind. Die Schlussfolgerung lautet: Ein Bewerber ohne Vorbereitung ist ein Bewerber ohne Motivation – und dahin sind die Chancen auf den Job. Je genauer Sie also einschätzen können, was auf Sie zukommen wird, umso besser wird Ihre Performance im Bewerbungsgespräch sein. Klassische Schritte in der Vorbereitung sind deshalb:

  • Lernen Sie Ihren Lebenslauf sowie das Anschreiben insofern auswendig, als dass Sie mit Sicherheit wissen, was darin stand und was nicht. Eventuell müssen Sie Aussagen wiederholen oder der Personaler versucht, Sie mit „Falschaussagen“ gezielt aus der Reserve zu locken.
  • Informieren Sie sich über das Unternehmen, Ihre potenzielle zukünftige Abteilung sowie Ihre Tätigkeit – sofern möglich.
  • Gehen Sie zudem in die Selbstreflexion und schreiben Sie Ihre Charaktereigenschaften, Wünsche und Ziele nieder. Prüfen Sie, welche „Argumente“ für die Stelle relevant sein und für Sie als neuer Mitarbeiter sprechen könnten. Üben Sie die Selbstpräsentation, welche mit hoher Wahrscheinlichkeit im Vorstellungsgespräch auf der Agenda stehen wird.
  • Legen Sie sich anhand all dieser Informationen überzeugende Antworten zu den klassischen Bewerbungsfragen zurecht, beispielsweise: Welche sind Ihre Stärken und Schwächen? Weshalb möchten Sie bei unserem Unternehmen arbeiten? Warum sollten wir uns für Sie entscheiden? Wo sehen Sie sich in zehn Jahren?

Wichtig ist, dass Sie nicht nur während dieser Vorbereitungsphase, sondern im gesamten Bewerbungsprozess authentisch bleiben.

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Niemand kann nämlich auf Dauer für 40 oder mehr Stunden pro Woche eine Rolle spielen und wenn Sie dem zukünftigen Arbeitgeber das Blaue vom Himmel versprechen, setzen Sie sich nur selbst unter Druck – und die Enttäuschung auf der Arbeitgeberseite wird dennoch nicht lange auf sich warten lassen. Finden Sie daher einen Arbeitgeber beziehungsweise einen Job, der wahrhaftig zu Ihnen passt. Präsentieren Sie sich im Bewerbungsgespräch als die Person, welche Sie wirklich sind – nur eben die etwas „geschönte“ Variante. Ein wenig Selbstmarketing darf schließlich sein!

Phase #3: Begrüßung – der erste Eindruck zählt

Wenn der Tag der Tage gekommen ist, gehen Sie unbedingt sicher, dass Sie pünktlich zum Termin erscheinen. „Pünktlich“ bedeutet in diesem Fall nicht auf die Minute genau, sondern fünf bis höchstens zehn Minuten vorher. Sollten Sie noch früher da sein, machen Sie einen kurzen Spaziergang oder gehen Sie im Auto noch einmal Ihre Notizen durch. Wer nämlich eine halbe Stunde, 20 oder 15 Minuten vor dem Bewerbungsgespräch bereits Däumchen drehend im Foyer sitzt, bringt die Personaler und anderen Gesprächsteilnehmer unnötig unter Druck, was überkorrekt oder unsympathisch wirken könnte. Und der erste Eindruck ist bekanntlich bleibend.

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Um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen,…

  • …wählen Sie die richtige Kleidung. Was im jeweiligen Unternehmen als angemessen empfunden wird, hängt stark von der Branche, der Kultur und Tradition im Betrieb sowie dessen Größe ab. So neigt die konservative Großindustrie eher zum schicken Look im gut sitzenden Anzug für Herren und dem Kostüm oder einer schwarzen Stoffhose mit Bluse für Damen. Ebenso Branchen wie das Bankenwesen oder Versicherungsgesellschaften. In kreativen Unternehmen sowie vielen KMUs wird die Kleidung hingegen legerer gehalten: Hier tut es vielleicht auch die schwarze Jeans mit Hemd oder in Extremfällen können Sie sogar im einfarbigen T-Shirt mit Sneakers kommen. Was zum Unternehmen passt, finden Sie beispielsweise bei einem Blick auf die Webseite und in die sozialen Netzwerke des Betriebes heraus oder Sie fragen einfach einen Bekannten, der im Unternehmen arbeitet – wenn vorhanden.

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  • …treten Sie natürlich frisch geduscht, gepflegt und ausgeruht auf. Lassen Sie das Fahrrad lieber stehen, wenn Sie dann verschwitzt und mit „Helmabdruck“ erscheinen würden. Machen Sie sich – wenn Sie noch ausreichend Zeit haben – gerne noch einmal kurz auf der Toilette frisch, wo Sie aufgrund der Aufregung vielleicht sowieso vor dem Bewerbungsgespräch hin müssen – aber übertreiben Sie es bitte nicht mit Deo, Parfüm, Makeup & Co!
  • …nehmen Sie eine Bewerbungsmappe mit, das hinterlässt stets einen guten Eindruck. Auch ein Papierblock sowie Stift für Notizen zeugen von Interesse, allerdings sollten Sie sich solche dann auch tatsächlich machen.
  • …nehmen Sie eine aufrechte und selbstbewusste Körperhaltung ein und setzen Sie Ihr strahlendstes Lächeln auf.

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  • …blicken Sie Ihrem Gegenüber beim Handshake in die Augen und achten Sie auf einen festen, aber nicht zu festen Händedruck, welchen Sie gerne vorab mit der Familie oder Freunden üben können.
  • …seien Sie authentisch, aber gut gelaunt. Jeder erfahrene Personaler merkt sofort, wenn Sie sich verstellen. Dennoch müssen Sie natürlich nicht jedem Gedanken freien Lauf lassen oder sich darüber aufregen, wie unfreundlich der Busfahrer war. Präsentieren Sie sich gelassen, zugänglich und ehrlich, aber überlassen Sie den „Profis“ die Führung des Gesprächs, anstatt es selbst in die Hand nehmen zu wollen. Auch die Zeit der Personaler ist schließlich wertvoll und begrenzt.
  • …bedanken Sie sich kurz für die Einladung und erwähnen Sie gerne, dass Sie sich sehr darüber gefreut haben. Wertschätzung und Höflichkeit haben schließlich noch nie geschadet – zumindest, solange Sie es nicht übertreiben.

Phase #4: Zaghaftes Kennenlernen via Smalltalk

Nach der ersten Begrüßung werden Sie in den Besprechungsraum geführt – wenn nicht bereits geschehen – und gebeten, sich zu setzen. Hierbei gilt: Setzen Sie sich erst hin, wenn Sie dazu aufgefordert werden, alles andere könnte unhöflich wirken. In der Regel beginnt der Personaler das Gespräch nun mit ein wenig Smalltalk, wie „Haben Sie gut hergefunden?“ oder „Bei dem Regen sind Sie gewiss nicht mit dem Fahrrad gekommen, oder?“. Keine Sorge, beim Smalltalk geht es noch nicht um kniffelige Fragen oder „falsche“ beziehungsweise „richtige“ Antworten.

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Stattdessen möchte Ihr Gegenüber die Atmosphäre auflockern, Ihnen ein wenig die Nervosität nehmen und einen sanften Einstieg in das Vorstellungsgespräch finden. Bleiben Sie in der Smalltalk-Phase – bestenfalls natürlich im gesamten Bewerbungsgespräch – gelassen. Atmen Sie ruhig und überlegen Sie kurz, bevor Sie antworten. Seien Sie aber dennoch aufgeschlossen, denn zu kurze und knappe Antworten sind in dieser Situation ebenso unsympathisch wie das Reden ohne Punkt und Komma. Hierzu ein kleines Beispiel:

Personaler: „Haben Sie gut hergefunden?“

Falsch: „Ja!“

Falsch: „Nicht wirklich, auf der Autobahn war eine Umleitung, sodass ich über Musterstadt fahren musste. Aber Sie kennen ja gewiss das Wirrwarr aus Einbahnstraßen dort, sodass ich mich komplett verfahren habe. Daraufhin musste ich aussteigen und einen Passanten nach dem Weg fragen. Als ich dann noch zufällig bei McDonalds vorbeigekommen bin, habe ich mir einen kleinen Snack gegönnt, denn Zeit hatte ich zum Glück genug. Ich weiß ja, dass ich bei sowas immer Puffer einplanen muss. Nur war ich heute Morgen viel zu aufgeregt, um etwas zu essen. Nachdem ich dann kurz in das Navi auf meinem Smartphone gesehen hatte, habe ich dann aber doch noch hergefunden und zack: hier bin ich.“

Richtig: „Ohne Probleme, die Gegend ist ja sehr gut ausgeschildert. Wirklich schön haben Sie es hier!“

In dieser ersten Smalltalk-Phase wird Ihnen meist auch etwas zu trinken angeboten. Dieses Angebot abzulehnen, wird vom Fragenden häufig als unhöflich empfunden. Lassen Sie sich daher zumindest ein Wasser bringen – auch, wenn Sie dieses schlussendlich nicht anrühren werden. Zu exotische oder gar alkoholische Wünsche sind bei der Getränkewahl allerdings tabu.

Phase #5: Die Selbstpräsentation des Bewerbers

Die fünfte Phase ist wohl jene, vor welcher die Bewerber am meisten Angst haben. Es geht darum, sich als den geeigneten Kandidaten zu präsentieren und die Personaler von den eigenen Vorzügen zu überzeugen. An dieser Stelle werden die „kniffeligen“ sowie die Kernfragen gestellt, welche für die Entscheider von Wichtigkeit sind. Zuerst werden Sie jedoch gebeten, sich kurz vorzustellen. „Kurz“ – das bedeutet etwa fünf bis zehn Minuten, in welchen Sie Ihren Lebenslauf in strukturierter Form wiedergeben. Dabei sollten Sie aber keinesfalls irrelevante Fakten aneinanderreihen oder sogar von Ihrer Bewerbungsmappe ablesen. Lassen Sie stattdessen einen roten Faden erkennen, der unweigerlich zu der Schlussfolgerung führt, dass Sie – und zwar nur Sie – perfekt auf die Stelle passen.

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Aufgrund des begrenzten Zeitraumes erwähnen Sie Ereignisse vor Ihrer Ausbildung beziehungsweise Ihrem Studium nur, wenn diese für die Stellenausschreibung wirklich wichtig sind. Ansonsten gehen Sie Ihre beruflichen Stationen sowie Ihre Verantwortungsbereiche aus der Vergangenheit durch und die Gründe, weshalb Sie sich beworben haben. Anschließend nehmen die Personaler Sie noch einmal ins Kreuzverhör. Dieses fällt je nach Unternehmen mehr oder weniger „hart“ aus. Manchmal werden sogar bewusst Grenzen wie unerlaubte Fragen überschritten, um Ihre Reaktion zu testen. Wie Sie in diesem Fall reagieren sollten, erfahren Sie im Artikel:

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Ansonsten steht natürlich Ehrlichkeit an oberster Stelle, doch ein wenig Talent zum Selbstmarketing kann im Bewerbungsprozess natürlich nicht schaden. Präsentieren Sie sich als die beste Version Ihres authentischen Selbst. Antworten Sie also auf folgende Fragen, die echte „Klassiker“ im Vorstellungsgespräch darstellen, ehrlich und positiv:

  • Welche sind Ihre Stärken und Schwächen?
  • Warum wären Sie die perfekte Besetzung für die Stelle?
  • Wie sind Sie auf unsere Stellenausschreibung aufmerksam geworden?
  • Weshalb haben Sie sich beworben?
  • Wo sehen Sie sich in zehn Jahren?
  • Was hat es mit den Lücken in Ihrem Lebenslauf auf sich?

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  • Wie können Sie zum Unternehmenserfolg beitragen?
  • Welche sind Ihre persönlichen Ziele?
  • Warum denken Sie, dass Sie diese bei uns erreichen können?
  • Was „erwarten“ Sie von Ihrem Arbeitgeber?
  • Wie stehen Sie zum Thema Überstunden?
  • Haben Sie sich auch bei anderen Unternehmen beworben?

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Bei der Selbstpräsentation geht es also darum, Informationen einzuholen, welche über jene in Ihrem Lebenslauf hinausgehen. Die Personaler möchten detaillierter erfahren, wer Sie sind und was Sie können. Sie möchten zudem offene Fragen wie beispielsweise jene zu den Lücken im Lebenslauf klären. Mit Selbstbewusstsein, Ehrlichkeit und guter Vorbereitung kann hier eigentlich nichts mehr schiefgehen. Bleiben Sie aber positiv gestimmt und antworten Sie beispielsweise auf Fragen wie „Weshalb möchten Sie Ihren Job wechseln?“ oder „Wieso haben Sie bei Ihrem vorherigen Arbeitgeber gekündigt?“ niemals negativ. Schlecht über Dritte oder Unternehmen zu sprechen, hinterlässt niemals einen guten Eindruck.

Phase #6: Die Unternehmensvorstellung – zurücklehnen und zuhören

Anschließend stellt sich das Unternehmen Ihnen vor. Sie können also von der aktiven in die passive Rolle wechseln und sich ein wenig entspannen. Bewahren Sie aber dennoch Haltung und „fläzen“ Sie sich nicht einfach in den Stuhl. Blicken Sie Ihrem Gegenüber in die Augen, nicken Sie verständnisvoll. Geben Sie immer wieder Laute wie „Mh“ von sich oder machen Sie sich Notizen. Hauptsache, Sie wirken interessiert und konzentriert. Notieren Sie sich eventuelle Fragen, aber unterbrechen Sie den Sprechenden nicht, sondern warten Sie, bis Sie an der Reihe sind.

In dieser Vorstellungsrunde präsentiert sich das Unternehmen Ihnen, schließlich ist der Abschluss eines Arbeitsvertrages ja eine beidseitige Entscheidung und auch Sie möchten wissen, was Sie im Fall der Fälle erwarten würde. Der Personaler erläutert in der Regel kurz die Unternehmensgeschichte, die Tätigkeitsbereiche und Besonderheiten des Betriebs sowie eventuelle Einzelheiten zu Ihrer potenziellen zukünftigen Abteilung beziehungsweise dem Tätigkeitsbereich. Manchmal wird diese Phase auch durch eine Frage wie „Was wissen Sie denn bereits über unser Unternehmen, sodass wir Ihnen nicht alles doppelt erzählen?“ eingeleitet. Auch hier kommt also wieder eine gute Vorbereitung als Pluspunkt zum Tragen.

Phase #7: Organisatorisches und Vertragsverhandlung

Zum Schluss werden noch einmal die organisatorischen Fragen im Vorstellungsgespräch geklärt. Es geht um Themen, wie

  • Arbeitszeiten,
  • Überstunden,
  • Urlaubsregelungen,
  • flexible Arbeitsmodelle/Homeoffice,
  • Perspektiven,
  • Geschäftsreisen oder auch
  • das Gehalt.

Lese-Tipp: Einstiegsgehalt: So klappt’s mit der Gehaltsvorstellung

Sollte es ein zweites Vorstellungsgespräch geben, werden solche Themen auf dieses verschoben und häufig geht es dann bereits „ans Eingemachte“. Bei einem ersten Kennenlernen ist es allerdings noch nicht an der Zeit für knallharte Vertragsverhandlungen. Stattdessen werden Themen wie das Wunschgehalt meist nur kurz angeschnitten und vom Personaler notiert. Zudem bleibt jetzt Raum für weitere Fragen Ihrerseits – seien sie zum Arbeitsalltag im Unternehmen, zu den Arbeitszeiten & Co.

Phase #8: Eine Verabschiedung, die positiv im Gedächtnis bleibt

Zum Schluss wird es Zeit für die Verabschiedung. Nicht nur der erste, sondern auch der letzte Eindruck ist nämlich bleibend. Achten Sie wieder auf eine aufrechte Körperhaltung, Augenkontakt und das Lächeln nicht vergessen! Bedanken Sie sich für das Gespräch und fragen Sie, wann Sie in etwa mit einer Rückmeldung rechnen können. Bekunden Sie gerne noch einmal Ihr Interesse. Nachdem Sie sich von allen Beteiligten verabschiedet haben, gehen Sie in selbstbewusster Körperhaltung außer Sichtweite und holen Sie erst dann Ihr Smartphone raus, machen Sie Freudensprünge oder wonach auch immer Ihnen der Sinn steht.

Lese-Tipp: Vorstellungsgespräch – So verabschieden Sie sich richtig

Phase #9: Selbstreflexion und Kontaktpflege

Nach dem Spiel ist bekanntlich vor dem Spiel – das gilt auch für Vorstellungsgespräche. Reflektieren Sie die Begegnung in Ruhe, nachdem Sie wieder zu Hause sind oder am nächsten Tag, wenn Sie eine Nacht über das Erlebnis geschlafen haben. Fragen Sie sich, wie Ihr Eindruck vom Unternehmen war, was Ihr Bauchgefühl sagt und ob Sie die Stelle überhaupt haben möchten. Wenn ja, können Sie telefonisch oder per E-Mail noch einmal Kontakt aufnehmen, sich erneut für das Gespräch bedanken und Ihr Interesse bekunden.

Lese-Tipp: Dankschreiben: So punkten Bewerber nach dem Vorstellungsgespräch

Und da wohl kein Bewerbungsgespräch absolut perfekt läuft, können Sie dieses stets als Chance auf Verbesserung nutzen. Beantworten Sie für sich selbst Fragen, wie:

  • Was hätte ich besser machen können?
  • Auf welche Frage war ich nicht (ausreichend) vorbereitet?
  • Wann habe ich mich unsicher gefühlt und weshalb?
  • Was ist dem Personaler negativ in meinen Bewerbungsunterlagen aufgefallen (Lücken beispielsweise)?
  • Würde ich mich selbst einstellen und warum (nicht)?
  • Und und und…

Jetzt heißt es nur noch: Warten, Daumen drücken und nach einem angemessenen Zeitraum telefonisch nachhaken. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg im nächsten Vorstellungsgespräch!

Welche weiteren Tipps können Sie unseren Lesern für ein Bewerbungsgespräch mit auf den Weg geben? Was ist in den einzelnen Phasen besonders wichtig? Teilen Sie gerne Ihre Meinung in den Kommentaren mit uns!