Viele Bewerber sind vor einem Bewerbungsgespräch bereits tage- oder wochenlang nervös. Die richtige Vorbereitung darf natürlich nicht fehlen, doch wie wird das Vorstellungsgespräch überhaupt ablaufen? Mit welchen Fragen muss ein Bewerber rechnen und wie kann er sich bestmöglich für das Kennenlernen wappnen? Wir verraten dir den typischen Ablauf vieler Bewerbungsgespräche und die am häufigsten besprochenen Themen.

Phase #1: Die Einladung zum Vorstellungsgespräch

Im klassischen Fall hast du dem Unternehmen eine Bewerbung auf eine öffentlich ausgeschriebene Stelle zukommen lassen und wartest nun auf eine Rückmeldung. Irgendwann flattert entweder die Absage in deinen Briefkasten oder eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Auch ein persönlicher Anruf durch den Personaler ist nicht unüblich, wenn Sie es zum Bewerbungsgespräch geschafft haben. Manchmal findet das persönliche Kennenlernen aber auch als Interview im Rahmen eines Assessment Centers statt oder als Reaktion auf eine Initiativbewerbung.

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Es gibt also zahlreiche Konstellationen, welche zu einem Vorstellungsgespräch führen können – wir möchten in diesem Artikel aber auf den „traditionellen“ Weg eingehen. Nehmen wir also an, du hast eine Bewerbung auf eine vakante Stelle bei einem Unternehmen geschrieben, bei welchem du nie zuvor angestellt warst. Die Personaler haben dich anhand deiner Unterlagen gemeinsam mit mehreren anderen Bewerbern in die engere Wahl genommen und möchten sich nun einen persönlichen Eindruck von dir machen. Dementsprechend findest du die Einladung wie bereits erwähnt eines Tages im Briefkasten oder erhältst einen Anruf. Was jetzt?

Phase #2: Die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch

Mit der Terminzusage für das Vorstellungsgespräch beginnt für den Bewerber die Vorbereitung auf das persönliche Kennenlernen. Jeder geschulte Personaler wird nämlich schnell merken, ob du vorbereitet oder unvorbereitet erscheinst und wie motiviert du dementsprechend bist. Die Schlussfolgerung lautet: Ein Bewerber ohne Vorbereitung ist ein Bewerber ohne Motivation – und dahin sind die Chancen auf den Job. Je genauer du also einschätzen kannst, was auf dich zukommen wird, umso besser wird deine Performance im Bewerbungsgespräch sein. Klassische Schritte in der Vorbereitung sind deshalb:

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  • Lerne deinen Lebenslauf sowie das Anschreiben insofern auswendig, als dass du mit Sicherheit weißt, was darin stand und was nicht. Eventuell musst du Aussagen wiederholen oder der Personaler versucht, dich mit „Falschaussagen“ gezielt aus der Reserve zu locken.
  • Informiere dich über das Unternehmen, deine potenzielle zukünftige Abteilung sowie deine Tätigkeit – sofern möglich.
  • Gehe zudem in die Selbstreflexion und schreibe deine Charaktereigenschaften, Wünsche und Ziele nieder. Prüfe, welche „Argumente“ für die Stelle relevant sein und für dich als neuer Mitarbeiter sprechen könnten. Übe die Selbstpräsentation, welche mit hoher Wahrscheinlichkeit im Vorstellungsgespräch auf der Agenda stehen wird.
  • Lege dir anhand all dieser Informationen überzeugende Antworten zu den klassischen Bewerbungsfragen zurecht, beispielsweise: Welche sind deine Stärken und Schwächen? Weshalb möchtest du bei unserem Unternehmen arbeiten? Warum sollten wir uns für dich entscheiden? Wo siehst du dich in zehn Jahren?

Wichtig ist, dass du nicht nur während dieser Vorbereitungsphase, sondern im gesamten Bewerbungsprozess authentisch bleibst.

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Niemand kann nämlich auf Dauer für 40 oder mehr Stunden pro Woche eine Rolle spielen und wenn du dem zukünftigen Arbeitgeber das Blaue vom Himmel versprichst, setzt du dich nur selbst unter Druck – und die Enttäuschung auf der Arbeitgeberseite wird dennoch nicht lange auf sich warten lassen. Finde daher einen Arbeitgeber beziehungsweise einen Job, der wahrhaftig zu dir passt. Präsentiere dich im Bewerbungsgespräch als die Person, welche du wirklich bist – nur eben die etwas „geschönte“ Variante. Ein wenig Selbstmarketing darf schließlich sein!

Phase #3: Begrüßung – der erste Eindruck zählt

Wenn der Tag der Tage gekommen ist, gehe unbedingt sicher, dass du pünktlich zum Termin erscheinst. „Pünktlich“ bedeutet in diesem Fall nicht auf die Minute genau, sondern fünf bis höchstens zehn Minuten vorher. Solltest du noch früher da sein, mache einen kurzen Spaziergang oder gehe im Auto noch einmal deine Notizen durch. Wer nämlich eine halbe Stunde, 20 oder 15 Minuten vor dem Bewerbungsgespräch bereits Däumchen drehend im Foyer sitzt, bringt die Personaler und anderen Gesprächsteilnehmer unnötig unter Druck, was überkorrekt oder unsympathisch wirken könnte. Und der erste Eindruck ist bekanntlich bleibend.

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Um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen,…

  • …wähle die richtige Kleidung. Was im jeweiligen Unternehmen als angemessen empfunden wird, hängt stark von der Branche, der Kultur und Tradition im Betrieb sowie dessen Größe ab. So neigt die konservative Großindustrie eher zum schicken Look im gut sitzenden Anzug für Herren und dem Kostüm oder einer schwarzen Stoffhose mit Bluse für Damen. Ebenso Branchen wie das Bankenwesen oder Versicherungsgesellschaften. In kreativen Unternehmen sowie vielen KMUs wird die Kleidung hingegen legerer gehalten: Hier tut es vielleicht auch die schwarze Jeans mit Hemd oder in Extremfällen kannst du sogar im einfarbigen T-Shirt mit Sneakers kommen. Was zum Unternehmen passt, findest du beispielsweise bei einem Blick auf die Webseite und in die sozialen Netzwerke des Betriebes heraus oder du fragst einfach einen Bekannten, der im Unternehmen arbeitet – wenn vorhanden.

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  • …trete natürlich frisch geduscht, gepflegt und ausgeruht auf. Lasse das Fahrrad lieber stehen, wenn du dann verschwitzt und mit „Helmabdruck“ erscheinen würdest. Mache dich – wenn du noch ausreichend Zeit hast – gerne noch einmal kurz auf der Toilette frisch, wo du aufgrund der Aufregung vielleicht sowieso vor dem Bewerbungsgespräch hin musst – aber übertreibe es bitte nicht mit Deo, Parfüm, Makeup & Co!
  • …nimm dir eine Bewerbungsmappe mit, das hinterlässt stets einen guten Eindruck. Auch ein Papierblock sowie Stift für Notizen zeugen von Interesse, allerdings solltest du dir solche dann auch tatsächlich machen.
  • …nimm eine aufrechte und selbstbewusste Körperhaltung ein und setze dein strahlendstes Lächeln auf.

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  • …blicke deinem Gegenüber beim Handshake in die Augen und achte auf einen festen, aber nicht zu festen Händedruck, welchen du gerne vorab mit der Familie oder Freunden üben kannst.
  • …sei authentisch, aber gut gelaunt. Jeder erfahrene Personaler merkt sofort, wenn du dich verstellst. Dennoch musst du natürlich nicht jedem Gedanken freien Lauf lassen oder dich darüber aufregen, wie unfreundlich der Busfahrer war. Präsentiere dich gelassen, zugänglich und ehrlich, aber überlasse den „Profis“ die Führung des Gesprächs, anstatt es selbst in die Hand nehmen zu wollen. Auch die Zeit der Personaler ist schließlich wertvoll und begrenzt.
  • …bedanke dich kurz für die Einladung und erwähne gerne, dass du dich sehr darüber gefreut hast. Wertschätzung und Höflichkeit haben schließlich noch nie geschadet – zumindest, solange du es nicht übertreibst.

Phase #4: Zaghaftes Kennenlernen via Smalltalk

Nach der ersten Begrüßung wirst du in den Besprechungsraum geführt – wenn nicht bereits geschehen – und gebeten, dich zu setzen. Hierbei gilt: Setze dich erst hin, wenn du dazu aufgefordert wirst, alles andere könnte unhöflich wirken. In der Regel beginnt der Personaler das Gespräch nun mit ein wenig Smalltalk, wie „Haben Sie gut hergefunden?“ oder „Bei dem Regen sind Sie gewiss nicht mit dem Fahrrad gekommen, oder?“. Keine Sorge, beim Smalltalk geht es noch nicht um kniffelige Fragen oder „falsche“ beziehungsweise „richtige“ Antworten.

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Stattdessen möchte dein Gegenüber die Atmosphäre auflockern, dir ein wenig die Nervosität nehmen und einen sanften Einstieg in das Vorstellungsgespräch finden. Bleibe in der Smalltalk-Phase – bestenfalls natürlich im gesamten Bewerbungsgespräch – gelassen. Atme ruhig und überlege kurz, bevor du antwortest. Sei aber dennoch aufgeschlossen, denn zu kurze und knappe Antworten sind in dieser Situation ebenso unsympathisch wie das Reden ohne Punkt und Komma. Hierzu ein kleines Beispiel:

Personaler: „Haben Sie gut hergefunden?“

Falsch: „Ja!“

Falsch: „Nicht wirklich, auf der Autobahn war eine Umleitung, sodass ich über Musterstadt fahren musste. Aber Sie kennen ja gewiss das Wirrwarr aus Einbahnstraßen dort, sodass ich mich komplett verfahren habe. Daraufhin musste ich aussteigen und einen Passanten nach dem Weg fragen. Als ich dann noch zufällig bei McDonalds vorbeigekommen bin, habe ich mir einen kleinen Snack gegönnt, denn Zeit hatte ich zum Glück genug. Ich weiß ja, dass ich bei sowas immer Puffer einplanen muss. Nur war ich heute Morgen viel zu aufgeregt, um etwas zu essen. Nachdem ich dann kurz in das Navi auf meinem Smartphone gesehen hatte, habe ich dann aber doch noch hergefunden und zack: hier bin ich.“

Richtig: „Ohne Probleme, die Gegend ist ja sehr gut ausgeschildert. Wirklich schön haben Sie es hier!“

In dieser ersten Smalltalk-Phase wird dir meist auch etwas zu trinken angeboten. Dieses Angebot abzulehnen, wird vom Fragenden häufig als unhöflich empfunden. Lasse dir daher zumindest ein Wasser bringen – auch, wenn du dieses schlussendlich nicht anrühren wirst. Zu exotische oder gar alkoholische Wünsche sind bei der Getränkewahl allerdings tabu.

Phase #5: Die Selbstpräsentation des Bewerbers

Die fünfte Phase ist wohl jene, vor welcher die Bewerber am meisten Angst haben. Es geht darum, sich als den geeigneten Kandidaten zu präsentieren und die Personaler von den eigenen Vorzügen zu überzeugen. An dieser Stelle werden die „kniffeligen“ sowie die Kernfragen gestellt, welche für die Entscheider von Wichtigkeit sind. Zuerst wirst du jedoch gebeten, dich kurz vorzustellen. „Kurz“ – das bedeutet etwa fünf bis zehn Minuten, in welchen du deinen Lebenslauf in strukturierter Form wiedergibst. Dabei solltest du aber keinesfalls irrelevante Fakten aneinanderreihen oder sogar von deiner Bewerbungsmappe ablesen. Lasse stattdessen einen roten Faden erkennen, der unweigerlich zu der Schlussfolgerung führt, dass du – und zwar nur du – perfekt auf die Stelle passen.

Lese-Tipp: Personaler überzeugen: 5 simple Schritte für die perfekte Bewerbung

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Aufgrund des begrenzten Zeitraumes erwähnst du Ereignisse vor deiner Ausbildung beziehungsweise deinem Studium nur, wenn diese für die Stellenausschreibung wirklich wichtig sind. Ansonsten gehst du deine beruflichen Stationen sowie deine Verantwortungsbereiche aus der Vergangenheit durch und die Gründe, weshalb du dich beworben hast. Anschließend nehmen die Personaler dich noch einmal ins Kreuzverhör. Dieses fällt je nach Unternehmen mehr oder weniger „hart“ aus. Manchmal werden sogar bewusst Grenzen wie unerlaubte Fragen überschritten, um deine Reaktion zu testen. Wie du in diesem Fall reagieren solltest, erfährst du im Artikel:

Lese-Tipp: Unzulässige Fragen im Bewerbungsgespräch – Haben Lügen wirklich kurze Beine?

Ansonsten steht natürlich Ehrlichkeit an oberster Stelle, doch ein wenig Talent zum Selbstmarketing kann im Bewerbungsprozess natürlich nicht schaden. Präsentiere dich als die beste Version deines authentischen Selbst. Antworte also auf folgende Fragen, die echte „Klassiker“ im Vorstellungsgespräch darstellen, ehrlich und positiv:

  • Welche sind Ihre Stärken und Schwächen?
  • Warum wären Sie die perfekte Besetzung für die Stelle?
  • Wie sind Sie auf unsere Stellenausschreibung aufmerksam geworden?
  • Weshalb haben Sie sich beworben?
  • Wo sehen Sie sich in zehn Jahren?
  • Was hat es mit den Lücken in Ihrem Lebenslauf auf sich?

Lese-Tipp: Lücken im Lebenslauf: Ehrlich erklären und sinnvoll füllen

  • Wie können Sie zum Unternehmenserfolg beitragen?
  • Welche sind Ihre persönlichen Ziele?
  • Warum denken Sie, dass Sie diese bei uns erreichen können?
  • Was „erwarten“ Sie von Ihrem Arbeitgeber?
  • Wie stehen Sie zum Thema Überstunden?
  • Haben Sie sich auch bei anderen Unternehmen beworben?

Lese-Tipp: Bewerbungsgespräch: Die 11 häufigsten Fragen und Antworten

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Bei der Selbstpräsentation geht es also darum, Informationen einzuholen, welche über jene in deinem Lebenslauf hinausgehen. Die Personaler möchten detaillierter erfahren, wer du bist und was du kannst. Sie möchten zudem offene Fragen wie beispielsweise jene zu den Lücken im Lebenslauf klären. Mit Selbstbewusstsein, Ehrlichkeit und guter Vorbereitung kann hier eigentlich nichts mehr schiefgehen. Bleibe aber positiv gestimmt und antworte beispielsweise auf Fragen wie „Weshalb möchten Sie Ihren Job wechseln?“ oder „Wieso haben Sie bei Ihrem vorherigen Arbeitgeber gekündigt?“ niemals negativ. Schlecht über Dritte oder Unternehmen zu sprechen, hinterlässt niemals einen guten Eindruck.

Phase #6: Die Unternehmensvorstellung – zurücklehnen und zuhören

Anschließend stellt sich das Unternehmen dir vor. Du kannst also von der aktiven in die passive Rolle wechseln und dich ein wenig entspannen. Bewahre aber dennoch Haltung und „fläze“ dich nicht einfach in den Stuhl. Blicke deinem Gegenüber in die Augen, nicke verständnisvoll. Gebe immer wieder Laute wie „Mh“ von dir oder mache dir Notizen. Hauptsache, du wirkst interessiert und konzentriert. Notiere dir eventuelle Fragen, aber unterbreche den Sprechenden nicht, sondern warte, bis du an der Reihe bist.

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In dieser Vorstellungsrunde präsentiert sich das Unternehmen dir, schließlich ist der Abschluss eines Arbeitsvertrages ja eine beidseitige Entscheidung und auch du möchtest wissen, was du im Fall der Fälle erwarten würdest. Der Personaler erläutert in der Regel kurz die Unternehmensgeschichte, die Tätigkeitsbereiche und Besonderheiten des Betriebs sowie eventuelle Einzelheiten zu deiner potenziellen zukünftigen Abteilung beziehungsweise dem Tätigkeitsbereich. Manchmal wird diese Phase auch durch eine Frage wie „Was wissen Sie denn bereits über unser Unternehmen, sodass wir Ihnen nicht alles doppelt erzählen?“ eingeleitet. Auch hier kommt also wieder eine gute Vorbereitung als Pluspunkt zum Tragen.

Phase #7: Organisatorisches und Vertragsverhandlung

Zum Schluss werden noch einmal die organisatorischen Fragen im Vorstellungsgespräch geklärt. Es geht um Themen, wie

  • Arbeitszeiten,
  • Überstunden,
  • Urlaubsregelungen,
  • flexible Arbeitsmodelle/Homeoffice,
  • Perspektiven,
  • Geschäftsreisen oder auch
  • das Gehalt.

Lese-Tipp: Einstiegsgehalt: So klappt’s mit der Gehaltsvorstellung

Sollte es ein zweites Vorstellungsgespräch geben, werden solche Themen auf dieses verschoben und häufig geht es dann bereits „ans Eingemachte“. Bei einem ersten Kennenlernen ist es allerdings noch nicht an der Zeit für knallharte Vertragsverhandlungen. Stattdessen werden Themen wie das Wunschgehalt meist nur kurz angeschnitten und vom Personaler notiert. Zudem bleibt jetzt Raum für weitere Fragen deinerseits – seien sie zum Arbeitsalltag im Unternehmen, zu den Arbeitszeiten & Co.

Lese-Tipp: Frage nach dem aktuellen Gehalt im Vorstellungsgespräch – Was Bewerber antworten sollten

Phase #8: Eine Verabschiedung, die positiv im Gedächtnis bleibt

Zum Schluss wird es Zeit für die Verabschiedung. Nicht nur der erste, sondern auch der letzte Eindruck ist nämlich bleibend. Achte wieder auf eine aufrechte Körperhaltung, Augenkontakt und das Lächeln nicht vergessen! Bedanke dich für das Gespräch und frage, wann du in etwa mit einer Rückmeldung rechnen kannst. Bekunde gerne noch einmal dein Interesse. Nachdem du dich von allen Beteiligten verabschiedet hast, gehe in selbstbewusster Körperhaltung außer Sichtweite und hole erst dann dein Smartphone raus, mache Freudensprünge oder wonach auch immer dir der Sinn steht.

Lese-Tipp: Vorstellungsgespräch – So verabschieden Sie sich richtig

Phase #9: Selbstreflexion und Kontaktpflege

Nach dem Spiel ist bekanntlich vor dem Spiel – das gilt auch für Vorstellungsgespräche. Reflektiere die Begegnung in Ruhe, nachdem du wieder zu Hause bist oder am nächsten Tag, wenn du eine Nacht über das Erlebnis geschlafen hast. Frage dich, wie dein Eindruck vom Unternehmen war, was dein Bauchgefühl sagt und ob du die Stelle überhaupt haben möchtest. Wenn ja, kannst du telefonisch oder per E-Mail noch einmal Kontakt aufnehmen, dich erneut für das Gespräch bedanken und dein Interesse bekunden.

Lese-Tipp: Dankschreiben: So punkten Bewerber nach dem Vorstellungsgespräch

Und da wohl kein Bewerbungsgespräch absolut perfekt läuft, kannst du dieses stets als Chance auf Verbesserung nutzen. Beantworte für dich selbst Fragen, wie:

  • Was hätte ich besser machen können?
  • Auf welche Frage war ich nicht (ausreichend) vorbereitet?
  • Wann habe ich mich unsicher gefühlt und weshalb?
  • Was ist dem Personaler negativ in meinen Bewerbungsunterlagen aufgefallen (Lücken beispielsweise)?
  • Würde ich mich selbst einstellen und warum (nicht)?
  • Und und und…

Jetzt heißt es nur noch: Warten, Daumen drücken und nach einem angemessenen Zeitraum telefonisch nachhaken. Wir wünschen dir viel Erfolg im nächsten Vorstellungsgespräch!

Welche weiteren Tipps kannst du unseren Lesern für ein Bewerbungsgespräch mit auf den Weg geben? Was ist in den einzelnen Phasen besonders wichtig? Teile gerne deine Meinung in den Kommentaren mit uns!

Bildnachweis: Drazen Zigic/istockphoto.com